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Procore

¿Cómo conservo el formato del código de costo en Excel?

Contexto

Cuando desee importar datos externos de un sistema de terceros incompatible con la herramienta Presupuesto a nivel proyecto (consulte Importar un CSV de presupuesto), es una práctica común utilizar el programa Microsoft Excel para editar el archivo CSV de presupuesto de importación. Al realizar este paso, también es común que los usuarios reporten que el programa Microsoft Excel haya vuelto a formatear sus códigos numéricos de costo como fechas. Si bien este es un comportamiento inesperado, también puede ser difícil de corregir. 

¿Por qué es necesario guardar mis datos en formato CSV?

Uno de los usos más comunes de un archivo CSV es transferir datos de un programa a otro. Debido a que los datos que deben transferirse entre estos sistemas son incompatibles, un CSV suele ser el medio único y/o el más eficiente para completar una transferencia de datos. En el caso del archivo CSV de presupuesto de importación (así como con otras plantillas de importación de Procore), sus datos siempre deben tener el formato correcto antes de que una importación sea exitosa. 

¿Dónde puedo obtener más información sobre Microsoft Excel y el formato de números?

El sitio web de soporte de Microsoft ofrece una serie de recursos en línea que pueden ser de ayuda con el problema específico que se puede estar produciendo:

Nota: Algunas versiones de Microsoft Excel 2016 (por ejemplo, Office 365) tienen una opción de menú diferente a la que se describe en la respuesta a continuación. Para obtener más información, consulte ¿Cómo restauro la experiencia heredada de Obtener datos externos? en el sitio de soporte de Microsoft Office.   

¿Por qué Microsoft Excel está reformateando mis códigos de costo como fechas?

Desde la perspectiva del usuario final, un archivo CSV parece verse y funcionar como cualquier otro archivo de hoja de cálculo (es decir, XLS, XLSX, etc.) mientras lo visualiza en Microsoft Excel. Sin embargo, los datos almacenados en un CSV (es decir, los valores en los encabezados, columnas y filas) están realmente codificados en formato de texto. Para ver cómo se ve un CSV en su forma original, tan solo ábralo con el editor de texto de su computadora (es decir, Notas, Texto/Editar o Bloc de notas). A continuación se muestra un ejemplo.

gc-budget-csv.png

Debido a que Microsoft Excel es compatible con el formato CSV, es una práctica común y aceptada introducir datos de un sistema en una hoja de cálculo de Excel para importarlos a otro sistema. Si bien el uso de un programa de hoja de cálculo es el método más fácil para que los usuarios finales recopilen y compilen datos cuando se preparan para una importación, no está exento de inconvenientes, especialmente si está menos familiarizado con el funcionamiento de Microsoft Excel entre bastidores para mostrar su datos en su formato fácil de usar. 

Normalmente, el cambio de formato del número hasta la fecha se produce en el momento en que abre un archivo CSV con Microsoft Excel. Debido a que el agrupamiento debe mirar datos de texto codificados en una amplia variedad de formatos, Microsoft Excel está diseñado para aplicar automáticamente el formato de celda 'General' a los datos en la hoja de cálculo (Nota: si desea ver la variedad de formatos que se pueden aplicar a una celda en Microsoft Excel, elija Formato> Celdas. Después revise las opciones en el recuadro de diálogo Celdas de formato). Durante la detección automática, el agrupamiento mira los valores de celda codificados y decide automáticamente si el valor en esa celda debe formatearse como fecha, fracción, moneda o texto, etc. 

 Importante
Debido a que la detección automática de Microsoft Excel ve los datos codificados (es decir, datos que no siempre son visibles para el ojo humano), puede haber caracteres ocultos en el CSV u otros problemas con el archivo que NO son visibles para usted. Cuando esto ocurre, Excel formateará sus datos usando su propio conjunto de reglas de datos. Esto puede llevar a que los datos de su celda se formateen de una manera inesperada o no deseada. 

A continuación, se muestra un ejemplo de una hoja de cálculo en la que los primeros tres códigos de costo se formatearon inesperadamente como una fecha, en lugar de un número. 

gc-budget-excel.png

Dado que NO desea importar estos valores formateados en Procore de manera incorrecta (es decir, el proceso de importación fallará o la importación dará como resultado valores no deseados si intenta hacerlo), debe volver a formatear su archivo CSV con mucho cuidado. Esto puede llevar algún tiempo. Para ayudarlo a navegar este proceso, comience siguiendo los pasos en la respuesta que se muestra a continuación. 

Para solucionar el problema común volver a dar formato a un archivo CSV, abra el archivo CSV siguiendo los pasos recomendados a continuación. Este útil consejo resuelve muchos de los problemas de formato de CSV reportados por los usuarios finales. Sin embargo, si continúa teniendo problemas después de usar este método, comuníquese con: support@procore.com

IMPORTANT! In order to protect the integrity of your company’s data, Procore Employees are restricted from modifying the data that clients submit in all Procore Import Templates. This restriction applies to all data modifications, including correcting typographical errors. If Procore determines that errors are present in any Procore Import Template that you submit to Procore, it will be returned to you for correction. Please note that the import process may take up to 72 hours to process.

 

  1. Descargue el archivo CSV del Presupuesto de importación y luego actualícelo. Para obtener más información, consulte Importar un archivo CSV de presupuesto.
    ¡Importante!  NO abra el archivo directamente en Microsoft Excel. En vez de esto, inicie la aplicación utilizando la información descrita en el siguiente paso. Una vez que el programa esté abierto, siga los pasos que se describen a continuación para obtener los datos del archivo CSV desde Microsoft Excel. 
  2. Inicie el programa Microsoft Excel:
    1. Si está utilizando una computadora con Windows, haga doble clic en el icono de Microsoft Excel en su escritorio o haga clic en Inicio> Programas> Microsoft Excel (Nota: Dependiendo de la versión del sistema operativo que esté usando y donde esté instalado Microsoft Excel, la ruta que use puede ser diferente). 
      O
    2. Si está utilizando una computadora Macintosh, haga clic en el icono de Microsoft Excel en el Dock de su computadora o realice una búsqueda de Spotlight para Microsoft Excel. Luego presione ENTER (Nota: Los pasos específicos que usa para iniciar Excel en su computadora pueden ser diferentes). 
  3. En Microsoft Excel, haga lo siguiente:
    1. Abra un nuevo libro en blanco. Por lo general elegirá Archivo> Nuevo libro en blanco
    2. Haga clic en la pestaña Datos. Luego, haga clic en Desde texto.

      get-data-from-text.png

         Nota: En una computadora con Windows, este botón generalmente se encuentra en el grupo Obtener datos externos, como se muestra a continuación.

      get-external-data-from-text-2016.png

      Nota: Si está utilizando Microsoft Excel 2016 para Office 365, este botón del grupo Obtener datos externos NO es visible debido a la nueva experiencia de Obtener y transformar desarrollada por Microsoft. Siga los pasos de este artículo para restaurar esta función heredada. Consulte ¿Cómo restauro la experiencia heredada Obtener datos externos? en el sitio de soporte de Microsoft Office. 
      Se abrirá una ventana de navegación de archivos.
    3. Navegue hasta el archivo CSV con el que desea trabajar. Luego haga clic en Abrir u Obtener datos (Nota: La etiqueta del botón será diferente, dependiendo de la versión y el sistema operativo que esté ejecutando su computadora). 
      Esto abre la ventana del Asistente de importación de texto: paso 1 de 3. 
    4. Seleccione el botón de opción Delimitado.
    5. En el cuadro Iniciar importación en la fila, seleccione 1.

      step1-of-3.png
       
    6. Haga clic en Siguiente.
      Esto abre la ventana del Asistente de importación de texto - Paso 2 de 3.
    7. Marque las casillas de verificación Pestaña y Coma
    8. En el área Vista previa de datos, asegúrese de que cada columna esté presente: Código de costoDescripciónTipo de costoMonto del presupuesto. A continuación se muestra un ejemplo de las columnas de la primera fila (también conocido como el encabezado).
      Nota: Los valores reales en las filas debajo del encabezado deben mostrar sus datos específicos. 

      step-2-of-3.png
       
    9. Haga clic en Siguiente.
      Esto abre la ventana Asistente para importación de texto: paso 3 de 3.
  4. En la parte inferior de la ventana en Vista previa de datos seleccionados, mantenga presionada la tecla MAYÚS. Luego, haga clic en la columna del extremo derecho de la hoja de cálculo. 
    Ahora, todas las columnas deberían estar resaltadas en NEGRO. 
    Notas:
    • SIEMPRE realice este paso primero.
    • NO elija el botón de opción General. Si lo hace, haga clic en Cancelar. Luego salga de Microsoft Excel sin guardar ningún cambio y reinicie estos pasos. 
  5. En Formato de datos de columna, elija el botón de opción Texto
    La fila superior del área Vista previa de datos seleccionados ahora debería decir "Texto" como se muestra a continuación. 

    step-3-of-3.png
     
  6. Haga clic en Finalizar.
    Aparece la ventana Importar datos que le solicita que elija dónde importar sus datos. 
  7. Elija Hoja existente.
  8. Asegúrese de que el valor en la celda sea: =$A$1
  9. Haga clic en Aceptar.
    El sistema importa sus datos a la hoja de cálculo CSV. En la mayoría de las situaciones, este proceso asegurará que sus códigos de costo se importen a Excel mediante el formato esperado. A continuación se muestra un ejemplo.

    data-completed.png

Ver también 

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