La sección de flujo de trabajo habilita los componentes de seguimiento de la herramienta Submittals y de persona responsable. Los flujos de trabajo brindan el beneficio de la progresión automática del flujo de trabajo y acción/notificaciones vencidas. Este artículo discutirá las mejores prácticas para editar flujos de trabajo de submittal. ¿Estás listo?
Esta función permite a los usuarios administradores seleccionar varios ítems de submittal de forma masiva y aplicar un nuevo flujo de trabajo o plantilla de flujo de trabajo creados previamente. Para aplicar un flujo de trabajo de forma masiva, todos los ítems de submittal deben estar en borrador Y no tienen un flujo de trabajo aplicado previamente. Las dos opciones para agregar flujos de trabajo de forma masiva a los submittals se describen a continuación.
La aplicación masiva de flujos de trabajo ahorra tiempo agregando el mismo flujo de trabajo a varios submittals simultáneamente. Esta función se puede utilizar con plantillas de flujo de trabajo para ahorrar aún más tiempo.
Recomendamos utilizar paquetes de submittal (consulte Mejores prácticas: paquetes de submittal - Introducción) ya que también puede aplicar flujos de trabajo de forma masiva a través de edición masiva del paquete de submittals. El principal beneficio de esta opción es que también puede iniciar correos electrónicos de flujo de trabajo de forma masiva como parte del proceso en lugar de requerir acciones separados para enviar cada ítem de submittal por separado. Consulte Edición masiva de submittals en un paquete.
Esto probablemente será la opción más consumida por tiempo, pero también puede aplicar flujos de trabajo de forma masiva desde la vista de lista si opta por no utilizar paquetes de submittal. Consulte Usar acciones masivas > aplicar flujo de trabajo en la herramienta Submittals. Sin embargo, a diferencia de los flujos de trabajo aplicados de forma masiva a través del paquete de submittal, esta opción requerirá que envíe correos electrónicos para cada ítem individualmente.
No se envían notificaciones cuando se aplica el flujo de trabajo, ya que los ítems aún están en estatus Borrador . Para completar este proceso, debe editar cada ítem de submittal, actualizar el estatus y haga clic en Actualizar y enviar correos electrónicos. Si hace clic en Actualizar en su lugar, no se envían correos electrónicos (además de notificaciones vencidas cuando pasen las fechas de vencimiento).
Las personas se mueven y salen periódicamente de los proyectos, por lo que debe haber una forma de reemplazar a un usuario flujo de trabajo con otro usuario fácilmente. Si necesita reemplazar a un aprobador, remitente o revisor en un gran número de submittals, un usuario con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto puede hacerlo en los ajustes de configuración de la herramienta Submittals. Consulte Configurar ajustes: herramienta Submittals.
En muchos escenarios, es posible que un administrador deba revertir la persona responsable en un submittal a un paso de flujo de trabajo anterior. Algunos escenarios de ejemplo incluyen:
En cualquier momento, un Administrador de submittal puede revertir la persona responsable a un paso anterior. Para obtener una experiencia más automática basada en respuestas específicas, le recomendamos habilitar la configuración "Rechazar Flujo de trabajo". Consulte Configurar ajustes: habilitar Flujos de trabajode rechazo.
No se recomienda utilizar esta funcionalidad para administrar las revisiones de submittals. Cuando vuelve a un paso de flujo de trabajo anterior y se ingresan nuevos datos, se sobrescribieron datos registrados previamente (fechas enviadas, devueltos y fechas de vencimiento), comentarios, respuestas y archivos adjuntos. Los cambios aún se documentan en el historial de cambios del ítem, pero no son inmediatamente obvios. Además, los reportes en Procore solo muestran los datos más actuales, por lo que no puede tener un sentido verdadero de las duraciones reales de persona responsable si cambia el flujo de trabajo en lugar de crear revisiones de submittal.
Consulte Cambiar la persona responsable en un submittal para obtener información y instrucciones adicionales.
La funcionalidad "Crear revisión" crea una copia de los detalles del ítem original (en un número de revisión), excluyendo cualquier dato ingresado anteriormente dentro del flujo de trabajo. Los pasos del flujo de trabajo se copiarán pero el orden se reiniciará desde el paso uno para que pueda solicitar un nuevo envío desde el rol de remitente. Esta funcionalidad asegura que todos los datos históricos se mantengan dentro del ítem de submittal original mientras permite que se agreguen nuevos datos a la revisión.
El proceso recomendado es crear inmediatamente una revisión cuando sea necesario después de cerrar y distribuir la ítem de submittal original. Esto comunica la información rechazada al Remitente en el submittal original y proporciona un nuevo ítem para que se envíen en. Consulte Crear una revisión de submittal.