¿Puedo utilizar el campo "Estado" de la herramienta de gestión de documentos para realizar un seguimiento de la finalidad prevista de un documento, tal y como se describe en las normas ISO?
Contexto
Al cargar un documento en la herramienta Administración de documentos, es posible que desee identificar el propósito del documento con una etiqueta como "Trabajo en curso", "Para información", "Para construcción" u otra etiqueta que se alinee con la interpretación de su organización de los códigos de estado ISO.
La herramienta Administración de documentos viene con un campo de "Estado" que no se puede editar cuando se aplica un flujo de trabajo a un documento porque este campo se completa automáticamente con el estado apropiado en cada etapa del flujo de trabajo.
Respuesta
En la herramienta Administración de documentos, el campo "Estado" no puede rastrear el propósito previsto de un documento si el documento tiene o tendrá un flujo de trabajo aplicado. Cuando se aplica un flujo de trabajo a un documento, la plantilla de flujo de trabajo controla el campo "Estado" y hace que no se pueda editar. Por ejemplo, el documento cambia automáticamente de "En revisión" a "Aprobado" cuando un miembro del flujo de trabajo acepta una versión del documento.
En su lugar, el administrador de la compañía puede crear un campo personalizado llamado "Estado del documento" con opciones de campo que se alinean con las opciones de su organización, como "Trabajo en curso" o "Para obtener información". Los usuarios pueden completar el campo al cargar un documento o según sea necesario a lo largo de la vida útil del documento. El nuevo campo personalizado "Estado del documento" permanecerá separado del campo "Estado" que realiza un seguimiento del estado del flujo de trabajo de aprobación del documento.
Para configurar un campo personalizado de "Estado del documento" para fines del documento, realice las siguientes tareas:
- Cree un campo personalizado en la herramienta Administrador de la compañía y agregue las opciones de campo deseadas.
- Agregue el campo a un conjunto de campos configurables nuevo o existente y asígnelo a los proyectos deseados.
Nota: Al igual que los campos estándar, los campos personalizados siguen la configuración y los grupos de permisos elegidos.