¿Qué son los marcadores de posición en la herramienta de gestión de documentos?

¿Qué es?

Un marcador de posición actúa como un contenedor estructurado que define:

• Lo que se necesita: Nombre y tipo de documento.

• Cuándo es el vencimiento: Plazos específicos de presentación.

• ¿Quién es el responsable? Asignar la responsabilidad a un contratista o consultor.

¿Por qué usarlo?

En lugar de depender de hojas de cálculo fragmentadas o hacer un mal uso de la herramienta Submittals, los marcadores de posición le permiten:

• Centralizar el seguimiento: Mantenga todos los entregables esperados en un solo lugar en lugar de rastreadores externos.

• Asegure la coherencia: Defina previamente las convenciones de nomenclatura y los metadatos antes de que exista el archivo.

• Impulsar la rendición de cuentas: Identifique fácilmente los documentos faltantes o atrasados para evitar retrasos en los proyectos.

• Alinearse con los planes: Gestione sin problemas los requisitos de los MIDP y los TIDP.

Una vez que el archivo real está listo, simplemente reemplaza el marcador de posición, heredando instantáneamente toda la información preestablecida.

Administrar marcadores de posición

• ¿Puedo crear manualmente un único marcador de posición?
  Sí. Puede crear marcadores de posición individuales directamente desde la pestaña Cargas haciendo clic en Agregar y seleccionando Crear manualmente. Esto le permite completar los atributos del documento en una nueva fila sin usar una plantilla de importación.

• ¿Cómo duplico un marcador de posición?
  Marque la casilla de verificación junto a una fila de marcador de posición existente en la pestaña Cargas y haga clic en Duplicar fila.
  Nota: Debe cambiar al menos un atributo único, como la revisión o la etapa del documento, antes de hacer clic en Crear marcador de posición. Procore no permite la creación de marcadores de posición idénticos.

• ¿Puedo obtener una vista previa de un archivo cargado en un marcador de posición?
  Sí. Después de cargar un archivo en una fila de marcador de posición, haga clic en el icono Revisar para abrir el documento en el visualizador. Si el archivo es incorrecto, haga clic en el icono Eliminar para eliminarlo y cargue una nueva versión antes de enviarlo.

• ¿Se realiza un seguimiento de las acciones de marcador de posición en el historial de cambios?
  Sí. El historial de cambios de un documento ahora incluye eventos específicos del marcador de posición, como cuando se crea un marcador de posición, cuando se carga un archivo en él y cuando se envía oficialmente.

Notificaciones por correo electrónico de marcador de posición

Los resúmenes de correo electrónico de marcador de posición se envían diariamente a las 4:00 p. m., hora local del proyecto, a los destinatarios configurados por el administrador. Estas notificaciones agregan cinco tipos de eventos distintos: 

1. Marcadores de posición asignados: cuando se asigna un marcador de posición a un usuario.

2. Vencimiento mañana: cuando la fecha límite de un marcador de posición es al día siguiente.

3. Vencido: para marcadores de posición con fechas límite pasadas dentro de los últimos 90 días.

4. Archivo cargado: cuando un archivo se carga directamente en un marcador de posición.

5. Enviado: cuando un documento se envía formalmente en una ranura de marcador de posición.

Desde el correo electrónico, los usuarios pueden hacer clic en Ver en Procore para ver una lista filtrada de ítems o descargar un resumen de archivo CSV sin conexión de la lista de marcadores de posición.

Diferencia entre una coincidencia exacta y una coincidencia cercana

A continuación se indica la diferencia entre coincidencia exacta y cercana al cargar un archivo:

• Coincidencia exacta: el nombre del archivo, el formato y los metadatos coinciden perfectamente con una sola ranura de marcador de posición. El sistema los fusiona automáticamente a la espera de una confirmación rápida del usuario.

• Partido cerrado: El nombre y el formato del archivo coinciden, pero los campos de metadatos opcionales tienen discrepancias o hay varios marcadores de posición coincidentes para una sola carga (y viceversa). Los usuarios deben emparejar manualmente el archivo y el marcador de posición y resolver los conflictos de campos antes de fusionar.

Aprenda a crear y administrar marcadores de posición en la herramienta Gestión de documentos.