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Procore

Configurar opciones avanzadas: contratos

Objetivo

Configurar los ajustes de la herramienta Contratos de su proyecto.

Contexto

Los usuarios a los que se les ha otorgado el permiso de "Administrador" pueden personalizar la configuración avanzada de la herramienta Contrato al comienzo del proyecto. Esta configuración define cómo funciona la herramienta Contratos para sus usuarios finales. Por ejemplo, puede seleccionar qué usuarios están en la lista de distribución predeterminada de la herramienta, si una orden de compra o contrato está configurado como "Privado" de manera predeterminada, y más. A menos que se indique lo contrario, la configuración se puede ajustar en cualquier momento durante el transcurso de un proyecto. 

 Importante
  • Antes de que los usuarios de su proyecto comiencen a crear contratos, es importante configurar el ajuste Número de niveles de orden de cambio del contrato como se describe a continuación. Para obtener más información, consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de órdenes de cambio? 
  • Una vez que un usuario crea una Orden de cambio del contrato (OCC) en su proyecto, NO se le permite modificar la configuración de niveles de orden de cambio predeterminada. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.

Requisitos previos

Pasos

Configuración del contrato

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes .
  3. En Configuración de contrato, haga lo siguiente:
    commitments-contract-configuration.png
    1. Contratos privados por defecto
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para establecer nuevos contratos en Privado de forma predeterminada. Esta es la configuración predeterminada.
      Notas:
      • Un contrato "Privado" solo es visible para los usuarios con permiso de "Administrador" en la herramienta Contratos y los usuarios agregados a la lista "Privado" en la pestaña General del contrato.
      • Quite la marca para que los contratos sean visibles para los usuarios con permiso de "Solo lectura" o superior. 
    2. Habilitar órdenes de compra
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para proporcionar a los usuarios la capacidad de crear órdenes de compra. Esta configuración es la predeterminada.
      Quite la marca de verificación para evitar que los usuarios creen órdenes de compra.
    3. Habilitar contratos
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para proporcionar a los usuarios la posibilidad de crear contratos. Esta es la configuración predeterminada. Quite la casilla de verificación para evitar que los usuarios creen contratos. 
    4. Las cotizaciones vencerán después de
      Especifique la cantidad de días hábiles para identificar la fecha de vencimiento para una respuesta a una cotización. Para obtener más información, consulte Responder a una cotización como destinatario de una cotización.
      Notas:
      • El valor predeterminado para la fecha de vencimiento de la cotización es siete (7) días hábiles. Puede cambiar esta configuración según sea necesario en cada contrato individual.
      • El administrador de Procore de su compañía también puede establecer qué días de la semana el sistema considera como días laborables. Para obtener más información, consulte Establecer días laborables del proyecto.
    5. Número de niveles de las órdenes de cambio del contrato
      Seleccione una de estas opciones:
      • 1 nivel (orden de cambio del contrato). Consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de órdenes de cambio?
      • 2 niveles (Orden de cambio potencial> Orden de cambio del contrato).
      • 3 niveles (Orden de cambio potencial> Solicitud de orden de cambio> Orden de cambio del contrato).
         Importante

        Mejores prácticas para el proceso de gestión de cambios:

        • Seleccione siempre una configuración de nivel de orden de cambio antes de comenzar a crear contratos.
        • Una vez que un usuario crea una Orden de cambio del contrato (OCC) en su proyecto, NO se le permite modificar la configuración de niveles de orden de cambio predeterminada. 
    6. Permitir que los usuarios de nivel estándar creen OCP
      Nota: Esta opción solo está visible y disponible si está utilizando la configuración de órdenes de cambio de 2 o 3 niveles. Consulte ¿Cuáles son los diferentes niveles de órdenes de cambio?
      Marque esta casilla de verificación para permitir que los usuarios con permisos "Estándar" creen órdenes de cambio potenciales. Si se quita la marca de verificación, solo los permisos de "Administrador" tendrán la habilidad de crear OCP
  4. Continue con el siguiente paso.

Fechas de contrato

  1. Desplácese hasta la sección "Fechas del contrato".
  2. Marque cualquiera de las casillas de verificación a continuación. Esta configuración determina cuándo comenzar el período de garantía del proyecto o para determinar la fecha en que el propietario asume la responsabilidad del proyecto.
    Ejemplos
    • Las fechas de los contratos están diseñadas para ayudar a determinar cuándo el propietario del proyecto asume la responsabilidad financiera por el pago de los servicios públicos, el seguro o la seguridad de la propiedad del contratista.
    • Las fechas del contrato también se pueden utilizar para determinar cuándo un contratista general y un subcontratista tienen derecho al pago del saldo del contrato.
    commitment-contract-dates.png
    • Habilitar la fecha de la carta de aprobación
      Habilite esta configuración si su compañía envía una carta para aprobar y aceptar los detalles del trabajo de construcción. 
    • Habilitar fecha de contrato
      Habilite esta configuración si desea que los usuarios registren la fecha de vigencia del contrato. 
    • Habilitar Emitido en fecha
      Habilite esta configuración si desea que los usuarios registren la fecha en que se emitió el contrato. 
    • Habilitar fecha de ejecución
      Habilite esta configuración si desea que los usuarios registren la fecha en que todas las partes necesarias firmaron el contrato. 
    • Habilitar la fecha de la carta de intención
      Habilite esta configuración si desea que los usuarios registren la fecha en que su compañía envió una carta de intención (LOI) para describir los detalles de un contrato entre las partes necesarias antes de que se finalice el contrato. 
    • Habilitar fecha de devolución
      Habilite esta configuración si desea que los usuarios registren la fecha en que se devolvió un contrato. 
  3. Continue con el siguiente paso. 

Distribuciones predeterminadas

  1. Desplácese hasta la sección "Distribuciones predeterminadas".
  2. Configure sus ajustes de la siguiente manera:

    • Incluir contacto primario en la distribución predeterminada
      Marque esta casilla de verificación para incluir automáticamente a la persona que figura como contacto primario de la compañía en la herramienta Directorio en la lista de distribución predeterminada. Nota: Para ser incluido en la lista de distribución, el registro de proveedor debe tener un contacto primario designado en el Directorio de compañía. Consulte Agregar una persona al directorio de compañía.
    • Distribución de contratos
      Seleccione cualquier nombre de usuario del directorio del proyecto. Procore agrega automáticamente a las personas a la lista de distribución para la orden de compra o contrato.
    • Distribución de órdenes de cambio de contrato
      Seleccione cualquier usuario de Procore que siempre se debe agregar a la lista de distribución de una orden de cambio del contrato de forma predeterminada cuando se envía una orden de cambio por correo electrónico.
    • Solicitud de distribución de cotización
      Seleccione los usuarios para que se les notifique cuando se envíen respuestas a cotizaciones
      Nota: También tiene la habilidad de modificar la distribución de la Solicitud de cotización dentro de la cotización.
    • Distribución de facturas
      Cuando se envía una factura o las partidas del subcontratista para un contrato, los usuarios y los contactos que figuran en la lista de distribución de facturas recibirán un correo electrónico cuando el estatus de la factura o de las partidas del subcontratista se establezca en En revisión.

Configuración de contrato predeterminada

  1. Desplácese hasta la sección "Configuración de contrato predeterminada".
  2. Configure los ajustes de la siguiente manera:
    • Método de contabilidad predeterminado para órdenes de compra
      Seleccione entre el método de contabilidad Unidades/Cantidad o Basado en montos. La configuración predeterminada para las órdenes de compra es Unidades/Cantidad.
      Método de contabilidad predeterminada para los contratos
      Seleccionar entre el método de contabilidad basado en Unidad/Cantidad o Monto. La configuración predeterminada para las órdenes de compra es Basada en monto.
      Porcentaje predeterminado de retenciones
      Especificar un porcentaje de retención predeterminado (por ejemplo, 10%) que se ajustará automáticamente de forma predeterminada.
       Importante
      Si su compañía ha habilitado la configuración de retención de la escala móvil para usar en sus facturas, tenga en cuenta que la configuración del "Porcentaje de retención predeterminado" se anula al realizar la facturación. Consulte Habilitar reglas de retención de escala móvil en las facturas de un contrato
    • Habilitar comentarios por defecto
      Marque esta casilla de verificación para habilitar una pestaña Comentarios donde los usuarios pueden agregar comentarios y adjuntar archivos. Esta casilla de verificación está desactivada por defecto.
      Habilitar marcado de forma predeterminada
      Si está habilitado, verá la pestaña Sobreprecio financiero, para que pueda configurar y aplicar el sobreprecio para cada contrato. Las órdenes de cambio se asociarán automáticamente con el código de costo correcto para que los cambios se reflejen con precisión en la herramienta Presupuesto.
    • Habilitar pagos por defecto
      Para evitar que los usuarios puedan crear pagos, deje esta casilla sin marcar. Está marcada de forma predeterminada.
    • Habilitar facturas por defecto
      Si está habilitada, podrá ver la subpestaña Facturas, de manera tal que podrán crearse facturas. Para evitar que los usuarios puedan crear facturas, deje esta casilla sin marcar. Está marcada por defecto.
    • Mostrar códigos de costo en los PDF de las facturas por defecto
      Coloque una marca de verificación en esta casilla para mostrar los códigos de costo en los PDF de las facturas por defecto. 
    • Activar retención de trabajo completado por defecto
      Coloque una marca de verificación en esta casilla para habilitar la retención del trabajo completado por defecto.
    • Habilitar la retención de material almacenado por defecto
      Coloque una marca de verificación en esta casilla para habilitar la retención de material almacenado por defecto.
    • Habilitar partidas del subcontratista por defecto
      Coloque una marca de verificación en esta casilla para habilitar una partida del subcontratista de forma predeterminada para los contratos. 
  3. Haga clic en Actualizar para guardar sus cambios.

 

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