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Procore

Aceptar o rechazar un presupuesto para exportar a ERP

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¡NUEVA EXPERIENCIA DE DOCUMENTACIÓN ERP!

Estamos creando una mejor manera de servirle documentación que le brinda la información más actualizada y relevante sobre cómo utilizar la integración de Procore + ERP de su compañía.

Esta página forma parte de la nueva experiencia. La nueva experiencia se completa actualmente para Workday®, QuickBooks® Online, Yardi Voyager®, Xero™, CMiC, NetSuite®, MRI Platform X®, Acumatica Cloud ERP y MYOB Advanced Construction solo. 

Para ver la documentación de una integración de ERP compatible con Procore que aún no es parte de la nueva experiencia, consulte ERP integraciones y seleccione el mosaico de su ERP sistema.

Objetivo

Aceptar o rechazar un presupuesto que se ha enviado a la herramienta de integración ERP para que un aprobador contable lo acepte.

Contexto

Una vez que un usuario envía un presupuesto a la herramienta de integración de ERP para su aceptación contable, un aprobador contable tiene la opción de aceptar o rechazar el presupuesto para exportarlo al sistema ERP.

 Nota:
La pestaña Exportación de presupuesto incluye ciertos campos para su sistema ERP que se relacionan con las revisiones de presupuesto, pero no los presupuestos originales. Sin embargo, estos campos aparecerán en Procore para cualquier exportación de presupuesto. Su aprobador contable puede ignorarlo si el presupuesto que se exporta es un presupuesto original que no incluye Revisiones (es decir, modificaciones de presupuesto o estimaciones revisadas).

Cosas para considerar 

  • Permiso de usuario requerido :
    • "Estándar" o "Administrador" en la herramienta integraciones de ERP compañía.
      Y
    • La cuenta de la persona debe tener el privilegio "Puede enviar a contabilidad" en la Compañía Directorio.
      Nota: Para enviar una solicitud para que se le otorgue este privilegio, su compañía administrador de Procore debe enviar una solicitud a su Punto de contacto de Procore. Este privilegio solo puede ser otorgado a personas por Procore. 
  • Restricciones:
    • Ya no se le permitirá importar el presupuesto del sistema ERP o los datos del proyecto a Procore.
    • No se le permitirá desbloquear la herramienta Presupuesto del proyecto de Procore, a menos que lo siguiente sea verdadero: 
      • Las entradas exportadas se han publicado manualmente para usted es su sistema ERP utilizando la función Costo de proyecto. Vea que es su sistema de ayuda ERP para obtener instrucciones. 
  • Los requisitos, consideraciones y limitaciones adicionales variarán dependiendo del sistema ERP con el que esté integrada su cuenta Procore. Consulte Cosas que debe saber sobre su integración ERP para obtener más detalles.

Revisar un presupuesto

  1. Navegue hasta la herramienta de Integraciones ERP de la empresa.
  2. En la herramienta integraciones ERP, haga clic en la subpestaña Presupuesto. 
  3. En Filtrar estimaciones por, haga clic en Listo para exportar. 
  4. Si la exportación de estimación incluye una revisión del presupuesto (es decir, una estimación modificación de presupuesto o revisada), debe considerar los siguientes campos adicionales. 
    Estos campos aparecen incluso para los presupuestos originales, pero se pueden ignorar si no se debe exportar ninguna revisión del presupuesto:
    1. Tipo de revisión de presupuesto. Seleccione el Tipo de revisión de presupuesto entre las tres opciones que su ERP sistema permite - Cambio de alcance, Transferencia de presupuesto y Contingencia. 
    2. Fecha de revisión. Elija la fecha para la revisión. Este campo es predeterminado para la fecha de hoy.
    3. Número de revisión del presupuesto. Establezca un número para la revisión del presupuesto. De forma predeterminada, su sistema ERP asigna números secuenciales para cada modificación sincronizada en el proyecto.
    4. Estatus de revisión del presupuesto. Puede elegir un estatus de presupuesto entre las cuatro opciones que su sistema ERP permite - Aprobado, Pendiente, Proyectado y Rechazado. De forma predeterminada, su ERP sistema asignará un estatus "Pendiente".
    5. Aprobado por usuario. Puede ingresar el nombre del usuario aprobado. De forma predeterminada, su sistema ERP mostrará el nombre de nuestro usuario de integración.
  5. Revise los ítems de presupuesto aceptados para asegurarse de que los datos estén listos para exportar. Luego elija su respuesta:

Aceptar un presupuesto

  1. Busque el presupuesto en la lista Presupuesto - Listo para exportarse.
  2. Elija la opción Aceptar .
  3. Si se le solicita, ingrese una descripción en el cuadro Descripción.
  4. Haga clic en Exportar. 
    Esto sincroniza el presupuesto con su sistema de ERP. El proceso suele tardar unos minutos. 
    • Si por alguna razón un presupuesto no se exporta, puede ver los ítems fallidos haciendo clic en Error al exportar.
    • Cuando un presupuesto no se exporta, siga los pasos en Rechazar un presupuesto y luego reenviar el presupuesto a ERP para su aceptación. 

Rechazar un presupuesto

  1. Busque el presupuesto en la lista Presupuesto - Listo para exportarse.
  2. Elija Rechazar.
  3. Ingrese una breve explicación sobre las razones del rechazo.
  4. Haga clic en Rechazar. 
    Ocurren los siguientes eventos:
    • El sistema elimina el presupuesto de la herramienta de integración de ERP y lo devuelve a un estado editable en la herramienta Presupuesto del proyecto.
    • El sistema envía una notificación automática por correo electrónico al usuario que creó el presupuesto para alertar a esta persona de la respuesta "Rechazar".