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Procore

Crear un grupo de permisos para la herramienta de administración de documentos

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regional availability
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Objetivo

Cómo crear un grupo de permisos para la herramienta Administración de documentos.

Contexto

Instead of needing to manually set permissions for a folder or document, the Document Management tool uses a combination of different permissions and settings to streamline access to documents and determine who can take certain actions in the tool. Users can have either 'Standard' or 'Admin' permissions for the Document Management tool itself, but will need to be added to permission groups in order to view specific types of documents and upload or submit files. 

 Important
Company level Administrators will not automatically have access to items in the Document Management tool. Admins need to belong to the correct permission group to access, upload, and submit files in the Document Management tool. 

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Administración de documentos del proyecto.
  • Información adicional:
    • Si se agrega un usuario a más de un grupo de permiso, se respetan los permisos de nivel más alto. Por ejemplo, si un usuario existe en un grupo de permiso que tiene el habilidad a "Cargar nuevos archivos", pero se agrega a un grupo diferente sin permiso para cargar, aún puede cargar archivos en la herramienta.

Vídeo

 

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Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Administración de documentos del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png.  
  3. En la pestaña Permisos , haga clic en Crear grupo.
  4. Ingrese un nombre en el campo Nombre de grupo .pdm-create-perm-group.png
  5. Siga los pasos restantes a continuación para configurar el grupo de permisos:

Agregar personas y compañías

  1. Haga clic en la pestaña Personas .
  2. Haga clic en Agregar personas y compañías.
  3. Marque la casilla de verificación junto a cada usuario y compañía que desee agregar al grupo. Si desea agregar todos los usuarios del proyecto, marque la casilla de verificación en la parte superior de la lista.
  4. Haga clic en Agregar para confirmar.
  5. Opcional: Si necesita editar los usuarios o compañías, haga clic en Editar personas.

Otorgar carga y Permisos de documentos

  1. Haga clic en la pestaña Permisos .
  2. En la sección "Permisos de carga", marque o desmarque la casilla de verificación para determinar si este grupo debe tener permiso para cargar y enviar archivos a la herramienta:
    upload-submit-permissions.png
    • Cargar nuevos archivos: permite a los usuarios cargar archivos en la herramienta y completar información. Consulte Upload Document s y Complete Información para documentos
      . Nota: Si la permiso "Cargar nuevos archivos" está deshabilitada, la permiso "Enviar nuevos archivos" está desactivada automáticamente. 
    • Enviar nuevos archivos: permite a los usuarios enviar documentos completados al proyecto. Consulte Senviar Documentos. 
  3. En la sección "Permisos de documento", haga clic en Conceder permisos.

    2025-08-01-doc-management-tool-grant-permissions.png
  4. En "Seleccionar tipo de permiso", elija uno de los siguientes tipos de permisos:
    Nota: La acciones disponible para estos tipos de permisos se puede personalizar en la sección "Configuración del documento" de la página Configurar ajustes. Consulte Configurar ajustes: Administración de documentos.
    • Administrador
    • Propietario
    • Espectador
  5. En "Seleccionar documentos", elija si este grupo debe tener acceso a todos los documentos o solo ciertos documentos:
    Nota: El nivel de acceso dependerá del nivel de permiso seleccionado anteriormente ("Administrador", "Propietario" o "Visualizador").
    • Haga clic en Todos los documentos para permitir que los usuarios de este grupo accedan a todos los documentos del proyecto.
      O
    • Haga clic en Solo documentos con atributos seleccionados para permitirles el acceso solo a documentos con valores de atributo (campo) específicos.
      1. Haga clic en el botón Agregar conjunto de atributos. 
      2. Haga clic en Seleccionar atributos para elegir un atributo (campo) que sea relevante para controlar el acceso de este grupo.  
        Nota: Puede seleccionar un campo personalizado (atributo) si es uno de los siguientes tipos de campo: compañía, ubicación o selección única (desplegable). 
      3. Haga clic en el menú "incluye cualquiera de" para seleccionar uno o más valores para el atributo seleccionado anteriormente.
        Nota: Si alguno de los valores seleccionados se aplica a un documento, el documento se mostrará en la herramienta Administración de documentos de cada miembro del grupo. Un documento no necesita todos los valores seleccionados para estar disponible para un miembro del grupo. 
      4. Si desea agregar conjuntos de atributos adicionales, repita estos pasos.
  6. Para guardar los permisos seleccionados, haga clic en Enviar.
  7. Cuando esté listo para guardar el nuevo grupo de permisos, haga clic en Crear.