Completar facturas de propietario con DocuSign®
Objetivo
Completar el proceso de firma electrónica para una factura de propietario en un contrato primario utilizando la integración de Procore + DocuSign® .
Fondo
Una vez que su equipo cree una factura de propietario, los usuarios de Procore con una DocuSign cuenta® pueden preparar un sobre de DocuSign® para que la factura se envíe a los destinatarios apropiados para solicitar una firma.
Si es el destinatario de una solicitud de firma, no necesita una cuenta de DocuSign®. Sin embargo, si tiene una cuenta de DocuSign® y la dirección de correo electrónico coincide con el correo electrónico que usa en Procore, se guardará una copia de cualquier documento que firme en su cuenta de DocuSign®. Una vez recopiladas todas las firmas necesarias en DocuSign®, Procore cambia el estado del contrato a "Aprobado".
Aspectos a tener en cuenta
- Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos primarios del proyecto.
- Información adicional:
- Una vez que inicie sesión en su DocuSign® cuenta de Procore, NO deberá volver a iniciar sesión hasta que el token de inicio de sesión expira. Una vez expirado, aparecerá el banner "Autenticación requerida" en Procore. Para obtener más información, consulte ¿Qué significan los diferentes banners de DocuSign® en Procore?
- Para completar los pasos a continuación, la factura debe estar en Aprobado, Aprobado como se anotó o estatus Pendiente de Aprobación del propietario.
Requisitos previos
- Habilitar la integración de DocuSign® en la cuenta de Procore de su compañía
- Habilite la integración de DocuSign® en un proyecto
- Para solicitar firmas utilizando la integración de Procore + DocuSign®, debe tener una DocuSign activa® cuenta. NO necesita un DocuSign® cuenta para firmar un documento. Para obtener más detalles, consulte:
- Crear facturas de propietario
Pasos
Abrir la factura del propietario
Hay dos formas de abrir una factura de propietario:
Desde la herramienta Contratos primarios
- Navegue hasta la herramienta Contratos primarios del proyecto.
- Busque el contrato primario asociado con la factura del propietario. Luego haga clic en su enlace Número .
- Haga clic en la pestaña Facturas.
- En la tabla Facturas (Solicitudes de pago), haga clic en el enlace Número de factura .
- En la factura, haga clic en el botón Editar .
- En la pestaña Resumen , haga clic en el botón Actualizar y configurar DocuSign .
Desde la herramienta Facturación
Si tiene permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos primarios, también puede utilizar la herramienta Facturación del proyecto para enviar facturas a DocuSign® de forma masiva.
- Navegue hasta la herramienta Facturación del proyecto.
- Haga clic en la pestaña Propietario.
- Busque la factura en la tabla. Entonces
- , haga clic en el enlace Número de factura .
- En la factura, haga clic en el botón Editar .
- En la pestaña Resumen , haga clic en el botón Actualizar y configurar DocuSign .
Procore inicia la aplicación DocuSign®. Si aún no ha iniciado sesión en DocuSign®, se le pedirá que ingrese sus credenciales de inicio de sesión.
Inicie sesión en DocuSign®
Prepare el sobre DocuSign®
Una vez que haya iniciado sesión en la DocuSign®, aparecerá la página "Cargar un documento y Agregar destinatario del sobre". Complete estos pasos:
- Agregar documentos al sobre
- Agregar destinatarios al sobre
- Agregar un mensaje a todos los destinatarios
- Agregue los campos de firma y envíe el sobre
Agregar documentos al sobre
La siguiente información de Procore completa automáticamente el sobre de DocuSign®:
- Una copia en PDF de la factura se agrega automáticamente a la sección "Agregar documentos al sobre".
Tiene la opción de agregar otros documentos de la siguiente manera:
- Opcional: Si desea agregar documentos adicionales al sobre, elija una de las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre":
Nota
Las opciones disponibles en la sección "Agregar documentos al sobre" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para aprender a usar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.-
Cargar
-
Usar una plantilla
-
Obtenerlo de la nube
-
Agregar destinatarios al sobre
Para agregar destinatarios al sobre:
- En "Agregar destinatarios al sobre", mantenga los bloques de destinatarios predeterminados, sus nombres y sus direcciones de correo electrónico. Para las facturas del propietario, normalmente agregará dos (2) destinatarios de la siguiente manera:
- Destinatario 1. En el cuadro Nombre , escriba el nombre de la persona de su compañía responsable de firmar las solicitudes de pago. Si existe un usuario coincidente en el Directorio de proyectos de Procore, el nombre de ese usuario aparece como una selección en la lista desplegable y la integración de Procore + DocuSign® completa la dirección de correo electrónico en el archivo. Si la persona NO está en el Directorio del proyecto, puede escribir la dirección de correo electrónico aquí.
- Destinatario 2. En el cuadro Nombre , escriba el nombre del arquitecto responsable de certificando la solicitud de pago con firma. Por lo general, este es el arquitecto o ingeniero en el proyecto.Si existe un usuario coincidente en el Directorio de proyectos de Procore, el nombre de ese usuario aparece como una selección en la lista desplegable y la integración de Procore + DocuSign® completa la dirección de correo electrónico en el archivo. Si la persona NO está en el Directorio del proyecto, puede escribir la dirección de correo electrónico aquí.
Recomendación
¿Quiere agregar, cambiar o eliminar destinatarios DocuSign®? Las opciones de la sección "Agregar destinatarios al sobre" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Si cambia la información del destinatario en DocuSign®, tenga en cuenta que cualquier cambio realizado en DocuSign® NO se actualice en Procore y puede llevar a resultados no deseados. Para garantizar que la integración funcione como esté diseñada, Procore recomienda mantener los campos de destinatario que puedan haber sido agregados a DocuSign® por Procore. Para aprender a usar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com.
Agregar un mensaje a todos los destinatarios
- En la sección "Mensaje a todos los destinatarios", haga lo siguiente:
- Asunto de correo electrónico
Ingrese una línea de asunto para el mensaje de correo electrónico saliente. - Mensaje de correo electrónico
Ingrese la copia del cuerpo del mensaje de correo electrónico saliente.
- Asunto de correo electrónico
- Haga clic en Siguiente.
Agregue los campos de firma y envíe el sobre
El siguiente paso es obtener una vista previa de los campos de firma en el PDF. Los campos de firma corresponden a los roles en Procore. Por ejemplo, el contratista y arquitecto que son partes del contrato con la factura.Estos campos se agregan automáticamente al® sobre DocuSign por la integración de Procore + DocuSign®.
- Busque el campo de firma "Contratista" en la factura.
- En Campos estándar, use una operación de arrastrar y soltar para mover el campo Firma al línea de firma en el contrato. En el panel derecho debajo de Firma, asegúrese de que el Destinatario apropiado esté seleccionado como se muestra a continuación.
- Repita el paso anterior para agregar el campo de firma para el "Archictect/Ingeniero" en el proyecto.
- Opcional: Agregue cualquier "Campo estándar" adicional al formulario PDF como desee.
Nota
Las opciones del área "Campos estándar" se desarrollan y mantienen por DocuSign®. Para aprender a usar DocuSign®, Procore recomienda revisar el contenido en support.docusign.com. - Opcional: Para obtener una vista previa del sobre como destinatario, haga clic en Vista previa. El clic en el icono de cerrar (x) en la esquina superior derecha para cerrar la vista previa.
- Cuando esté listo para enviar el sobre para su firma, haga clic en Enviar.
DocuSign® envía el sobre a los destinatarios especificados. Los destinatarios pueden continuar con el siguiente paso. Una vez que se recopilan todas las firmas y se aplican al documento en DocuSign®, deberá cambiar manualmente el estatus de la factura a "Aprobado" en Procore.