Crear un contrato (heredado)

 Contenido heredado

Este tutorial detalla la experiencia heredada de Procore para crear un contrato. La información de esta página se reemplazará por el contenido actualizado cuando la experiencia beta de contratos rediseñada esté disponible generalmente. Para obtener más información sobre esta versión y su línea de tiempo, consulte Finanzas del proyecto: Experiencia moderna para contratos.

¡Importante!Si está utilizando la experiencia beta de contratos, consulte el tutorial Crear subcontratos en lugar de la información a continuación.

Objetivo

Crear un contrato en Procore utilizando la herramienta Contratos del proyecto.

Fondo

Los contratos se pueden adjudicar durante las fases de preconstrucción y construcción de un proyecto y, por lo general, la Administración de proyectos los crea y realiza un seguimiento en Procore. Después de la adjudicación de un contrato principal, el gerente de proyecto crea órdenes de compra y contratos para especialidades específicas para asegurar materiales y servicios de subcontratistas para un proyecto. 

Aspectos a tener en cuenta

Requisitos previos

Pasos

Paso 1: crear un contrato

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Haga clic en + Crear y seleccione Subcontrato en el menú desplegable.
    create-commitment.png
  3. En la pestaña "General" en "Información general", haga lo siguiente:
    subcontract-general-tab.png
    • Firmar con DocuSign®
      Si ha habilitado la integración de Procore + DocuSign (consulte Habilitar o deshabilitar la integración de DocuSign®® en un proyecto de Procore), aparece una marca de verificación en esta casilla de forma predeterminada. Si NO desea recopilar firmas con DocuSign®, elimine la marca.
       Tip
      How do you collect signatures with DocuSign? After the data entry for the item is complete, Procore recommends changing the item's status to 'Out for Signature' before clicking the Complete with DocuSign button to launch the DocuSign® application. If you have not previously signed in, you will be prompted to Log In to DocuSign®. Once you are signed in, you can prepare the DocuSign® envelope for signatures. After the signature process is complete, Procore automatically changes the status of the item to 'Approved' and marks the item as 'Executed'. To learn more, see DocuSign®.
    • Número #
      Acepte el número predeterminado, ingrese un nuevo número o cree un esquema de numeración personalizado.

      For companies using the icon-erp-synced2.png ERP Integrations tool: 

      • In order to send the commitment to the ERP Integrations tool to be accepted for export by an accounting approver:
        • Your integrated ERP system may impose a maximum character limit.
        • Prerequisites, limitations, and considerations might apply depending on the ERP system your Procore account is integrated with. Visit Things to Know about your ERP Integration for details.
       Recomendación
      ¿Cómo se asignan los números? Para saber cómo Procore asigna números y comprender sus opciones de numeración personalizadas, consulte ¿Puedo personalizar el sistema de numeración para objetos financieros en Procore?
    • Título
      Ingrese un título descriptivo para el contrato.
       Notas
    • Compañía Contractual
      Seleccione la empresa responsable de completar el trabajo en el subcontrato (por ejemplo, American Construction Co.).
      Notas:
    • Factura Contactos
      Seleccione uno (1) o más empleados de la 'Compañía contratante' para designarlos como contacto(s) de facturación. Después de guardar el subcontrato, cualquier usuario agregado aquí se agregará a la lista 'Privado'. Debe seleccionar una 'Compañía contratante' antes de poder seleccionar los contactos de facturación.
       Note
      It is important to always add at least one  'Invoice Contact' on a purchase order or subcontract. This ensures that important email invitations and automatic email notifications are sent to the appropriate contact. To learn more about the importance of including invoice contacts on your commitments, see What is an invoice contact? 
    • Estatus
      Asigne un estatus al contrato. Para conocer los estatus disponibles y qué estatus de contrato reflejan los montos del contrato en el presupuesto de su proyecto, consulte ¿Cuáles son los estatus de contrato predeterminados en Procore? 
    • Ejecutado. Marque esta casilla de verificación para indicar que el subcontrato se firmó y ejecutó en su totalidad.
       Notas
      • Muchos usuarios de Procore optan por colocar una marca de verificación en el cuadro Ejecutado al colocar el contrato en el estado 'Aprobado' o 'Completo'.
      • El momento en el que su equipo del proyecto coloca una marca de verificación en el cuadro Ejecutado siempre debe estar alineado con el proceso comercial único de su proyecto.
    • Privado
      Marque las casillas de verificación y elija los usuarios o colaboradores del proyecto de la lista "Seleccionar una persona". Para obtener más información sobre las opciones de privacidad, consulte Cambiar la configuración de privacidad de un contrato.
      • Hacer que esto sea visible solo para los administradores y los siguientes usuarios
        Marque esta casilla de verificación para limitar la visibilidad de la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
      • Permitir que estos usuarios vean partidas de SOV
        Marque esta casilla de verificación en este cuadro para limitar la visibilidad de las partidas de las partidas (SOV) en la orden de compra a los usuarios con "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto y a los usuarios especificados en la lista desplegable "Seleccionar una persona".
    • Retención predeterminada
      Especificar la cantidad de porcentaje de retenciones de retener en la primera requisición. Por ejemplo, es una práctica común ingresar 5 o 10% en este campo.
       Notas
    • Descripción
      Proporcione información adicional, según sea necesario.
    • Archivos adjuntos. Adjunte cualquier material relacionado, como cotizaciones de precios, recibos, órdenes de compra firmadas, etc. Puede adjuntar archivos que se hayan cargado a su proyecto o arrastrar y soltar archivos desde su computadora local.
  4. Desplácese hasta la sección Fechas del contrato e ingrese lo siguiente:
    subcontract-contract-dates.png
    • Fecha de inicio. Seleccione la fecha en que comenzará el alcance del trabajo en el lugar del proyecto.
    • Fecha estimada de finalización. Seleccione la fecha estimada de cuando se terminará el alcance del trabajo.
       In Beta
      Note to users participating in the Field-Initiated Change Orders' limited release beta program. The information below details a configuration that is available to Procore users taking part in the Beta Participant Program for Field-Initiated Change Orders. For more information about this release, see Commitments: Allow Collaborators to Submit Field-Initiated Change Orders. 
    • Fecha de recepción del contrato firmado. Seleccione la fecha en la que se firmó oficialmente el subcontrato.
    • Fecha de finalización real. Seleccione la fecha en la que el alcance del trabajo se consideró completo.
  5. Desplácese hasta la sección Información adicional e ingrese lo siguiente:
    subcontract-inclusions-exclusions.png
    • Inclusiones. Revele cualquier inclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
    • Exclusiones Revele cualquier exclusión que no se indique claramente en los documentos del contrato relacionados.
  6. Haga clic en uno (1) de estos botones:
    • Crear. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y volver a la pestaña "General" en el modo de vista.
    • Crear e ingresar SOV. Haga clic en este botón para guardar el nuevo contrato y saltar a la pestaña "Partidas" en el modo de edición. Continúe ingresando las SOV.
    • Completar con DocuSign®. Haga clic en este botón para completar el contrato con la integración de DocuSign®. Consulte Completar un subcontrato con DocuSign® .

Paso 2: Ingrese las partidas (SOV)

Hay dos formas de ingresar a las partidas (SOV) en un subcontrato:

Importar partidas de SOV desde un CSV

If you want to import multiple line items to an SOV, the Commitments tool provides users with a CSV template that you can download, complete, and then upload to Procore. For instructions, see Import Commitment SOV Line Items from a CSV File.

Agregar partidas a las SOV

 Notas
  • Si su compañía está utilizando la integración de Procore + Integración de Procore y su sistema de Integración de Procore está configurado para usar el método calculado, la integración de Procore NO permitirá el uso de una suma global (LS) como unidad de medida.
  • Si está utilizando 'Anular subtotal', SOLO debe ingresar el monto del subtotal. La integración de Integration by Procore creará un ítem "LS" en Integration by Procore.
  1. Navigate to the project's Commitments tool.
  2. Under the Contracts tab, locate the commitment to update. Then click Edit.
  3. Click Schedule of Values.
  4. Click Add Line.
     Note
     If the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting is turned ON in the Commitments tool, users with the required user permission to Edit a Commitment can modify the Schedule of Values while a commitment is in any status. To learn more, see What is the 'Enable Always Editable Schedule of Values' setting?
  5. Follow the appropriate steps depending on whether your accounting method is Amount Based or Unit/Quantity Based:
     Note
    To edit your accounting method before adding SOV line items, see Edit the Advanced Settings Tab on a Commitment. To learn more, see How do I set the accounting method for a contract or funding?
    1. For contracts using the Amount Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Amount
        Enter the amount of the cost.
      6. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date.  
      7. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      8. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
    2. For contracts using the Unit/Quantity Based accounting method:
      1. #
        Automatically enters a line item number in sequential order. 
      2. Change Event Line Item
        If you have change events enabled, you can select a change event line item if the commitment needs to be linked to a change event. 
      3. Budget Code
        Select a budget code from the list or click Create Budget Code to create a new one. See What is a budget code in Procore's WBS? 
      4. Description
        Enter a description for the line item. For example, type: Monthly Service Fee
      5. Qty
        Enter the number of units.
      6. UOM
        Enter the Unit of Measure (UOM).
         Notes
      7. Unit Cost
        Enter the Unit Cost in the box provided.
      8. Amount
        The system automatically calculates the subtotal for you, based on the Qty, UOM, and Unit Cost entries. 
      9. Billed to Date
        The system automatically calculates the amount billed on the commitment up to the current date. 
      10. Amount Remaining
        Enter the amount that has NOT been billed to the current date. 
      11. Tax Code
        Enter a tax code to use for this line item. This field only appears if you have enabled the tax codes feature. See How can I use tax codes on a project?
  6. Choose one of these options:
    • Save. Click this button to save the changes to the SOV. 
    • Save & Email. Click this button to save the change to the SOV and email the updates to the invoice contact.

Ver también

If you would like to learn more about Procore's commitments software and how it can help your business, please visit our construction financials tool product page icon-external-link.png.