Vincular archivos de SharePoint a la herramienta de gestión de documentos
En versión beta
Ahora está disponible una integración nativa de SharePoint para la herramienta Gestión de documentos, que permite a los usuarios elegibles vincular y cargar archivos directamente en Procore. Más información sobre esta versión beta abierta y cómo su punto de contacto de Procore puede ayudar a su equipo a habilitarla.
Contexto
Esta integración permite a los empleados elegibles de la compañía del proyecto autenticar de forma segura su cuenta de SharePoint y vincular documentos de proyectos externos de forma nativa a la Gestión de documentos. Los archivos se procesan de forma asíncrona y reflejan los comportamientos de carga manual estándar una vez cargados.
Aspectos para tener en cuenta
-
Permisos requeridos: Debe ser un empleado de la compañía de proyectos con permisos personalizados que otorguen acciones de carga en la herramienta Gestión de documentos.
-
Limitaciones:
-
Máximo de 500 archivos por acción de vinculación.
-
Tamaño del archivo máximo de 1 GB por archivo.
-
Los archivos vacíos (0 bytes) están bloqueados y se activará un mensaje de error.
-
-
Información Adicional:
-
Esta es una transferencia de archivos de una sola vez. No se admite la sincronización manual o automática continua de archivos vinculados previamente.
-
No se admite la selección o importación de una carpeta completa de SharePoint a la vez; Se requiere la selección individual del archivo.
-
Actualmente, esta característica no se admite en dispositivos móviles y está restringida a los empleados de la empresa del proyecto (los colaboradores o proveedores externos no pueden vincular actualmente sitios de SharePoint).
-
Pasos
Configuración administrativa por primera vez
Antes de que los miembros del equipo del proyecto puedan vincular archivos desde SharePoint, un administrador de Microsoft 365/SharePoint debe completar un flujo de autorización único.
Otorgar el consentimiento del administrador de inquilinos de Microsoft: el administrador de Microsoft 365 de la compañía debe otorgar el consentimiento necesario para el registro de la aplicación de integración de Procore durante la conexión inicial.
Nota: El administrador de TI/SharePoint que realiza estos pasos suele ser una persona diferente a la de los cargadores diarios de proyectos.
Autenticar y conectarse a su sitio de SharePoint
Una vez que se completa el consentimiento del administrador, los empleados del proyecto pueden iniciar sesión, acceder y examinar archivos de SharePoint directamente desde la herramienta Gestión de documentos.
-
Navegue hasta la herramienta Administración de documentos del proyecto.
-
Navegue hasta la pestaña Documentos o la pestaña Cargas.
-
Haga clic en el botón Agregar en la esquina superior derecha y seleccione Vincular desde SharePoint.
-
En el modal Vínculo desde SharePoint, escriba el prefijo de subdominio de SharePoint de su compañía en el campo de texto Sitio de SharePoint. Por ejemplo,
https://[your-subdomain].sharepoint.com. -
Haga clic en Iniciar sesión en SharePoint.
-
Proporcione sus credenciales de Microsoft 365 cuando se le solicite.
Nota:-
Si recibe un error aquí, compruebe con el administrador de TI que se completaron los pasos de consentimiento del administrador de inquilinos por primera vez.
-
Si puede iniciar sesión correctamente, pero se produce un error en la sincronización/importación, verifique con el administrador de TI que los pasos de autorización de la aplicación se hayan completado por completo.
-
Seleccionar y vincular archivos
Después de una autenticación rápida y única, puede navegar y acceder sin problemas a sus directorios de archivos sin salir de Gestión de documentos.
-
Navegue a través de los directorios y bibliotecas de sitio de SharePoint accesibles directamente dentro del modal de exploración de archivos.
-
Seleccione los archivos específicos que desea transferir.
Nota:-
No se admite seleccionar o importar una carpeta completa de SharePoint a la vez. Se requiere la selección individual del archivo.
-
Puede seleccionar hasta 500 archivos por acción, con un límite de tamaño máximo de 1 GB por archivo. Los archivos vacíos (0 bytes) están bloqueados y se activará un mensaje de error.
-
-
Haga clic en Vincular ítems.
Nota:
Todos los archivos vinculados comenzarán a procesarse de forma asíncrona y aparecerán en breve en la pestaña Todas las cargas de documentos. Una vez que aparecen, requieren exactamente los mismos pasos de revisión de metadatos, configuración de atributos y procesamiento que las cargas manuales estándar antes del envío final.