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Procore

Configurar opciones avanzadas: contratos

 En versión beta
Este tutorial incluye detalles sobre la configuración "Habilitar órdenes de cambio iniciadas en el campo", que solo está disponible para los usuarios de Procore que participen en un programa beta. Para obtener más información sobre este programa beta, consulte Contratos (Beta): Permitir que los colaboradores envíen órdenes de cambio iniciadas por campo.

Objetivo

Configurar los ajustes de la herramienta Contratos de su proyecto.

Fondo

Los usuarios a los que se les ha otorgado el permiso de "Administrador" pueden personalizar la configuración avanzada de la herramienta Contrato al comienzo del proyecto. Esta configuración define cómo funciona la herramienta Contratos para sus usuarios finales. Por ejemplo, puede seleccionar qué usuarios están en la lista de distribución predeterminada de la herramienta, si una orden de compra o contrato está configurado como "Privado" de manera predeterminada, y más. A menos que se indique lo contrario, la configuración se puede ajustar en cualquier momento durante el transcurso de un proyecto. 

 Importante

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel de "Administrador" en la herramienta Contratos del proyecto.
  • Información Adicional:

Requisitos previos

Pasos

Configuración del contrato

  1. Navegue hasta la herramienta Contratos del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png.
  3. En Configuración de contrato, haga lo siguiente:

    commitments-enable-field-initiated-change-orders.png
     
    1. Contratos privados por defecto
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para establecer nuevos contratos en Privado de forma predeterminada. Esta es la configuración predeterminada.
      Notas:
      • Un contrato "Privado" solo es visible para los usuarios con permiso de "Administrador" en la herramienta Contratos y los usuarios agregados a la lista "Privado" en la pestaña General del contrato.
      • Quite la marca para que los contratos sean visibles para los usuarios con permiso de "Solo lectura" o superior. 
    2. Habilitar órdenes de compra
      Coloque una marca en esta casilla de verificación hace que la habilidad crear órdenes de compra disponibles en la herramienta Contratos del proyecto.Esta es la configuración predeterminada.Quite la marca de verificación para eliminar la habilidad para crear órdenes de compra de la herramienta Contratos.
       Nota
      Para proporcionar a los usuarios la habilidad crear órdenes de compra, deberá asignarse los permisos de usuario necesarios. Consulte Crear una orden de compra.
    3. Habilitar contratos
      Coloque una marca en esta casilla de verificación para proporcionar a los usuarios la posibilidad de crear contratos. Esta es la configuración predeterminada. Quite la casilla de verificación para evitar que los usuarios creen contratos. 
    4. Las cotizaciones vencerán después de
      Especifique la cantidad de días hábiles para identificar la fecha de vencimiento para una respuesta a una cotización. Para obtener más información, consulte Responder a una cotización como destinatario de una cotización.
      Notas:
      • El valor predeterminado para la fecha de vencimiento de la cotización es siete (7) días hábiles. Puede cambiar esta configuración según sea necesario en cada contrato individual.
      • El administrador de Procore de su compañía también puede establecer qué días de la semana el sistema considera como días laborables. Para obtener más información, consulte Establecer días laborables del proyecto.
    5. Número de niveles orden de cambio del contrato
      Consulte ¿Cuáles son las diferentes configuraciones de orden de cambio nivel en Finanzas del proyecto? Luego, seleccione una (1) de estas opciones.
      • 1. Seleccione esta opción para habilitar la configuración de orden de cambio de un nivel. Con esta opción, su equipo crea solo Órdenes de cambio de contrato. Esta es la configuración predeterminada.
      • 2. Seleccione esta opción para habilitar la configuración de orden de cambio de dos niveles. Con esta opción, su equipo crea una orden de cambio potencial y luego una orden de cambio del contrato. Cuando selecciona esta opción, aparece la casilla de verificación "Habilitar partidas siempre editables". Consulte a continuación para obtener más información.
      • 3. Seleccione esta opción para habilitar la configuración de orden de cambio de tres niveles. Con esta opción, su equipo crea una orden de cambio potencial, luego un solicitud de orden de cambio y luego una orden de cambio del contrato.
         Importante

        Las mejores prácticas importantes incluyen:

        • Seleccione siempre la configuración de orden de cambio nivel antes de que los usuarios comiencen a crear órdenes de compra y contratos.
        • Una vez que un usuario crea un orden de cambio del contrato en su proyecto, esta configuración ya no se puede modificar en el proyecto. 
    6. Permitir a usuarios de nivel estándar crear OCP
      Marque esta casilla de verificación para permitir que los usuarios con permisos "Estándar" creen Órdenes de cambio potenciales. Si se elimina la marca de verificación, solo los permisos de "Administrador" tendrán la habilidad para crear OCP. Consulte Crear una orden de cambio potencial del contrato.
       Nota
    7. Habilitar partidas siempre editables
      Marque esta casilla de verificación para proporcionar a los usuarios los permisos de edición los habilidad agregar, actualizar, importar y eliminar partidas del SOV cuando el contrato está en cualquier estatus. Quite la marca para impedir que los usuarios editen las partidas. Esta configuración está desactivada por defecto. Para obtener más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?
       Nota

      Para los usuarios de Procore que activan la configuración "Habilitar siempre editable partidas", tenga en cuenta que esta configuración NO es compatible actualmente cuando:

    8. BETA Habilitar órdenes de cambio iniciadas en el campo
      Si participa en el programa beta de Órdenes de cambio iniciadas por campo de Procore y planea usar la configuración de orden de cambio dos (2) o tres (3) niveles en la herramienta Contratos, esta configuración está activada y aparece una marca en este cuadro de forma predeterminada. Esta configuración permite que sus colaboradores intermedios envíen órdenes de cambio desde el campo. Para obtener más información, consulte Permitir que los colaboradores envíen órdenes de cambio iniciadas por campo.
       Nota
      La configuración de "Órdenes de cambio iniciadas de campo" está diseñada para trabajar con la configuración de dos (2) o tres (3) niveles en la herramienta Contratos. Si activa esta configuración, también deberá colocar una marca en la casilla de verificación "Permitir que los usuarios de nivel estándar creen OCP".
  4. Continuúe con el siguiente paso.

Fechas de contrato

Las fechas de contratos de la herramienta Contratos a nivel proyecto se han movido a la herramienta Administrador a nivel compañía. Para obtener más información, consulte Crear nuevos campos personalizados y ¿Qué son los campos personalizados y qué herramientas de Procore los admiten? Los campos personalizados también funcionan con conjuntos de campos configurables. Consulte Crear nuevos conjuntos de campos configurables.

Distribuciones predeterminadas

  1. Desplácese hasta la sección "Distribuciones predeterminadas".
  2. Configure sus ajustes de la siguiente manera:
    commitment-default-distributions.png
    • Incluir contacto primario en distribución predeterminada
      Marque esta casilla de verificación para incluir automáticamente a la persona enumerada como contacto primario de la compañía en la herramienta Directorio en la lista de distribución predeterminada. Nota: Para ser incluido en la lista de distribución, el registro del proveedor debe tener un contacto primario designado en el Directorio de compañía. Consulte Agregar una persona al directorio de compañía.
    • Distribución de contratos
      Seleccione cualquier nombre de usuario del directorio del proyecto. Procore agrega automáticamente a las personas a la lista de distribución para la orden de compra o contrato.
    • Distribución de órdenes de cambio de contrato
      Seleccione cualquier usuario de Procore que siempre se debe agregar a la lista de distribución de una orden de cambio del contrato de forma predeterminada cuando se envía una orden de cambio por correo electrónico.
    • Solicitud de distribución de cotización
      Seleccione los usuarios para que se les notifique cuando se envíen respuestas a cotizaciones
      Nota: También tiene la habilidad de modificar la distribución de la Solicitud de cotización dentro de la cotización.
    • Distribución de facturas
      Cuando se envía una factura o las partidas del subcontratista para un contrato, los usuarios y los contactos que figuran en la lista de distribución de facturas recibirán un correo electrónico cuando el estatus de la factura o de las partidas del subcontratista se establezca en En revisión.

Configuración de contrato predeterminada

  1. Desplácese hasta la sección "Configuración de contrato predeterminada".
  2. Configure los ajustes de la siguiente manera:
    commitments-default-contract-settings.png
    • Método contable predeterminado para órdenes de compra
      Seleccione entre la método contable basado en unidades/cantidades o montos.La configuración predeterminada para las órdenes de compra se basa en unidades/cantidades.
    • Método contable predeterminado para contratos
      Seleccione entre la método contable basado en unidades/cantidades o montos.La configuración predeterminada para contratos se basa en montos.
    • Porcentaje de retención predeterminado
      Ingrese un monto porcentual (por ejemplo, 10%) para establecer el porcentaje de retención predeterminado en la primera factura del contrato. Si NO cambia esta configuración siguiendo los pasos en Establecer o liberar retención en una requisición, esta configuración permanecerá en vigencia en las facturas posteriores.
       Importante
      • El monto porcentual que ingresa en el campo "Porcentaje de retención predeterminado" calcula los montos retenidos en la primera factura del contrato.
      • Después de crear la primera factura de su contrato, es importante tener en cuenta que cambiar el valor del "Porcentaje de retención predeterminado" NO cambia automáticamente el porcentaje de retención en las facturas posteriores del contrato.
      • Para cambiar el porcentaje de retención en las facturas posteriores, debe cambiar la configuración de la factura. Para obtener instrucciones, consulte Establecer o liberar retención en una requisición.
      • Es importante tener en cuenta que una nueva factura siempre hereda el porcentaje de retención de la factura anterior. Por ejemplo, si establece la retención en la factura N° 1 al 10%, la factura N° 2 utilizará automáticamente la configuración del 10%. Si decide cambiar la retención establecida en la factura N° 2 de 10% a 5%, la factura N° 3 utilizará automáticamente el 5%.
      • flag-australia.pngSi su compañía ha habilitado la función de retención de escala móvil, la configuración del "Porcentaje de retención predeterminado" siempre se anula por la configuración de retención de escala móvil de su contrato. Consulte Habilitar reglas de retención de escala móvil en las facturas de un contrato.
    • Habilitar comentarios por defecto
      Marque esta casilla de verificación para habilitar una pestaña Comentarios donde los usuarios pueden agregar comentarios y adjuntar archivos. Esta casilla de verificación está desactivada por defecto.
      Habilitar marcado de forma predeterminada
      Si está habilitado, verá la pestaña Sobreprecio financiero, para que pueda configurar y aplicar el sobreprecio para cada contrato. Las órdenes de cambio se asociarán automáticamente con el código de costo correcto para que los cambios se reflejen con precisión en la herramienta Presupuesto.
    • Habilitar pagos por defecto
      Para evitar que los usuarios puedan crear pagos, deje esta casilla sin marcar. Está marcada de forma predeterminada.
    • Habilitar facturas por defecto
      Si está habilitada, podrá ver la subpestaña Facturas, de manera tal que podrán crearse facturas. Para evitar que los usuarios puedan crear facturas, deje esta casilla sin marcar. Está marcada por defecto.
    • Mostrar códigos de costo en los PDF de las facturas por defecto
      Coloque una marca de verificación en esta casilla para mostrar los códigos de costo en los PDF de las facturas por defecto. 
    • Activar retención de trabajo completado por defecto
      Coloque una marca de verificación en esta casilla para habilitar la retención del trabajo completado por defecto.
    • Habilitar la retención de material almacenado por defecto
      Coloque una marca de verificación en esta casilla para habilitar la retención de material almacenado por defecto.
    • Habilitar partidas del subcontratista por defecto
      Coloque una marca de verificación en esta casilla para habilitar una partida del subcontratista de forma predeterminada para los contratos. 
  3. Haga clic en Actualizar para guardar sus cambios.

Ver también

 

Si desea obtener más información sobre el software de contratos de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de la herramienta financiera de construcción.