En lugar de necesitar establecer permisos manualmente para una carpeta o documento, la herramienta Administración de documentos utiliza una combinación de diferentes permisos y configuraciones para agilizar el acceso a los documentos y determinar quién puede tomar ciertas acciones en la herramienta. Los usuarios pueden tener permisos "Estándar" o "Administrador" para la herramienta administración de documentos en sí mismo, pero deberán agregarse a permiso grupos para ver tipos específicos de documentos y cargar o enviar archivos.
La herramienta De administración de documentos utiliza dos niveles permiso: permisos generales de la herramienta Procore para otorgar acceso a la herramienta en sí mismo y grupos permiso flexibles para otorgar acceso a revisiones de documentos individuales en función de sus atributos.
Permiso grupos se pueden crear para diferentes roles de usuario o compañías del proyecto, y puede establecer reglas específicas para controlar automáticamente qué revisiones de documentos tienen acceso y a qué nivel deben tener acceso (por ejemplo, Visualizador, Propietario o Administrador). Los permisos se pueden personalizar aún más en la pestaña de la página Configurar ajustes y dentro de las plantillas de permiso para la herramienta Flujos de trabajo.
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A continuación se explican los diferentes tipos de permisos utilizados:
Dado que el acceso a los documentos se administra principalmente con grupos de permisos que se asignan acceso automáticamente según atributos de documento específicos, los permisos de "Solo lectura" no existen para la herramienta. La permisos "Ninguno" se puede asignar a los usuarios que no necesitan acceso a ningún documento dentro de la herramienta administración de documentos.
En general, solo los usuarios que necesitan administrar la configuración del documento y permiso, vean todos los archivos cargados en la pestaña "Cargas" y crear vistas guardadas del proyecto deben asignarse permiso "Administrador" a la herramienta Administración de documentos. Se otorgan permisos adicionales, como la habilidad para cargar y enviar archivos, a través de grupos permiso (consulte la sección Permiso Grupos a continuación). Para obtener una lista de acciones que los usuarios pueden tomar con los permisos adecuados, consulte la Matriz de permisos de administración de documentos.
Permiso grupos, que son creados y administrados por usuarios de nivel 'Administrador' en la página nombre del archivo de la herramienta Configure Settings página, se utilizan para controlar permisos adicionales para los miembros de equipo del proyecto. Consulte Crear un grupo de permisos para la herramienta de administración de documentos.
Después de agregar personas o grupos a un grupo de permisos, podrá personalizar los permisos como se explica a continuación:
Permiso grupos tienen dos acción basados en permisos para controlar quién puede cargar y enviar documentos al proyecto:
Si desea permitir que ciertos usuarios carguen archivos y completen información, pero tener otros archivos de envío, puede habilitar la permiso "Cargar nuevos archivos" y deshabilitar "Enviar nuevos archivos".
Al crear o editar un grupo de permisos, puede hacer clic en Otorgar permisos para personalizar los permisos del documento para el grupo.
Deberá seleccionar uno de tres tipos de permisos ("Administrador", "Propietario" o "Visualizador") para el grupo y luego elija si estos permisos deben aplicarse a todos los documentos de la herramienta o solo documentos con ciertos atributos (como Tipo o Estatus).
Nota:
Para obtener más información sobre la creación y asignación de grupos de permisos, consulte Crear un grupo de permisos para la herramienta de administración de documentos y tutoriales adicionales sobre grupos de permisos en la página Tutoriales .
La sección "Permisos de documento" de la página Configurar ajustes de la herramienta Administración de documentos es donde puede personalizar las personas acciones personas y grupos pueden realizar en documentos a los que tienen acceso (que no están en un flujo de trabajo). Consulte Ver y administrar permisos de documentos en la herramienta Administración de documentos.
Los documentos que estos permiso niveles pueden ver o administrar se especifican al crear o editar un grupo de permiso.
Además de agregarse a un grupo de permisos, acciones relacionados con los flujos de trabajo dentro de la herramienta Administración de documentos pueden requerir permisos en las siguientes áreas en Procore:
La siguiente tabla enumera los permisos granulares que están disponibles para otorgar a los usuarios en una plantilla de permisos del proyecto.
Nombre de permiso granular | Descripción de permiso granular |
---|---|
Ver plantillas de flujo de trabajo | Otorga a los usuarios el privilegio de ver la plantilla de un documento con una flujo de trabajo personalizada. |
Ver historial de flujo de trabajo completo como participante del flujo de trabajo | Otorga a los usuarios el privilegio de ver todo el historial de un flujo de trabajo personalizado cuando participen en el flujo de trabajo del documento. |
Ver el historial de pasos anteriores solo | Otorga a los usuarios el privilegio de ver el paso anterior de un flujo de trabajo de documento cuando participan en el flujo de trabajo. |
Puede ser administrador de flujo de trabajo | Otorga a los usuarios el privilegio de actuar como administrador de flujo de trabajo para documentos en el proyecto. |
Puede iniciar flujos de trabajo | Otorga a los usuarios el privilegio de iniciar flujos de trabajo personalizados para documentos en el proyecto. |
Configurar plantillas de flujo de trabajo | Otorga a los usuarios el privilegio de configurar plantillas de flujo de trabajo personalizadas para documentos en el proyecto. |