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Procore

Configurar una Sala de contratos desde una Sala de licitaciones en Finanzas de portafolio

 Nota:
Esta información es relevante para cuentas con el producto Finanzas de portafolio en Procore. Comuníquese con su punto de contacto de Procore para obtener más información.

Objetivo

Configurar una Sala de contratos desde una Sala de licitaciones en Finanzas de portafolio.

Fondo

Una vez que haya seleccionado al licitante al que desea adjudicar un contrato, se le llevará a la página de configuración del contrato. En esta página, configurará una versión digital de su contrato con su proveedor. Una vez completada la configuración, la Sala de licitaciones se convierte en una Sala de contratos.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Acceso "limitado" al proyecto o superior.
      Nota: Los usuarios con acceso "limitado" deben estar en el equipo de la Sala de licitaciones para el proyecto.
  • Información adicional:
    • La página Configuración del contrato es donde configura las partidas del contrato para reflejar el del contrato firmado.Aún deberá adquirir un contrato firmado fuera de Procore.

Video

 
 

Pasos

La configuración de una Sala de contratos es un proceso de varios pasos. Haga clic en un enlace para saltar a una sección de este artículo:

  1. Ingrese la información de la vista general del contrato
  2. Confirmar partidas
  3. Agregar documentos
  4. Revisar y finalizar el contrato
  5. Comparta el contrato con su proveedor

Paso 1: ingrese la información de vista general del contrato

  1. Revise y complete información en la sección Vista general del contrato según corresponda:
    • Valor total del contrato: el total del valor del contrato.
    • Desglose del costo: El desglose de costos está habilitado de forma predeterminada si su formulario de licitación contiene varias partidas.Si el interruptor está activado en la posición ENCENDIDO, podrá desglosar el contrato por partida o dejarlo como una suma global.
    • Recordatorio: si se selecciona una fecha, Procore generará automáticamente una notificación por correo electrónico a su proveedor en la fecha elegida para recordarle que envíe sus facturas y órdenes de cambio.
      • Para habilitar los correos electrónicos de recordatorio, haga clic en el menú desplegable Recordatorio y seleccione un día.
    • Retención: puede optar por habilitar o deshabilitar la retención para este contrato.La retención está deshabilitada de forma predeterminada.
      • Para habilitar la retención y establecer un porcentaje de retención:
        1. Haga clic en el botón junto a Retención a la posición ENCENDIDO.
        2. El porcentaje predeterminado para la retención es el 10%. Si desea ingresar un porcentaje diferente, haga clic en el campo de porcentaje e ingrese un nuevo valor.
    • Proveedor: el nombre del proveedor al que le ha adjudicado la oferta.
    • Fecha del contrato: la fecha del contrato firmado.
      • Para ingresar una fecha de contrato, haga clic en el campo y seleccione una fecha del calendario.

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Paso 2: Confirmar partidas

Las Partidas se pueden modificar para reflejar los cambios que ocurrieron durante el proceso de contratación. Este es también el punto en el que agregaría sus alternativas a su contrato.
Nota: Si licita este ítem de costo en Finanzas de portafolio, las Partidas se completarán con las partidas de la oferta más reciente que seleccionó.

Las siguientes acciones están disponibles:

Para agregar una partida:

  1. Haga clic en + Agregar ítem en la parte inferior de la sección Partidas.

    add-item.png

    Nota: Aparecerá una nueva partida.
  2. Ingrese una etiqueta para la nueva partida.
  3. Ingrese un costo para la nueva partida.
  4. Haga clic fuera del campo para guardar los cambios.

Para editar una partida:

  1. Haga clic en el campo Etiqueta o Costo de la partida.

    edit-line-item.png
     
  2. Ingrese una nueva etiqueta o costo.
  3. Haga clic fuera del campo para guardar los cambios.

Para reorganizar las partidas:

  1. Coloque el mouse sobre el icono de agarre grip-icon-pfcp.png junto a la partida.
  2. Haga clic y arrastre la partida para moverla a una nueva ubicación.

    rearrange-items.png

Para eliminar una partida:

  • Haga clic en el icono x junto a la partida que desea eliminar.

    remove-item.png

    Nota: Cualquier partida eliminada se muestra en la parte inferior de la página en "Ítems de licitación eliminados", donde se pueden recuperar si es necesario.

Para restaurar una partida eliminada:

  1. Desplácese hasta la sección "Ítems de licitación eliminados" de la página.
  2. Haga clic en una partida eliminada para restaurarla a las Partidas.

    removed-bid-items.png

Para agregar una alternativa a partir de la licitación:

  1. Desplácese hasta la sección "Alternativas".
  2. Haga clic en una alternativa para agregarla a las Partidas.

Nota: Las alternativas se pueden eliminar haciendo clic en el icono x junto a la partida, o al borrar la casilla de verificación en la sección "Alternativas".

 

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Paso 3: agregar documentos

 Recomendación

Le recomendamos que adjunte una copia digital firmada de su contrato con su proveedor aquí. También puede adjuntar cualquier documentación adicional.

Las siguientes acciones están disponibles:

Para adjuntar un documento al contrato:

  • En la sección "Documentos", arrastre y suelte archivos para cargar o haga clic en Agregar documento.

    add-document.png

Para eliminar un documento del contrato:

  • Haga clic en el icono x junto a un documento.

    delete-documents.png

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Paso 4: revisar y finalizar el contrato

Antes de continuar con el paso de contrato compartido, se recomienda que revise los detalles del contrato y las partidas y realice los cambios necesarios. Cuando esté listo para continuar con el paso de contrato compartido:

  • Haga clic en Continuar para abrir la Sala de contratos recién creada.

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Paso 5: comparta el contrato con su proveedor

Una vez configurada su contrato, podrá compartir el acceso a su Sala de contratos. Esto permitirá a su proveedor enviar facturas y órdenes de cambio. El acceso se da individualmente.Esto significa que el contrato deberá compartirse con cada contacto individual en su compañía de proveedor.

 Importante

Los contactos agregados podrán ver el contrato y enviar órdenes de cambio y facturas a través de Procore. Si NO agrega contactos para su proveedor, no podrán enviar facturas ni órdenes de cambio.

Siga los pasos de las secciones a continuación:

Para seleccionar contactos de proveedores:

Nota: Los contactos agregados podrán ver el contrato y enviar órdenes de cambio y facturas a través de Procore.

  1. Marque la casilla de verificación junto al nombre de un contacto en la ventana de confirmación para seleccionarlas.
    Nota: Los contactos que aparecen aquí son todos los contactos de ese proveedor, incluidos los que fueron invitados durante el proceso de licitación. Si no ve el contacto que está buscando, puede agregarlos manualmente.
  2. Opcional: Para agregar un nuevo contacto de proveedor para compartir un contrato con:
    1. Haga clic en + Invitar a más contactos de [Nombre del proveedor].
    2. Ingrese el nombre, apellido y dirección de correo electrónico del contacto.
    3. Haga clic en Guardar.
      Nota: Cualquier contacto que agregue de esta manera se agregará a la lista de contactos asociados con este proveedor.

Personalizar el mensaje y notificar a los licitantes que pierden:

  1. Opcional: Personalice el mensaje predeterminado que se enviará a su licitante ganador haciendo clic en el cuadro de texto y editando el mensaje.
  2. Marque o desmarque la casilla de verificación junto a Notificar a los licitantes, dependiendo de si desea que se envíe un correo electrónico de rechazo previamente formateado a los licitantes que no fueron adjudicados un contrato.
    Nota: Esta opción está habilitada por defecto y el mensaje no se puede editar.

Para compartir el contrato con su proveedor:

  1. Cuando esté listo para compartir el contrato con su proveedor, haga clic en Compartir.
    share-contract.png

    Esto enviará la notificación por correo electrónico al licitante adjudicado y a los licitantes que pierden si elige notificarlas.

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Ver también