Crear un submittal

Agregar información general

1. Complete el ingreso de datos en la pestaña General de la siguiente manera:

   • Titulo El nombre descriptivo que mejor resume la información del submittal. 

   • Sección de especificaciones. Denota la sección correspondiente del libro de especificaciones del proyecto (también conocido como libro de especificaciones). Consulte ¿De dónde provienen las selecciones en la lista desplegable "Secciones de especificaciones" en la herramienta Submittals?

   • Número y revisión. El número de submittal y su número de revisión. Consulte ¿Cómo se muestran los submittals en Procore?

   • Paquete de submittals. El paquete de submittals que contiene el submittal. En Procore, agregar submittals a un paquete es opcional. La decisión de agregar submittals a un paquete de submittals se basa en los requisitos de su proyecto, que son determinados por su compañía o el equipo de gestión del proyecto. Para obtener instrucciones, consulte Crear un paquete de submittals.

   • Estatus. El estatus actual del submittal. Solo un usuario con permiso de nivel de "Administrador" para la herramienta Submittals puede cambiar el estatus de un submittal. Consulte ¿Cuáles son los estatus de submittal predeterminados en Procore? y ¿Qué es un submittal "Borrador"?

   • Contratista responsable. El nombre de la compañía del contratista/subcontratista responsable de completar el trabajo especificado en el submittal. 

   • Recibido de. El contacto del contratista responsable que proporcionó la información de submittal al equipo del proyecto. 

   • Presentar antes del. Seleccione la fecha en la que un contratista/subcontratista debe presentar toda la documentación relevante (es decir, documentos, planes, manuales, planos, etc.) para enviarla al equipo de diseño del proyecto para su revisión.

   • Fecha de asunto. La fecha en que el contratista/subcontratista envió los ítems del submittal (es decir, documentos, planes, etc.) a su equipo de proyecto para el proceso de revisión. 

   • Fecha de recepción. La fecha en que se recibió la información de presentación del contratista/subcontratista responsable de la ejecución de los trabajos relacionados con el submittal.

   • Fecha final de vencimiento. La fecha final de vencimiento en la que todos los aprobadores del flujo de trabajo del submittal deben presentar una respuesta.

     Notas: Cuando llega la "Fecha de vencimiento final", el sistema envía una notificación automática por correo electrónico para notificar a los usuarios que el submittal está vencido. Si su sistema está configurado para usar la aprobación secuencial, la notificación se envía al Administrador de submittal y a la Persona responsable en el flujo de trabajo de aprobación. Si su sistema está configurado para usar una aprobación paralela, la notificación se enviará al Administrador de submittal y a los miembros del flujo de trabajo de aprobación).

   • Tiempo de entrega. El número previsto de días naturales que se necesitarán para que lleguen los materiales/servicios para el submittal.

   • Fecha requerida en el sitio. La fecha para la cual los materiales relacionados con el trabajo detallado en el submittal deben entregarse y estar disponibles en el sitio de construcción.

   • Código de costo.El código de costo del submittal. Los códigos de costo se administran en el segmento "Código de costo" en la Estructura de desglose del trabajo de Procore.

   • Administrador de submittal. El nombre del administrador de submittal. Esta es la persona responsable de supervisar el submittal durante el ciclo de vida en Procore. Cada submittal puede tener un administrador de submittal diferente o su equipo de proyecto puede configurar un 'Administrador de submittal predeterminado' para todos los submittal. Consulte ¿Qué es el rol de 'Administrador de submittal'?

   • Tipo. El tipo de información asociado con el submittal. Las selecciones de tipo predeterminadas en Procore incluyen: Documento, Solicitud de pago, Nómina, Planes, Impresiones, Información del producto, Manual del producto, Muestra, Plano de taller, Especificación y Otros. Consulte Crear tipos de submittals personalizados.

   • Privado. Indica la configuración de privacidad del submittal.Cuando un submittal está marcado como "Privado", solo es visible para los usuarios con permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals, usuarios en el flujo de trabajo del submittal y miembros de la Lista de distribución del submittal. Los usuarios con el permiso granular "Ver submittals privados asociados a usuarios dentro de la misma compañía" habilitado en su plantilla de permisos también pueden ver un submittal marcado como "Privado" si otro usuario de su compañía está asociado con el submittal. Consulte Marcar un submittal como privado.

   • Ubicación.La ubicación en el lugar de trabajo para el submittal. Esta puede ser una ubicación existente desde la lista de ubicaciones o una ubicación escalonada. Consulte Agregar ubicaciones en niveles a un proyecto.

   • Planos enlazados. Representaciones almacenadas en la herramienta Planos del proyecto que están vinculadas al submittal. Consulte Vincular ítems relacionados en un plano.

   • Descripción. Detalles informativos , notas o acciones que describen el submittal. 

   • Archivos adjuntos.Adjunte cualquier archivo relevante. Tiene estas opciones:

     • Haga clic en Adjuntar archivos y luego elija la opción adecuada en el menú de acceso directo que aparece.
       O
     • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover archivos de su computadora al cuadro gris Arrastrar y soltar archivos.

   • Lista de distribución. Las personas que recibirán notificaciones de Procore por correo electrónico a medida que el submittal avance a través del flujo de trabajo del submittal. Si su equipo del proyecto ha creado alguna lista de distribución en el Directorio de proyectos, puede seleccionar esa lista aquí. Consulte Agregar un Grupo de distribución al Directorio de Procore). 

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Calcular la información del programa de submittal (si está habilitado)

Cálculos de Programa de submittal es una función opcional que se puede habilitar. Ver Habilitar los cálculos de programa de submittal. Cuando esté habilitada, la herramienta Submittals analizará sus ingresos en los campos "Fecha requerida en el sitio", "Tiempo de entrega", "Tiempo de revisión del equipo de diseño" y "Tiempo de revisión interna" para proporcionar sugerencias para el Remitente y Aprobador y su "Fecha de vencimiento" en el flujo de trabajo del submittal. También rellena automáticamente los campos "Fecha de devolución planificada", "Fecha de finalización de la revisión interna planificada" y "Fecha de entrega planificada".

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Actualizar la información de entrega

• Fecha de entrega anticipada
  Vea la fecha que se muestra en la fecha de entrega anticipada. Esta es la fecha entre el "Tiempo de entrega" y cuándo se distribuyó el submittal, y no se completará después de la creación del submittal. Procore calcula esta fecha una vez que se ha distribuido el submittal. Consulte Distribuir un submittal.​​
• Programar tarea
  Si habilitó la herramienta Programar en el proyecto e integró una programación de Asta Powerproject, Microsoft Project u Oracle Primavera con Procore, puede seleccionar una tarea de proyecto de la lista desplegable Programar tarea cuando haya una cuenta de usuario a la que se le ha otorgado permiso de nivel 'Solo lectura' o superior en la herramienta Programar. Esto es solo para referencia.
• Fecha de entrega confirmada
  Seleccione la fecha en que el subcontratista o proveedor confirmó que llegaría el flete utilizando el calendario Fecha de entrega confirmada. 
• Fecha de entrega real
  Seleccione la fecha en que el material llegó a la obra utilizando el calendario Fecha de entrega real. Normalmente, el superintendente del proyecto actualiza este valor. 

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Aplicar una plantilla de flujo de trabajo de un submittal

Un usuario con permiso de "Administrador" para la herramienta de submittals de su proyecto puede crear una (1) o más plantillas de flujo de trabajo de submittals, que puede enviar a un nuevo submittal cuando lo cree por primera vez. Esto ahorra tiempo de ingreso de datos al evitar que tenga que agregar un nuevo flujo de trabajo de submittal cada vez que cree un submittal. 

1. En Flujo de trabajo de submittal, haga lo siguiente:
   
   
    
   1. Seleccione una plantilla. Seleccione una plantilla de flujo de trabajo de la lista desplegable.
      Notas:
      • Esta lista desplegable solo está visible y disponible para los usuarios con permiso de nivel de "Administrador" en la herramienta Submittals. 
      • Esta acción aplica las personas nombradas en la plantilla de flujo de trabajo de submittal a su submittal. 
      • Para saber cómo se crean las plantillas de flujo de trabajo de submittal, consulte Administrar plantillas de flujo de trabajo de submittal.
2. Continúe modificando los campos Nombre Rol y Días para enviar/responder según sea necesario para el submittal. Sus cambios solo afectan al flujo de trabajo en el submittal, sus cambios NO afectan a la plantilla de flujo de trabajo de submittal. 
3. (Opcional) Continuar con los pasos en Agregar usuarios al flujo de trabajo del submittal. 

Agregar usuarios al flujo de trabajo del submittal

1. En  Flujo de trabajo del submittal, haga lo siguiente para cada partida deseada en el submittal:
   • Nombre. Comience a escribir el nombre de un usuario del proyecto en el cuadro Buscar. Luego, seleccione al usuario apropiado de la lista.
     • Si desea solicitar una respuesta del usuario, coloque una marca en la casilla de verificación junto a su nombre.
       O
     • Si NO desea solicitar una respuesta del usuario, elimine la marca de la casilla de verificación.
       Nota: Si está agregando más de un usuario a un grupo de flujo de trabajo de aprobación paralelo, la responsabilidad de la persona responsable pasará al siguiente grupo de flujo de trabajo después de que todas las personas marcadas como obligatorias en el grupo envíen una respuesta al submittal. 
   • Rol. Seleccione Aprobador o Remitente de la lista. Consulte ¿Cuál es la diferencia entre un remitente y un aprobador en submittals?
     Notas:
     • Para ser designado como aprobador, la persona debe existir en la herramienta Directorio a nivel proyecto (consulte Agregar una cuenta de usuario al Directorio del proyecto) y también debe tener permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" para la herramienta Submittals (consulte Establecer permisos de usuario para la herramienta Submittals).
     • Si es usuario de Permisos de nivel "Estándar" en la herramienta Submittals, solo puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" al flujo de trabajo.
     • Si va a añadir un Remitente al submittal, se recomienda designar un Director de submittal como el primer responsable de aprobación en el flujo de trabajo de aprobación secuencial del submittal. Esto le da al Administrador de submittal la oportunidad de asegurarse de que la parte interesada interna revise minuciosamente el submittal antes de enviarlo a los usuarios en el siguiente paso del flujo de trabajo de submittal. 
     • Si es un usuario con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta submittals, puede agregar usuarios con permisos de nivel "Administrador" o "Estándar" al flujo de trabajo. 
       Nota: Si desea que el flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación secuencial, agregue solo un usuario a cada partida en el flujo de trabajo. Si desea que un paso del flujo de trabajo de submittal utilice la aprobación en paralelo, agregue dos o más usuarios a una partida. 
   • Fecha de vencimiento. Seleccione una fecha del calendario para que venzque la respuesta al submittal.
     Nota: El campo "Fecha de vencimiento" se completa automáticamente según el número predeterminado de días especificados en la página Configurar ajustes de la herramienta Submittals. Consulte Configurar ajustes: herramienta Submittals. La fecha de vencimiento también respeta qué días se establecen como "días laborables" para el proyecto. Consulte Establecer días laborables del proyecto.
2. Haga clic en Agregar paso.
3. Repita estos pasos para agregar otro usuario al flujo de trabajo. 
4. Si desea cambiar el orden de los pasos del flujo de trabajo, haga lo siguiente:
   1. Agarre la partida por el agarre vertical (⋮⋮).
   2. Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover la partida al orden deseado. 
      
      

Actualizar y enviar el submittal para su revisión

Cuando haya terminado con los pasos anteriores, elija una de estas opciones:

• Para guardar sus cambios sin enviar un correo electrónico a los miembros del flujo de trabajo de submittal, a los miembros de la lista de distribución y al administrador de submittal, haga clic en Crear. 
  O
• Para guardar sus cambios y enviar una notificación por correo electrónico para alertar a los miembros del flujo de trabajo del submittal y para alertar a los miembros de la lista de distribución, haga clic en Crear y enviar correos electrónicos.