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Procore

¿Cómo configuro la función de requisición y pagos para Procore + QuickBooks?

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Respuesta

Si tiene permiso de nivel "Administrador" en la herramienta de Integraciones de ERP de la compañía, puede completar la configuración inicial para la función Facturas de contratistas de QuickBooks® Desktop para que su equipo pueda sincronizar las facturas de Procore a QuickBooks® Desktop. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para completar la configuración inicial, los permisos de nivel "Administrador" en la herramienta de Integración de ERP de la compañía.
    • Para activar la función y designar a los aprobadores de contabilidad que estarán autorizados a sincronizar requisiciones, debe ser el patrocinador ejecutivo de su compañía. 
  • Requerimientos:
    • Esta función requiere que configure un ítem de Servicio de retención, como se especifica a continuación, incluso si su compañía no suele retener las requisiciones.

Diagrama de flujo de trabajo

Follow the steps below to setup the subcontractor invoices any payments feature for Procore + QuickBooks® Desktop. If you are using the US or Canada edition of QuickBooks® Desktop, this lets you export subcontractor invoices from Procore to QuickBooks® Desktop.

 Limited Release

The ability to sync QuickBooks® Desktop Bill Payments with Payments Issued in the Commitments tool is currently supported with Procore + QuickBooks® Desktop U.S. Edition. It is NOT currently supported with the Procore + QuickBooks® Desktop Canada Edition. 

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Pasos

  1. Configurar la función de requisiciones
  2. Configurar lo pagos sincronizados para el ajuste de facturas
  3. Envíe por correo electrónico su lista de aprobadores contables a Procore

Configurar la función de requisiciones

La configuración de la función de requisiciones es un proceso de tres (3) pasos:

Paso 1: crear un ítem de "retención" en QuickBooks

  1. Inicie QuickBooks.
  2. Cree un Ítem y asigne el Tipo como Servicio. Luego, asígnele un nombre: Retención
    Nota: Para obtener instrucciones paso a paso, consulte Agregar, editar y eliminar ítems en el sistema de ayuda de QuickBooks. 

Paso 2: Habilite "El inventario y las órdenes de compra están activas" en QuickBooks

  1. Inicie sesión en el archivo de datos como usuario Administrador. 
  2. Elija Editar > Preferencias.
  3. Haga clic en Ítems e inventario.  
  4. Haga clic en Preferencias de la compañía.
  5. Coloque una marca de verificación en la casilla Inventario y órdenes de compra activas. 
  6. Haga clic en Aceptar para guardar la configuración.

Paso 3: Configure los ajustes del ítem de retención de requisiciones en Procore

  1. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP de la compañía.
  2. Haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
  3. En la lista desplegable Ítem de retención de requisiciones , seleccione la partida de servicio donde desea que se registre la retención.
  4. Haga clic en Actualizar.

Configurar el ajuste de la sincronización de pagos para las requisiciones sincronizadas

  1. Navegue hasta la herramienta Integraciones de ERP de la compañía.
  2. Haga clic en Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
  3. Haga clic en Programa de sincronización.
  4. En Programa de sincronización, elija una de estas opciones:
    • A diario
    • Cada 4 horas
    • Nunca
    • Cada 2 horas
    •  Horaria
  5. Haga clic en Actualizar.

Envíe por correo electrónico su lista de Aprobadores contables a Procore

  1. Solicite al Patrocinador ejecutivo de Procore de su compañía que comuníquese con el soporte técnico con la siguiente información:
    • Direcciones de correo electrónico para la aprobadores contables a quien se le debe otorgar el permiso adicional para exportar subcontratista facturas a QuickBooks.
      Nota:
      • Si no conoce al patrocinador ejecutivo de su compañía, consulte el campo Patrocinador ejecutivo en Información de la cuenta en la herramienta Administrador de la compañía.
      • Si no aparece ningún Patrocinador ejecutivo, comuníquese con el Administrador de Procore de su compañía.
  2. El equipo de soporte de ERP en Procore otorgará los permisos correctos a los aprobadores de contabilidad designados por su compañía.
    A continuación, puede comenzar a utilizar la función.

Próximos pasos