Mejores prácticas: configuraciones de submittals del proyecto

Nota:

Esta página describe las mejores prácticas recomendadas para configurar las configuraciones de submittal. Haga clic aquí para ver tutoriales, videos y más sobre la herramienta Submittals del proyecto.

Introducción

Para aprovechar al máximo la herramienta Submittals, querrá asegurarse de que tenga todas las configuraciones a nivel proyecto antes de crear submittals. Este artículo pasará por la mejores prácticas para las configuraciones más notables. ¿Estás listo?

¿Por qué debo hacerlo ahora?

Habilitar ciertas configuraciones proporciona funcionalidad adicional para ayudar a garantizar que sus submittals sean procesados de manera tan eficiente como sea posible.

Recomendación

Si desea establecer estas configuraciones como predeterminadas para todos los proyectos nuevos, la mayoría de estas configuraciones se transferirán en una plantilla de proyecto. Consulte ¿Qué es una plantilla de proyecto? y ¿Qué se copia en un nuevo proyecto al aplicar una plantilla de proyecto?

Número de submittals por sección de especificaciones

Esta configuración habilita una opción para prefijo el número de submittal y la revisión con la sección de especificaciones vinculada. Por ejemplo, si se identifica una sección de especificaciones N° 03 30 00 en el campo Sección de especificaciones de un submittal, luego el número de submittal (como el N° 007) y el número de revisión (como el N° 01) se formateará como N° 03 30 00 007.01 cuando la configuración esté habilitada. Si la configuración no está habilitada, el número de submittal y el número de revisión se formateará como N° 007.01.

Además, los submittals en cada sección de especificaciones se numerarán secuencialmente e independientemente de los submittals en otra sección de especificaciones cuando esta configuración esté habilitada. Por ejemplo:

Sección de especificaciones: 03 30 00
- N° 03 30 00-001: Diseño de mezcla de concreto
- N° 03 30 00-002: Datos del producto
- N° 03 30 00-003: Diseño de unión de expansión
Sección de especificaciones: 07 45 00
- N° 07 45 00-001: Datos del producto
- N° 07 45 00-002: Muestras

Consideraciones

Una vez que esta configuración está habilitada y se crean submittals, no recomendamos deshabilitar la configuración. Si lo hace, probablemente provocará números de submittal duplicados.

Fechas de vencimiento dinámicas

Las fechas de vencimiento dinámicas son una configuración opcional pero recomendada que define las duraciones del paso del flujo de trabajo en lugar de las fechas de vencimiento fijas. Esto asegura que cada paso y rol de flujo de trabajo tenga su marco de tiempo contractualmente obligado a revisar y responder a cada ítem de submittal. A medida que se completan los pasos del flujo de trabajo, la fecha de vencimiento del siguiente paso se ajusta automáticamente (si el paso anterior fue tarde) o hacia atrás (si el paso anterior fue temprano) para cumplir siempre con las duraciones definidas. Las reglas vencidas aún se aplican si los pasos del flujo de trabajo no responden en su fecha de vencimiento. Consulte ¿Qué son las fechas de vencimiento del aprobador dinámico?

Consideraciones

Recomendamos habilitar la configuración de "Fechas de vencimiento del aprobador dinámico" antes de crear y utilizar plantillas de flujo de trabajo de submittal.
Las fechas de vencimiento del flujo de trabajo de los submittals cumplen con la configuración de días laborables del proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
Los recordatorios por correo electrónico de submittal vencidos no se enviarán una vez que el submittal haya vencido 45 días.

Cálculos de programa de submittal

Los cálculos de programación de submittal son una función opcional pero muy recomendada que muestra fechas de hitos relevantes para una ítem de submittal. Estos campos constan de lo siguiente:

Fecha requerida en el sitio: Un campo de entrada de usuario para la fecha en que se instalará o utilizará el submittal en el sitio.
Tiempo de entrega: Un campo de entrada de usuario para la cantidad de días naturales que el submittal requiere para procesar, fabricación y envío.
Tiempo de revisión del equipo de diseño: Un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos externos revisen y aprueben el submittal.
Tiempo de revisión interna: Un campo de entrada de usuario para los días calendario asignados para que los equipos internos revisen el submittal.
Fecha de devolución planificada: Un campo generado por el sistema para mostrar la fecha de hito de cuando requiere un submittal aprobado de sus revisores externos para cumplir con el hito de fecha obligatorio en el sitio, también conocido comúnmente como la "fecha de muerto".
- El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio: Hora de entrega
Fecha de finalización prevista de revisión interna: Un campo generado por el sistema para mostrar la fecha de hito de cuando requiere un submittal revisado de sus revisores internos para cumplir con el hito de fecha obligatorio en el sitio.
- El cálculo utilizado para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Hora de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño
Fecha de presentación prevista: Un campo generado por el sistema para mostrar la fecha de hito de cuando requiere que se envíe un submittal desde su rol de remitente para cumplir con el hito de fecha requerido en el sitio.
- El cálculo que se utiliza para determinar esto es: Fecha requerida en el sitio - Hora de entrega - Tiempo de revisión del equipo de diseño - Tiempo de revisión interna

Estos campos admiten la habilidad para calcular las fechas de vencimiento planificadas para cada miembro del proceso de flujo de trabajo según las fechas específicas requeridas en el sitio, los tiempos de entrega y los tiempos de revisión asignados. Esta configuración facilita el reporte sobre el progreso de un submittal para determinar si está en marcha.

Cuando la opción "Cálculos de programa de submittal" está activada:

Primero ingrese una fecha en el campo Fecha requerida en el sitio .
A continuación, ingrese los días en el campo Tiempo de entrega . Por ejemplo, si ingresa 10 días, el sistema agregará automáticamente la Fecha de devolución planificada restando el tiempo de entrega de 10 días de la fecha requerida en el sitio.
Lo mismo es cierto para las fechas ingresadas en el campo Tiempo de revisión del equipo de diseño . Por ejemplo, si ingresa 7 días, el sistema resta 7 días de la Fecha de devolución planificada para calcular la entrada automática para la Fecha de finalización de la revisión interna prevista.
Finalmente, ingrese los días en el campo Tiempo de revisión interna . Por ejemplo, si ingresa 5 días, el sistema restará 5 días de la fecha de hora de revisión interna para calcular automáticamente la fecha de presentación prevista por fecha.

Consideraciones

Estos campos son exclusivamente para referencia. No afectan ni se sincronizan con otros campos, incluidas las fechas de vencimiento del flujo de trabajo.
Para evitar confusión y eliminar datos duplicados, considere ocultar el campo estándar de fecha "Enviar por" en el conjunto de campos configurables de la herramienta Submittal. Consulte ¿Qué campos de la herramienta Submittals se pueden configurar como obligatorios, opcionales u ocultos?
Estos cálculos asumen un escenario perfecto sin revisiones de submittals. Asegúrese de considerar la cantidad de revisiones potenciales al determinar las fechas de vencimiento reales del flujo de trabajo.

¿Por qué debo habilitar los cálculos de programación de submittal?

Mostrar esta información le permite agregar y hacer referencia a estas fechas importantes al crear su flujo de trabajo para asegurarse de que su submittal sea aprobado por la fecha requerida en el sitio. Consulte Habilitar cálculos de programa de submittal y configurar cálculos de programa de submittal.

Habilitar Flujos de trabajo de rechazo

Esta configuración es muy recomendada. Cuando está habilitada, las respuestas de submittal de "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" desde un aprobador flujo de trabajo enrutan automáticamente a la persona responsable del submittal para determinar el siguiente paso.

El Administrador de Submittals será notificado por correo electrónico de que ahora es la persona responsable debido a una respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar". Cuando la persona responsable se enruta al administrador de submittal, puede elegir:
- Cierre el submittal y cree una revisión si lo desea.
- Regrese la persona responsable al paso anterior en la flujo de trabajo.
- Reanude el flujo de trabajo.
  - Cuando se reanuda un flujo de trabajo, se recogerá donde queda. Por ejemplo:
    - Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" se ingresó en un paso sin otros aprobadores, el flujo de trabajo se mueve al siguiente paso. Si no hay un siguiente paso, el flujo de trabajo se completa.
    - Si la respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" se ingresó en un paso con más aprobadores requeridos que aún no hayan respondido, el flujo de trabajo reanudará al mismo paso para que los otros aprobadores requeridos puedan responder.

Consideraciones

Esta función también se aplica a cualquier respuesta personalizada asignada a los tipos de respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar".
Cuando el Administrador de submittal elige volver a establecer la persona responsable en un paso de flujo de trabajo anterior, no se elimina la información del paso (Archivos adjuntos, Respuesta, Comentarios enviados/Fechas de devolución). Estos ítems se pueden editar, pero la información original no se almacena dentro del submittal. La acciones de edición se registrará en el historial de cambios, pero no se pueden reportar en las herramientas de reportes. Si mantener los datos históricos es importante para usted, le recomendamos cerrar y distribuir el submittal y crear una nueva revisión en lugar de devolver la persona responsable a un paso anterior.

¿Por qué debo habilitar la Flujo de trabajo Rechazar?

Esta configuración rechaza los flujos de trabajo y elimina revisiones innecesarias. Para las interacciones entre la Remitente y el aprobador, se proporciona una oportunidad para que el Administrador de submittal aborde un envío incorrecto de la Remitente antes de que pueda avanzar hasta el siguiente aprobador.

Para los flujos de trabajo con varios pasos de aprobador, elimina la necesidad de insertar un paso adicional dedicado al Administrador de submittal entre los pasos del Aprobador para asegurarse de que una respuesta "Rechazar" o "Revisar y volver a enviar" no avanza al siguiente paso.

Correos electrónicos de submittals

Esta configuración regulan qué roles de submittal se copiarán en las notificaciones por correo electrónico resultantes de una acción de submittal específica. Estas notificaciones se pueden configurar según sea necesario para cambiar el número de notificaciones que se envían. Consulte ¿Cuándo envía la herramienta Submittals notificaciones por correo electrónico a los usuarios de Procore?

Importante

Esta configuración no controla ningún correo electrónico de "Acción requerida" enviado a los usuarios responsables.

Definir roles de remitente, aprobador y revisor

Estos roles identifican la acciones específica requerida de la persona asignada en un ítem de submittal. Los roles y sus acciones específicos incluyen:

Remitente: Como opcional pero recomendado primer paso en el flujo de trabajo, el rol del remitente es responsable de enviar la documentación solicitada. Se pueden agregar varios usuarios al rol de "Remitente", pero solo puede haber un paso de remitente en un flujo de trabajo.
Aprobador: Estos usuarios son responsables de responder a la ítem de submittal. Las opciones de respuesta se pueden configurar dentro de las configuraciones de la herramienta Submittals del proyecto. Consulte Administrar respuestas de submittal personalizadas.
Revisor: Este rol se utiliza comúnmente para proporcionar la flexibilidad del rol de aprobador para enviar un ítem para su revisión a otro usuario que no se haya agregado previamente al mismo paso de flujo de trabajo. Un aprobador solo puede hacerlo cuando el ítem esté bajo responsabilidad. Una vez que el ítem lo reenvía, el revisor puede tomar una respuesta similar acciones como aprobador. La persona responsable vuelve a la persona responsable para su respuesta final. Consulte Reenviar un submittal para revisión.

Nota:

Para crear flujos de trabajo de submittal de manera efectiva, asegúrese de que los remitentes, aprobadores y revisores se hayan agregado al directorio del proyecto. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio del proyecto.

Consulte Submittals - Diagramas de flujo de trabajo para obtener una imagen de cómo estos roles funcionan juntos en el ciclo de vida de un submittal.

Respuestas a submittals

Esta configuración le permite personalizar las respuestas que los revisores y aprobadores pueden utilizar. Por ejemplo, puede agregar "Revisado" como respuesta preferida de su proyecto en lugar de "Aprobado". Los administradores de submittal pueden crear hasta 12 respuestas personalizadas para cada respuesta predeterminada, excepto "Pendiente" y "Enviado", que cada uno permite una respuesta personalizada. Las respuestas personalizadas no se pueden eliminar si se están utilizando en un submittal. Se pueden editar, pero tenga en cuenta que la respuesta editada reemplazará la respuesta anterior en todos los lugares en que se utilizó la respuesta anterior. Consulte Administrar respuestas de submittal personalizadas.

Plantillas de flujo de trabajo

Durante el transcurso de un proyecto, los equipos reutilizan constantemente el mismo flujo de trabajo en varios Submittals. Los equipos deben poder definir estos flujos de trabajo como plantillas y aplicarlos cuando sea necesario, en lugar de tener que volver a crear el mismo flujo de trabajo para varios submittals manualmente. Si un ingeniero de proyectos va a crear el mismo flujo de trabajo en 10 ítems diferentes, que es mucho tiempo adicional que se gasta en realizar un acción repetitivo. Con esta función, las plantillas se pueden crear y reutilizar según sea necesario.

Consideraciones

Dado que los pasos del flujo de trabajo de submittal están asignados a usuarios específicos, y no se puede "no asignar", es probable que cree nuevas plantillas a medida que compra alcances de trabajo.
Si prefiere evitar crear varias plantillas de flujo de trabajo para cada enrutamiento único, puede crear plantillas de flujo de trabajo parciales que contengan solo roles de flujo de trabajo principales. Una vez que se aplican las plantillas de flujo de trabajo, se pueden agregar los pasos restantes y se pueden modificar los existentes. Por lo general, sugerimos crear plantillas de flujo de trabajo sin rol de remitente, por lo que no es necesario crear una plantilla para cada contratista responsable. Esto funciona especialmente bien si todos los flujos de trabajo de submittal son los mismos.
Una vez que se completa el flujo de trabajo de un submittal, la persona responsable vuelve automáticamente al Administrador de submittal. Sin embargo, no se asocia ninguna fecha de vencimiento con esta persona responsable y no se envían notificaciones vencidas. Si prefiere asegurarse de que el Administrador de submittal distribuya el submittal de acuerdo con una fecha de vencimiento, agregue a ese usuario como paso final al flujo de trabajo.

¿Por qué debo crear plantillas de flujo de trabajo?

La creación de plantillas de flujo de trabajo le ahorra tiempo y garantiza que los equipos requeridos revisen los ítems de submittal en el orden adecuado. Consulte Administrar plantillas de flujo de trabajo de submittal.

Siguientes pasos

Ahora que las configuraciones de submittal de su proyecto están en su lugar, puede comenzar a crear submittals. Los métodos más rápidos para crear un registro de submittals utilizan el Creador de submittal de Procore o Las importaciones de submittals. Consulte Mejores prácticas: Creador de submittal y mejores prácticas: Importaciones de submittal para obtener más información y recomendaciones para usar estos métodos.