¿Cómo se actualizan las partidas financieras y los códigos de presupuesto en todos los objetos extraordinarios?

Respuesta

Mantener códigos de presupuesto entre partidas en sincronización 

Al crear órdenes de cambio a partir de eventos extraordinarios, los códigos de presupuesto en las partidas (SOV) del orden de cambio se completan automáticamente con los códigos de presupuesto de las partidas de eventos extraordinarios a partir de los cuales se crearon. La configuración de eventos extraordinarios: "Mantener códigos de presupuesto en todas las partidas sincronizadas" desbloqueará las partidas de eventos extraordinarios vinculadas a objetos de cambio borrador o "editables" y determine si los cambios en los códigos de presupuesto en los objetos extraordinarios se sincronizarán con sus objetos conectados. Por ejemplo, un evento extraordinario conectado a un orden de cambio potencial. Al activar la configuración, se desbloquea la habilidad para editar sus objetos extraordinarios creando un orden de cambio mientras mantiene conectadas las partidas y los códigos de presupuesto con ellos sincronizados. Consulte Configurar ajustes: Eventos extraordinarios.  

Los objetos de cambio afectados incluyen:

 Precaución

Cuando la configuración "Mantener códigos de presupuesto en todas las partidas de sincronización" está habilitada a nivel compañía, todos los proyectos actuales y nuevos tendrán esta configuración activada. Si no desea que esta configuración esté habilitada, se puede desactivar para un proyecto dentro de la configuración de Eventos extraordinarios.

Procore NO aplica cambios de configuración a objetos existentes retroactivamente.

Cuando la configuración está desactivada

  • Cuando las partidas de eventos extraordinarios están vinculadas a órdenes de cambio del contrato o órdenes de cambio potenciales, esos códigos de presupuesto, proveedor y contrato de la partida del evento extraordinario se bloquean y no se pueden editar.
  • Cuando se actualizan los códigos de presupuesto y se agregan partidas del contrato orden de cambio/SOV de orden de cambio potencial, esos cambios NO actualizan la información en el evento extraordinario. En caso de que el evento extraordinario esté vinculado a una orden de cambio del contrato, los campos de proveedor y contrato también se bloquean junto con la partida.

Cuando la configuración está activada (predeterminada cuando está habilitada)

  • Cuando las partidas de eventos extraordinarios están vinculadas a SOV de orden de cambio, esos códigos de presupuesto de eventos extraordinarios, proveedor y contrato se podrán editar. Sin embargo, cuando esté vinculado a una orden de cambio del contrato o contrato, el proveedor y el contrato permanecerán bloqueados hasta que se disociaron con el contrato actual.
  • Si todos los objetos de cambio enlazados son "editables", cuando se actualizan los códigos de presupuesto y/o las partidas se agregan desde las SOV de orden de cambio, esos cambios actualizarán la partida en el objeto de cambio conectado.
  • Si los eventos extraordinarios están vinculados a objetos de cambio aprobados o "no editables", los códigos de presupuesto tanto para la partida del evento extraordinario como para la orden de cambio aprobada permanecerán bloqueadas. Si luego se conecta a otro objeto de cambio "editable" (por ejemplo. OCC), cuando el usuario actualiza el código de presupuesto de las partidas vinculadas, se les informará que, "algunas partidas están bloqueadas (en el evento extraordinario y la OCP) y no se pudieron actualizar"
Recomendación

Una partida en un evento extraordinario se puede editar cuando:

Una partida en una orden de cambio se puede editar cuando:

Los objetos extraordinarios no se pueden editar cuando:

  • El objeto está en estatus "Aprobado".
  • El proyecto tiene un flujo de trabajo de aprobación personalizado. Consulte Flujos de trabajo.
  • Los datos del contrato y orden de cambio del proyecto están sincronizados con una integración de ERP.
Escenarios de ejemplo

Cuando la configuración "Mantener códigos de presupuesto en todas las partidas sincronizadas" está activada, los siguientes escenarios para editar órdenes de cambio y eventos extraordinarios darán como resultado que los códigos de presupuesto restantes estén sincronizados:

Escenario 1:

Si edita las SOV de un orden de cambio potencial en el estatus Borrador conectado a una partida de evento extraordinario, Procore actualiza automáticamente el código de presupuesto correspondiente en el evento extraordinario. Si elige actualizar primero la partida del evento extraordinario, Procore actualiza automáticamente el valor correspondiente en la orden de cambio potencial si está en un estatus no aprobado. Si la orden de cambio potencial se mueve a un estado no editable (aprobado, flujo de trabajo, ERP), esto bloqueará ambas partidas vinculadas en las SOV del evento extraordinario y la orden de cambio.

Escenario 2:

Una orden de cambio potencial y orden de cambio de contrato se encuentran en estatus editable y las partidas de eventos extraordinarios están vinculadas. Si se actualiza el código de presupuesto en la orden de cambio potencial o orden de cambio partida del contrato, los códigos de presupuesto en todos los tres objetos de cambio también se actualizarán.

Escenario 3:

Una partida de evento extraordinario está vinculada tanto a un orden de cambio potencial como a un orden de cambio de contrato. En este ejemplo, la Orden de cambio de contrato primario está aprobada y no editable, como es la partida de evento extraordinario vinculada. La orden de cambio del contrato está en estatus borrador. Los usuarios aún podrán actualizar la partida de esas SOV de orden de cambio del contrato editables. Sin embargo, cuando el usuario actualiza el código de presupuesto de las partidas vinculadas, se les informará que, "algunas partidas están bloqueadas (en el evento extraordinario y la OCP) y no se pudieron actualizar" 

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Ver también