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Procore

Crear y editar colecciones

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regional availability
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Objetivo

Editar las colecciones de un proyecto en la herramienta Administración de documentos a nivel proyecto.

Contexto

A collection is a group of saved filters in the Saved Views panel of the Document Management tool. Collections keep saved searches organized so users can quickly find the document revision needed in their specific context. For example, admins can set up a collection for field users that automatically pulls in only the latest published version of each drawing for a specific location. Newer revisions of these drawings may exist, but field users should only work from approved (published) versions. 

Procore automatically provides two document collections called 'In Review' and 'Published,' and project Admins can create additional collections using filters. Within a Collection, any user can create a saved view that narrows the search results even more.  For example, an electrical engineer may want a saved view that shows only electrical drawings. By placing this saved view in the ‘Published’ collection, the engineer makes it easy to access a dynamic list of all the project’s published electrical drawings.

En este tutorial, aprenderá a configurar una colección de proyectos con atributos específicos (filtros) que limitan los archivos que se muestran allí. 

2024-07-31_Explaining Collections for Admins.png

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta de Gestión Documental del proyecto.
  • Los proyectos pueden tener hasta 10 colecciones personalizadas. 
  • Los nuevos proyectos incluyen automáticamente las siguientes colecciones y vistas guardadas, que no cuentan para el máximo de 10 colecciones personalizadas del proyecto: 
    • Publicado 1  (colección)
      • Todos los documentos publicados 2 (vista guardada) 
      • Planos 3 (vista guardada)
      • Especificaciones 3 (vista guardada)
    • En Revisión 4 (colección)
      • Todos los documentos de revisión 4 (vista guardada)
      • Asignado a mí 4 (vista guardada)
      • Asignado a mi compañía 4 (vista guardada)
        Nota: Esto filtra todos los documentos que tienen al usuario o a un usuario de su compañía listado como Persona asignada pendiente para la revisión de ese documento. 
    • Todos los documentos 4 (vista guardada): se encuentra en la parte inferior del panel Vistas guardadas y enumera todos los documentos del proyecto sin aplicar filtros. No se pueden crear vistas guardadas a partir de él. 

1 Los administradores pueden cambiarle el nombre y cambiar o agregar filtros según sea necesario, pero no pueden eliminarlo ni clonarlo.

2  No se puede eliminar, clonar ni renombrar, y los filtros son los elegidos para la colección 'Publicada'.

3  Los administradores pueden agregar filtros adicionales según sea necesario, pero no pueden eliminar, clonar ni cambiar el nombre.

4 No se pueden eliminar, renombrar ni clonar, y los filtros no se pueden editar de ninguna manera.

Consulte ¿Por qué no puedo editar o eliminar determinadas vistas guardadas en la herramienta Administración de documentos?

  • La primera colección del panel Vistas guardadas determina qué vista guardada se abre automáticamente cuando los usuarios abren la herramienta Administración de documentos. Consulte Reordenar colecciones. 

Pasos

 Nota  

La configuración de la herramienta Gestión documental también se puede gestionar en la herramienta Administrador del proyecto. Consulte Configurar los ajustes de administración de documentos en la herramienta Administrador.

  1. Navegue hasta la herramienta Administración de documentos del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png.  
  3. Haga clic en la pestaña Vistas. 
  4. Elija entre las siguientes tareas:

Crear una colección

  1.  Haga clic en Crear colección.
  2. Rellene los siguientes campos para configurar la colección:
    • Nombre de la colección: Asigne a su colección un nombre que comunique qué tipos de documentos pueden encontrar los usuarios en ella. 
    • Descripción: Esto es visible cuando un usuario hace clic en el icono de información icon-info3.png junto al nombre de la colección en la ruta de navegación situada encima de la lista de documentos. 
    • Pantalla predeterminada: Establezca la vista predeterminada para la colección: todas las revisiones de un documento que se muestran en la lista o solo la última revisión. Cada usuario puede cambiar manualmente su vista en cualquier momento al ver una colección. También es posible ver las revisiones de un documento después de hacer clic en el documento. 
    • Icono: Elija un icono para que aparezca a la izquierda del nombre de la colección en el panel Vistas guardadas. 
    • Seleccionar atributos: Elija una categoría de atributo y luego use el menú desplegable para seleccionar qué atributos (filtros) desea aplicar a la colección.
      Por ejemplo, si desea que la colección solo contenga planos aprobados en la etapa de preconstrucción del proyecto, seleccione los siguientes atributos:
      • Etapa del proyecto > preconstrucción
      • Tipo > DR - Plano
      • Estado > AP - Aprobar

Nota: Si selecciona una categoría de atributo pero no desea elegir un atributo para ella, debe eliminar la categoría de atributo para crear la colección.  

  1. Haga clic en Crear.
    La nueva colección aparece en la página Configuración de vistas y en el panel Vistas guardadas de la pestaña Documentos.  

2024-04-29_Views Settings Page.png

Reordenar colecciones

  1.  Coloque el cursor sobre el icono de agarre icon-reorder-grip.png de la colección que desea mover.
    El puntero se convertirá en un icono de mano. 
  2. Haga clic y arrastre la colección hacia arriba o hacia abajo para reordenarla. Suelta para colocar la colección en su nuevo lugar.
    Nota: La colección en la parte superior de esta lista determina qué vista guardada se carga automáticamente cuando los usuarios abren la herramienta Administración de documentos. En la herramienta, la primera vista guardada en una colección es siempre la que tiene todos los documentos de esa colección, y esta es la vista guardada que se carga automáticamente si esa colección aparece primero en la página de configuración de "Vistas" del administrador. 

2024-07-12_first saved view is where users land.png