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Procore

Acerca de flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos

  1. Última actualización
  2. Guardar como PDF
disponibilidad regional
La herramienta de administración de documentos está disponible en países seleccionados. Aún no está disponible para cuentas de Procore en los Estados Unidos. Para obtener más información, comuníquese con su punto de contacto de Procore.

Contexto

Si su organización utiliza procesos de aprobación para revisiones de documentos, puede crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas en la herramienta Flujos de trabajo que luego se pueden asignar a los documentos que se cargan en la herramienta Administración de documentos. Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo, flujo de trabajo participantes se les notifica para revisar documentos, comentar opcionalmente sobre ellos con anotaciones y proporcionar un resultado de aprobación.

Como revisión de un documento se revisa y se aprueba o rechaza, el estatus de la revisión se actualiza automáticamente en Procore. Esto significa que no necesita cambiar manualmente permiso configuración o mover revisiones entre carpetas o herramientas después de que se apruebe un documento. Cuando se crea un flujo de trabajo para un documento PDF, flujo de trabajo personas asignadas pueden agregar anotaciones directamente al PDF durante su paso en la flujo de trabajo. Una vez completada la flujo de trabajo, se conservan todas las decisiones flujo de trabajo, las anotaciones y los archivos adjuntos de archivos adicionales para que puedan hacer referencia más adelante.

Aspectos para tener en cuenta

Pasos

Configuración inicial

Siga los pasos a continuación al configurar flujos de trabajo para la herramienta Administración de documentos. Haga clic para saltar a una sección:

  1. Asignar permisos de flujo de trabajo
  2. Crear una plantilla de flujo de trabajo de administración de documentos
  3. Asignar el flujo de trabajo a un proyecto
  4. Configurar un flujo de trabajo para el proyecto

Asignar permisos de flujo de trabajo

Para cualquier usuario que formará parte de un flujo de trabajo de aprobación, deberá asignar permisos granulares para la herramienta Flujos de trabajo en sus plantillas de permisos.

pdm-workflow-gran-perm.png

icon-external-link.png VER LOS PASOS

También puede personalizar los acciones revisores pueden tomar documentos dentro de una flujo de trabajo activa, como quién debe poder hacer anotaciones en documentos.

pdm-workflow-permissions.png

icon-external-link.png VER LOS PASOS

Crear una plantilla de flujo de trabajo de administración de documentos

Nota: Consulte Flujos de trabajo para obtener más recursos en la herramienta Flujos de trabajo.

  1. Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
  2. Agregue un nuevo flujo de trabajo con la herramienta Administración de documentos seleccionada.
  3. Haga clic en Crear.
  4. Cree su plantilla de flujo de trabajo. Consulte Crear una plantilla de Flujo de trabajo personalizada para obtener pasos detallados.
  5. Cuando esté listo para publicar la flujo de trabajo, haga clic en Guardar y publicar. 
    pdm-workflow-draft.png

Asignar el flujo de trabajo a un proyecto

Una vez creada la plantilla de administración de documentos flujo de trabajo, deberá asignarla a los proyectos en los que desea usarlo. Haga clic en el enlace de la columna "Proyectos asignados" para asignarlo a uno o más proyectos.

2024-08-07_workflows_assigned projects.png

icon-external-link.png VER LOS PASOS

 Recomendación

Si asigna el flujo de trabajo a un proyecto de plantilla, cada vez que utilice esa plantilla para crear un nuevo proyecto, incluirá los pasos y asignaciones de usuario de la flujo de trabajo. Sin embargo, aún puede revisar y modificar las asignaciones flujo de trabajo y días para completar según sea necesario para ese proyecto. 

Configurar un flujo de trabajo para el proyecto

Antes de poder utilizar flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos, deberá configurar los flujo de trabajo del proyecto. Si el proyecto se creó a partir de un proyecto de plantilla con un flujo de trabajo asignado, hereda que flujo de trabajo asignaciones de usuario, pero es un buen idea para revisar las asignaciones. Actualmente, solo puede tener un flujo de trabajo predeterminado establecido para documentos en el proyecto. 

  1. Navegue hasta la herramienta Administración de documentos del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png .
  3. Haga clic en la pestaña Flujos de trabajo .
  4. En la sección "Documento Flujos de trabajo", haga clic en Configurar en la flujo de trabajo que desea configurar para el proyecto.
    pdm-configure-workflow.png
  5. Configure o revise los siguientes elementos flujo de trabajo obligatorios:
    • Asignar administrador de flujo de trabajo
    • Asignar grupo de distribución
    • Personas asignadas y días para completar para cada paso.

icon-external-link.png MÁS INFORMACIÓN 

Nota: Si necesita modificar la plantilla de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo, consulte Editar una plantilla de Flujo de trabajo personalizada para obtener más detalles.

Usar Flujos de trabajo en documentos

Iniciar un flujo de trabajo para documentos cargados

Los documentos que requieren flujos de trabajo de aprobación necesitarán un flujo de trabajo seleccionado en la columna "Flujo de trabajo asignada". Los flujos de trabajo comenzarán en el primer paso. Consulte Iniciar un Flujo de trabajo en la herramienta Administración de documentos.

Nota: Si masivo enviar documentos juntos, los revisores recibirán un solo correo electrónico con todos los documentos que requieren su atención, en lugar de correos electrónicos separados para documentos enviados individualmente.
2024-07-10_subpar Start workflow for uploaded docs.png

icon-external-link.png MÁS INFORMACIÓN

Revisar y responder a un documento en un flujo de trabajo

Cuando se inicia un flujo de trabajo para un documento, un Flujo de trabajo Persona asignada puede revisar el documento, agregar anotaciones si es necesario y responder en la flujo de trabajo. Flujo de trabajo personas asignadas pueden hacer anotaciones en los documentos según sea necesario como parte de la respuesta.

pdm-respond-workflow.png

icon-external-link.png MÁS INFORMACIÓN

DEMO

La siguiente imagen muestra cómo acceder a un documento que debe revisarse.
Nota: En lugar de hacer clic en la pestaña "En revisión", busque el documento en una de las vistas guardadas dentro de la colección "En revisión" en la pestaña principal.

pdm_blog_proto.gif