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Crear una vista guardada en la herramienta Administración de documentos

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disponibilidad regional
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Objetivo

Crear vistas guardadas en la herramienta Administración de documentos del proyecto.

Fondo​

Una vista guardada es un conjunto guardado de filtros de búsqueda para acceder rápidamente a los documentos en la herramienta Administración de documentos. Las vistas guardadas organizan visualmente sus documentos mientras también cumplen con las necesidades de un contexto particular, como la vista guardada "Planos eléctricos publicados" para electricistas que solo desean ver las últimas versiones aprobadas de un tipo de documento específico. A diferencia de las carpetas tradicionales, las vistas guardadas no requieren que los usuarios especifiquen una ubicación de carga; absorban automáticamente revisiones pasadas, presentes y futuras del mismo documento. 

Los administradores pueden crear vistas guardadas para todos los usuarios del proyecto y los usuarios individuales pueden crear vistas guardadas que solo sean visibles para ellos. Cada vista guardada se mantiene dentro de una colección, que es una categoría principal con su propio conjunto de filtros determinados por los administradores del proyecto. 

Dado que las vistas guardadas se crean dentro de las colecciones, los filtros de una colección afectan qué filtros se pueden elegir para cualquier vista guardada dentro de ella. Por ejemplo, al crear una vista guardada "Eléctrico" dentro de la colección "En revisión", la colección ya filtra todos los documentos, excepto aquellos con el estatus IR en revisión , por lo que la vista guardada solo necesita agregar el filtro E-Electric en el menú desplegable de disciplina. Un usuario no puede agregar el estatus DR-Borrador  porque la colección "En revisión" excluye esas.  En otras palabras, las colecciones y las vistas guardadas tienen una relación principal. Las vistas guardadas (niños) adoptar los filtros de su colección (padre).

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Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una vista guardada personal que solo puede ver, nivel "Estándar" o permisos superiores para la herramienta Administración de documentos del proyecto.
    • Para crear una vista guardada para todos los usuarios del proyecto, Permiso de nivel "Administrador" para la herramienta Administración de documentos del proyecto.
  • Información adicional:
    • Todas las vistas guardadas deben estar en una colección. 
    • El botón "Crear" no se mostrará hasta que aplique al menos un nuevo filtro a la lista de documentos.
    • Una vista guardada personal (con "Yo" seleccionada como nivel de acceso) solo puede ser vista por la persona que la creó. 
    • Las vistas guardadas del proyecto ("Todos en el nivel de acceso del proyecto) no se pueden cambiar a una vista personal más tarde. Sin embargo, si tiene permiso de "Administrador" para la herramienta, puede cambiar una vista guardada personal a una vista de proyecto más adelante. Consulte Editar una vista guardada en la herramienta Administración de documentos.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Administración de documentos del proyecto.
  2. Asegúrese de estar en la pestaña Documentos.
  3. En el panel Vistas guardadas, haga clic en una vista guardada que aparezca bajo el nombre de una colección en negrita. Por ejemplo, haga clic en "Todos los documentos publicados" en la colección llamada "Publicados". 
    Nota: Si los paneles Vista guardada están ocultos, haga clic en el icono Mostrar vistas icon-show-saved-views.pngguardadas en la parte superior de la tabla. 
    Propina:  Para decidir qué vista guardada de la colección elegir como punto de partida, tenga en cuenta los filtros que utiliza. Aprende a ver los filtros de una colección usando el icono de información icon-info3.png en este artículo sobre colecciones. 
  4. Utilice el menú Filtros para realizar al menos un cambio en los filtros en la vista guardada actual. Considere estas recomendaciones: 
    • Si solo desea la última revisión de cada documento, haga clic en el botón Última revisión . De lo contrario, elija Todas las revisiones.
      • La "Última revisión" es dependiente del contexto. Los permisos de usuario, los filtros de la colección y la forma en que las revisiones se ordenan de forma inteligente qué revisión se muestra en la vista guardada. 
    • Si desea agregar un filtro que incluya documentos que la colección en sí misma ya se filtre, debe encontrar una colección más adecuada para su vista guardada deseada. 
      • Descubra qué filtros de una colección están haciendo clic en el icono de información icon-info3.png.
  5. Opcional: Configure las columnas en su nueva vista guardada siguiendo los pasos en Configure su vista en la herramienta Administración de documentos. Puede guardar preferencias, como qué columnas están visibles, el orden en que aparecen y si alguna está anclada a la izquierda o a la derecha. 
  6. Cuando esté listo para crear la vista guardada, haga clic en Crear.
    Nota: Si el botón Crear está inactivo, sus filtros están fuera de los parámetros de la colección, o aún no ha seleccionado filtros que son diferentes de la vista guardada en la que está. 
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  7. Complete la siguiente información:
    Los campos con un asterisk configurable son obligatorios. 
    • Nombre*: ingrese un nombre para la vista guardada. Este nombre se mostrará en la lista Vistas guardadas.
    • Descripción: ingrese una descripción para la vista guardada.
    • Ver acceso: seleccione una opción de acceso para la vista guardada.
      Nota: Solo los usuarios con permisos de "Administrador" para la herramienta Administración de documentos pueden crear vistas para todos los usuarios del proyecto. 
      • Para crear una vista guardada personal que solo puede ver, seleccione Yo.
      • Para crear una vista guardada que todos en el proyecto pueden ver, seleccione Todos en el proyecto.
  8. Haga clic en Crear. 
    La nueva vista guardada se agrega a la panel Vistas guardadas. Haga clic en el nombre de la vista guardada en cualquier momento para ver la lista filtrada de documentos.