Introducción a la gestión de documentos: permisos de documentos
Descripción general
Contexto
Un solo documento de construcción puede tener decenas de revisiones y cientos de actualizaciones de versiones menores a lo largo de su vida útil. Cada una de esas revisiones es adecuada para una etapa, un propósito y una audiencia diferentes en el trabajo. En muchos proyectos, estas revisiones están dispersas en diferentes carpetas que requieren una gestión manual de permisos. Sin embargo, con la herramienta Administración de documentos de Procore, puede controlar automáticamente los permisos en cada revisión de documento individual dentro de un "contenedor". La herramienta puede usar los atributos de esa revisión, como el estado, la etapa, el tipo o la disciplina, para determinar automáticamente los permisos.
Cómo funciona
The Document Management tool uses two permission levels: General Procore tool permissions to grant access to the tool itself and flexible permission groups to grant access to individual document revisions based on their attributes.
Permission groups can be created for different user roles or companies on the project, and you can set specific rules to automatically control which document revisions these groups have access to and at what level they should have access (e.g. Viewer, Owner, or Admin). Permissions can be further customized on the Permissions tab of the Configure Settings page and within permission templates for the Workflows tool.
MÁS INFORMACIÓN SOBRE LOS PERMISOS
Vídeo
Nota:
Los permisos relacionados con los flujos de trabajo se tratarán en la siguiente sección de esta guía.Mejores prácticas
Antes de configurar permisos para la herramienta Administración de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Cuáles son los distintos conjuntos de roles de usuario en sus proyectos que necesitan diferentes niveles de acceso a los documentos del proyecto?
- ¿A qué deben poder acceder estos grupos y qué campos de documento son necesarios para determinar este acceso?
- Por ejemplo, puede considerar proporcionar a sus gerentes de proyecto y controladores de documentos acceso de 'Administrador' a cada revisión de documentos en el sistema, pero solo dar a su equipo de campo acceso de 'Visualizador' a los planos del proyecto aprobados.
- ¿Quién debería poder cambiar la configuración dentro de la propia herramienta de gestión documental?
Ejemplo
Paul es miembro de un equipo de control de documentos. Está asignando permisos para las siguientes personas de su empresa:
- Jake, otro controlador de documentos en su empresa.
- Sarah, la gerente de proyectos de su empresa.
- Matt, quien se desempeña como capataz para el contratista de concreto.
En la herramienta Directorio del proyecto, Paul elige entre los permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" para asignarlos a los usuarios de la herramienta Gestión de documentos:
- Paul asigna a Jake y a sí mismo permisos de nivel "Administrador".
Esto les otorga tanto un control total sobre la herramienta como la capacidad de iniciar y supervisar flujos de trabajo de documentos. - Paul asigna a Matt y Sarah permisos de nivel "Estándar".
Pueden utilizar la herramienta con acceso estándar y participar en flujos de trabajo de aprobación de documentos. Sin embargo, no tendrán la autoridad para cambiar ninguna configuración dentro de la herramienta en sí.
Para refinar aún más los permisos, Paul utiliza dos grupos de permisos distintos en la herramienta Administración de documentos:
- Paul agrega a Jake, Sarah y a él mismo al grupo de permisos 'Controlador de documentos'.
Podrán cargar y enviar documentos, agilizando los procesos de control documental. - Paul agrega a Matt a un grupo de permisos de 'Subcontratista de concreto':
Se le concederá acceso de "Propietario" a cualquier documento que se origine en su empresa, independientemente del estado del documento. Además, tendrá acceso de "Visualizador" a los planos emitidos para la construcción y a las presentaciones técnicas asociadas con cualquier otra disciplina.
Próxima lección: Permisos de documento: configúrelo
Configúralo
Ahora que ha aprendido sobre los permisos para la herramienta Administración de documentos, está listo para completar las siguientes acciones en Procore:
ELEMENTOS DE ACCIÓN
- Asignar permisos generales de la herramienta
- Crear grupos de permisos
- Administrar niveles de permisos de documentos
Nota: Los permisos relacionados con los flujos de trabajo se tratarán en la siguiente sección de esta guía.
1. Asigne permisos generales a la herramienta
Asigne permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" a la herramienta Administración de documentos para las personas que necesitarán acceder a la herramienta. Puede asignar este permiso para usuarios y grupos en una plantilla de permisos del proyecto en la herramienta Permisos o editar manualmente el permiso para los usuarios en la herramienta Directorio.
2. Crear grupos de permisos
Cree grupos de permisos para los diferentes tipos de permisos que necesite y agrégueles personas para controlar automáticamente su acceso a los documentos del proyecto.
3. Administrar los niveles de permiso de los documentos
Controle aún más el permiso a los documentos especificando qué acciones deben estar disponibles para tres niveles diferentes: Visualizador, Propietario y Administrador.
Nota: Actualmente, esta lista se limita a controlar qué niveles deben poder editar los atributos del documento, pero se introducirá una personalización adicional en el futuro.
