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Procore

Crear y administrar marcadores de posición en la herramienta Administración de documentos

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disponibilidad regional
La herramienta Administración de documentos está disponible para cuentas en los siguientes países: Reino Unido, Irlanda, Australia y Nueva Zelanda. Todavía no está disponible para las cuentas de Procore en los EE. UU. Para obtener más información, comuníquese con su punto de contacto de Procore.

Contexto

Los marcadores de posición permiten a los equipos del proyecto planificar previamente la estructura de sus documentos. A diferencia de las cargas estándar, un marcador de posición actúa como un contenedor para un archivo futuro. Una vez que un archivo se carga en un marcador de posición y se envía, se convierte en un documento estándar.

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos requeridos: Permisos de "Crear marcadores de posición" en la herramienta Administración de documentos.

  • Estándares de nomenclatura: Si se habilita un estándar de nomenclatura, los campos específicos (por ejemplo, Descripción, Originador del proyecto) se vuelven obligatorios para garantizar que el nombre del archivo se genere correctamente.

    • Los campos vinculados al estándar de nomenclatura no se pueden editar en la pestaña Cargas; deben editarse en la pestaña Documentos para evitar errores de contenedorización.

  • Formatos de archivo: El formato del archivo que finalmente se cargue debe coincidir con el 'Formato de archivo' especificado durante la creación del marcador de posición.

Pasos

Configurar permisos

Asegúrese de la siguiente configuración del proyecto antes de crear marcadores de posición:

  1. Navegue hasta la herramienta Administrador a nivel proyecto.

  2. Seleccione la plantilla de permiso correspondiente.

  3. Busque la herramienta Administración de documentos .

  4. Habilite la casilla de verificación Crear marcadores de posición.

    Permiso de marcador de posición

Importar y crear marcadores de posición

  1. Abra la herramienta Administración de documentos .

  2. Haga clic en Agregar y seleccione Crear con .csv o .xlsx.

  3. Haga clic en el enlace para descargar la plantilla y guarde el archivo.
    Nota: Antes de importar el archivo, asegúrese de que en la herramienta de administración de documentos 'Configuración', en 'Requisitos de carga', el estándar de nomenclatura esté establecido en 'Ninguno'.

  4. Complete la información requerida y haga clic en Cargar archivo.
    Nota: Cuando selecciona Ninguno para el estándar de nomenclatura, solo necesita completar tres campos: Nombre, Tipo y Formato de archivo.

  5. Seleccione el archivo requerido y haga clic en Importar.
    Nota: Si la importación falla, descargue la hoja de errores, corrija los campos duplicados o faltantes resaltados y vuelva a cargar.

    Importar marcador de posición

Agregar persona asignada

  1. Busque el marcador de posición en la pestaña Cargas o Documentos.

  2. Seleccionar una persona asignada de marcador de posición: seleccione el usuario y agregue la persona asignada. Actualmente, la persona asignada del marcador de posición y el creador del marcador de posición tienen permiso para cargar el archivo.

  3. Establezca una fecha de vencimiento: asigne una fecha límite para activar las advertencias de "Vencido" si la fecha pasa sin un envío.

    Agregar persona asignada

Convertir un marcador de posición en un documento

Nota:

  • Solo la persona asignada del marcador de posición o el creador del marcador de posición pueden realizar esta acción.

  • Esta es la fase 1 y las referencias adicionales y la documentación extendida están programadas para la fase 2.

  1. Navegue hasta la pestaña Cargas o la vista Colección de marcadores de posición.

  2. Seleccione el marcador de posición específico.

  3. Haga clic en Cargar y adjunte el archivo.
    Nota: El archivo debe coincidir con el formato, por ejemplo, .pdf, tal como se define en los metadatos.

  4. Verifique los metadatos y haga clic en Enviar. El estado del ítem cambia de "Marcador de posición" a "Documento" y el archivo se mueve a la pestaña Documentos.

    Importación de marcadores de posición

Vistas y filtros

  • Filtro de contenido del elemento: alterne entre "Documento" y "Marcador de posición" para refinar la vista de lista.

  • Colecciones:

    • Asignado a mí: vea los marcadores de posición asignados específicamente a su cuenta.

    • Asignado a mi compañía: vea los marcadores de posición asignados a cualquier persona dentro de su organización.

  • Ver todo (contenedorización): haga clic en "Ver todo" para ver todas las revisiones o marcadores de posición que comparten el mismo nombre y formato dentro de un solo contenedor.

Ver también