Envíe semanalmente correos electrónicos de lookaheads de proyectos, recursos y programas

Objetivo

Enviar correos electrónicos de programación a las partes interesadas de su proyecto.

Aspectos a tener en cuenta

• Permisos de usuario requeridos:
  • Permisos de 'Administrador' en la herramienta Programación del proyecto.
    Nota: Para ver o editar información en la página Tabla de permisos para la herramienta Programación, también se requiere el permiso 'Administrador' para la herramienta Directorio del proyecto.
• Requisitos:
  • Para enviar un correo electrónico semanal, la configuración de notificación de programa debe estar habilitada en la herramienta Directorio del proyecto. Consulte Configurar correos electrónicos de notificación de programación.
• Información adicional:
  • Los correos electrónicos NO se enviarán automáticamente si no hay ítems o tareas para el período de tiempo dado o si las tareas se completan al 100%. Sin embargo, los correos electrónicos seguirán siendo enviados si se hace clic en Enviar programa del proyecto ahora.

Pasos

1. Navegue hasta la herramienta Programa del proyecto.
2. Haga clic en el icono Configuraciones avanzadas  .
3. Haga clic en Configuración de correo electrónico.
4. Elija entre estas opciones:
   • Para enviar la programación semanal del proyecto:
     1. Marque la casilla de verificación Habilitar semanalmente para enviar correos electrónicos semanales a usuarios específicos que muestren todas las próximas tareas en el programa del proyecto. 
     2. Junto a Configuración, establezca cuándo se enviarán los correos electrónicos y cuántas semanas se mostrarán en el correo electrónico.
     3. Cuando haya terminado de configurar esta información, vaya a la página Tabla de permisos.
     4. Seleccione qué usuarios recibirán correos electrónicos marcando la casilla en la columna Correo electrónico del proyecto semanal.
        Nota: Si se envía un correo electrónico de programa del proyecto semanal a través de la configuración de correo electrónico del proyecto y un usuario tiene la casilla de correo electrónico del programa semanal marcada junto a su nombre, el usuario recibirá un correo electrónico del programa para la cantidad de semanas que se muestran en la configuración de correo electrónico.
     5. Si desea enviar un programa de proyecto semanal de inmediato, siga los pasos a continuación.
        1. Vuelva a la página Configuración de correo electrónico.
        2. Haga clic en Enviar programa de proyecto ahora.
   • Para enviar el Programa de recursos semanal:
     1. Marque la casilla de verificación junto a Habilitar semanalmente para enviar correos electrónicos semanales que muestren todas las próximas tareas en el cronograma del proyecto a usuarios específicos.
     2. Junto a Configuración, establezca cuándo se enviarán los correos electrónicos y cuántas semanas se mostrarán en el correo electrónico.
     3. Cuando haya terminado de configurar esta información, vaya a la página Tabla de permisos.
     4. Seleccione qué usuarios recibirán correos electrónicos marcando la casilla en la columna Correo electrónico de recursos semanales.
        Nota: Si se envía un correo electrónico de recursos a través de la Configuración de correo electrónico y se asigna un recurso de usuario a una actividad de programa que se encuentra en ese período de tiempo, el correo electrónico de recursos se enviará a ese usuario individual.
     5. Si desea enviar un Programa de recursos semanal de inmediato, siga los pasos a continuación.
        1. Vuelva a la página Configuración de correo electrónico.
        2. Haga clic en Enviar programa de recursos ahora.
   • Para enviar un correo electrónico de lookahead semanal
     1. Marque la casilla de verificación junto a Habilitar semanalmente para enviar correos electrónicos semanales que muestran todas las próximas tareas en el programa de lookahead a usuarios específicos. 
     2. Junto a Configuración, establezca cuándo se enviarán los correos electrónicos.
     3. Cuando haya terminado de configurar esta información, vaya a la página Tabla de permisos.
     4. Seleccione qué usuarios recibirán correos electrónicos marcando la casilla en la columna Correo electrónico de lookahead semanal.
        Nota: Si se envía un correo electrónico de lookahead a través de la Configuración de correo electrónico y el recurso de un usuario, la compañía o la persona están asignados a una actividad de programa de lookahead en el lookahead más reciente, el correo electrónico de lookahead se enviará a ese usuario individual.
     5. Si desea enviar un correo electrónico de lookahead de inmediato, siga los pasos a continuación.
        1. Vuelva a la página Configuración de correo electrónico.
        2. Haga clic en Enviar lookahead de programa ahora.
5. Haga clic en Actualizar para guardar los cambios.

Ver también

• Ver el programa de un proyecto
• Deshabilitar correos electrónicos semanales del proyecto y de programas de recursos