Crear una vista guardada en la herramienta Administración de documentos
Objetivo
Crear vistas guardadas en la herramienta Administración de documentos del proyecto.
Contexto
Una vista guardada en la herramienta Administración de documentos es una vista personalizada que se crea para organizar visualmente y acceder fácilmente a los documentos mientras mantiene una única fuente de verdad. Se pueden crear vistas guardadas para tipos de documentos comunes, como planos y modelos, o para documentos específicos a los que desea que los equipos del proyecto puedan hacer referencia fácilmente.
A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas muestran automáticamente documentos relevantes basados en filtros aplicados y permisos de documento. Todos los usuarios con acceso a la herramienta Administración de documentos pueden crear sus propias vistas guardadas para hacer referencia fácilmente a los documentos más importantes para ellos, y los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta pueden crear vistas guardadas para que todos en el proyecto lo utilicen.
Aspectos para tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Para crear una vista guardada personal que solo puede ver, nivel "Estándar" o permisos superiores para la herramienta Administración de documentos del proyecto.
- Para crear una vista guardada para todos los usuarios del proyecto, Permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Administración de documentos del proyecto.
- Información adicional:
- El botón Crear no se mostrará hasta que aplique al menos un filtro a la lista de documentos.
- Una vista guardada personal (con "Yo" seleccionada como nivel de acceso) solo puede ser vista por la persona que la creó.
- Las vistas guardadas del proyecto ("Todos en el nivel de acceso del proyecto) no se pueden cambiar a una vista personal más tarde. Sin embargo, si tiene permiso de "Administrador" para la herramienta, puede cambiar una vista guardada personal a una vista de proyecto más adelante. Consulte Editar una vista guardada en la herramienta Administración de documentos.
Pasos
- Navegue hasta la herramienta Administración de documentos del proyecto.
- Asegúrese de estar en la pestaña Todos los documentos .
Nota: Si los paneles Ver guardados están ocultos, haga clic en el icono Mostrar vistas
guardadas en la parte superior de la tabla. - Utilice el menú Filtros para ajustar qué documentos se muestran en la vista guardada. Consulte Buscar y filtrar documentos.
Nota: Debe seleccionar por lo menos un filtro para crear una nueva vista guardada. - Cuando esté listo para crear la vista guardada,haga clic en Crear .
- Complete la siguiente información:
Los campos con un asterisk configurable son obligatorios.- Nombre*: ingrese un nombre para la vista guardada. Este nombre se mostrará en la lista Vistas guardadas.
- Descripción: ingrese una descripción para la vista guardada.
- Icono: seleccione un icono para mostrar junto al nombre de la vista guardada.
- Ver acceso: seleccione una opción de acceso para la vista guardada.
Nota: Solo los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta Administración de documentos pueden crear vistas para todos los usuarios del proyecto.- Para crear una vista guardada personal que solo puede ver, seleccione Yo.
- Para crear una vista guardada que todos en el proyecto pueden ver, seleccione Todos en el proyecto.
- Haga clic en Guardar.
La nueva vista guardada se agrega a la panel Vistas guardadas. Haga clic en el nombre de la vista guardada en cualquier momento para ver la lista filtrada de documentos.