Mejores prácticas: paquetes de submittals: distribución y revisión
Nota:
Esta página describe las mejores prácticas recomendadas para usar paquetes de submittal. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.Introducción
En este artículo del paquete de submittals final, hablaremos sobre cerrar un submittal, emitirlo nuevamente al creador, crear revisiones y otra información útil.
Distribución de paquetes
Una vez que los flujos de trabajo de submittal se hayan completado, el Administrador de submittals generalmente envía ítems individuales al Contratista responsable/Remitente. Dado que cada ítem de submittal tiene su propio flujo de trabajo y aprobaciones, todos los ítems de submittal se distribuyen a través de correos electrónicos separados como se describe en Distribuir un submittal.
Revisión del paquete
Como distribución, no hay revisiones a nivel paquete ya que los ítems de submittal se aprueban individualmente a través de flujos de trabajo separados. Referencia a las mejores prácticas: paquetes de submittal - Introducción, esto evita que necesite elegir entre las dos opciones identificadas en el paquete "Industria". Solo los ítems que deben enviarse se procesan, lo que acelera el tiempo general para las aprobaciones. Las revisiones de ítems en un paquete se pueden administrar de varias formas, pero aquí son los dos más comunes:
Opción 1: vuelva a enviar ítems dentro del mismo paquete
Cuando se crea una revisión en un ítem de submittal, todos los datos anteriores se trasladan automáticamente, incluido el paquete. Esto asume que desea que todas las revisiones de submittal estén incluidas dentro del mismo paquete. Esta opción es el método más recomendado, ya que mantiene todo lo agrupado para referencias más rápidas, especialmente cuando se combinan con el filtro "Revisión actual".
Filtro "Revisión actual"
Una vez aplicado en la vista Paquetes, este filtro permanecerá en lugar para su cuenta usuario en un proyecto hasta que lo elimine. Este filtro es especialmente útil para los equipos de campo porque solo muestra la versión más actual de cualquier submittal, independientemente del estatus del submittal (similar al "juego actual" en los planos). A continuación se muestran capturas de pantalla del filtro:
Filtrar apagado:
Filtrar en:
Nota:
Este filtro es una de las principales razones por las que recomendamos crear la revisión inmediatamente después de que se distribuya el ítem rechazado original. Al hacerlo, crea una nueva partida de inmediato que indica claramente que el ítem está esperando el envío. Esto hace que sea mucho menos probable que un miembro de campo haga clic y cree a partir de un ítem no aprobado.Opción 2: vuelva a enviar ítems rechazados en un nuevo paquete
Con esta opción, agrega un submittal revisado a un paquete recién creado. Esto puede ser útil cuando el equipo de diseño de su proyecto requiere controles y numeración de paquetes muy estrictos. Sin embargo, la socría es que tendrá varios paquetes para buscar al intentar encontrar un ítem específico.
Para evitar que los ítems se olviden, le recomendamos crear revisiones inmediatamente después de que se distribuya el ítem rechazado original, especialmente si está utilizando el rol de "Remitente" (consulte Crear una revisión de submittal). Las fechas de vencimiento asignadas durante este proceso y las notificaciones vencidas ayudarán a garantizar que no se pierda nada.
Conclusión
Esperamos que estos artículos adúrense al propósito y beneficios de la funcionalidad del paquete de submittals de Procore. Mientras se da cuenta de que esta funcionalidad puede no ser la mejor opción para cada proyecto o equipo, considere estos pensamientos de cierre a medida que piensa sobre cómo organizar los submittals en su próximo proyecto.
- Los paquetes de submittal se pueden utilizar como simplemente una herramienta organizativa sin enviar notificaciones de flujo de trabajo desde los paquetes. Piense en él como otra forma de ver y agrupar ítems de submittal.
- Si aún no está seguro de cómo puede utilizar paquetes de submittals, le recomendamos que les brinde una oportunidad de usar ítems amplios. Esta opción puede mirar más cerca de cómo ha procesado los ítems antes. Si decide que no es para usted, no tendrá un ton de ítems de submittal para administrar.
- Si bien el uso de paquetes de submittals puede no ser la opción correcta para su proyecto actualmente, la funcionalidad continuará evolucionando a lo largo del tiempo y puede trabajar para usted mejor más tarde o para otro proyecto. Para mantenerse informado sobre las nuevas versiones, le recomendamos que se registre en nuestro seminario web de nueva versión.