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Procore

Importar un presupuesto

Objetivo

Importar el presupuesto de un proyecto a Procore. 

Fondo

Al configurar su presupuesto en un nuevo proyecto de Procore, tiene la opción de agregar los elementos de línea manualmente (consulte Agregar un elemento de línea de presupuesto) o siga los pasos a continuación para importar sus datos.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel de 'Administrador' en la herramienta de presupuesto del proyecto.
      O
    • Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Presupuesto del proyecto con los permisos granulares "Importar presupuesto desde archivo" y "Crear y editar monto de presupuesto original" habilitados en su plantilla de permisos.
       Notas
      • Si un usuario con permisos 'Solo lectura' o 'Estándar' solo tiene habilitado el permiso granular 'Importar presupuesto desde archivo', solo puede importar un presupuesto. No pueden crear ni editar el presupuesto manualmente.
      • Si un usuario con permisos de "Solo lectura" o "Estándar" solo tiene habilitado el permiso granular "Crear y editar monto de presupuesto original", solo puede crear o editar un presupuesto manualmente. No pueden importar un presupuesto. 
  • Tipo de archivo de importación admitido:
    • XLSX
  • Información adicional:
    • Para crear nuevas partidas, el archivo de importación debe contener datos en las siguientes columnas:
      • Código de costo
      • Tipo de costo
      • Cálculo manual
    • Para importar varias partidas con el mismo código de costo, cada partida DEBE tener una asignación de tipo de costo diferente. Por ejemplo:
      • 02-300 - Earthwork, M, $30 000
      • 02-300 - Earthwork, L, $10 500
    • NO edite, actualice o cambie los datos en la hoja de trabajo "Campos de datos del importador" de la plantilla de importación. Esta hoja de trabajo es solo para referencia y muestra las opciones están disponibles para la selección en las listas desplegables en la pestaña "Partidas del presupuesto". Estas opciones reflejan qué opciones estaban disponibles para su selección en su proyecto Procore al momento de descargar la plantilla de importación.
  • Limitaciones:
    • Los archivos exportados de Presupuesto de Procore NO son compatibles.Los archivos de exportación de CSV y PDF contienen columnas de datos adicionales y no se pueden utilizar para volver a importar un presupuesto.
    • Códigos de presupuesto
      • La plantilla de importación NO contiene una columna "Código de presupuesto". En su lugar, Procore crea automáticamente códigos de presupuesto en su proyecto cuando ingresa el código de costo, el tipo de costo y el subproyecto (si está habilitado) en sus partidas en la plantilla de importación. Para obtener más información sobre los códigos de presupuesto, consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Para importar datos a Procore, la base de datos requiere la presencia de una columna "Descripción" en la plantilla de importación. Sin embargo, porque Procore crea automáticamente una "Descripción" para usted (después de la importación), es importante dejar siempre las filas de ingreso de datos en la columna "Descripción" en blanco.
 Propina

Para evitar sobrescribir los valores en el presupuesto de un proyecto, Procore recomienda importar su presupuesto una vez. Si desea importar una nueva versión de su presupuesto, puede hacerlo. Sin embargo, es importante tener en cuenta estos puntos:

  • Se añadirán todas las partidas que se añadan a su importación original. 
  • Todos los cambios en los valores de "Monto del presupuesto" en las partidas existentes se sobrescribirán.
  • Si desea conservar los valores de "Monto del presupuesto", asegúrese de que los valores del archivo de importación actualizado coincidan con el archivo de importación original antes de importarlo a Procore.

Para obtener ayuda con una importación, correo electrónico: support@procore.com

Pasos

Descargue la plantilla de importación de presupuesto

  1. Navegue hasta la herramienta Presupuesto del proyecto.
  2. Haga clic en el botón Desbloquear presupuesto. Consulte Desbloquear un presupuesto y Desbloquear un presupuesto con modificaciones de presupuesto.
  3. En Importar presupuesto, haga clic en Descargar plantilla de Excel.
    budget-download-excel-template.png
     Notas
    • El sistema descarga una copia del archivo budget.xlsx en la ubicación de descarga especificada de su navegador. 
    • Ingrese siempre los datos de su presupuesto en la plantilla de Excel que descargó de su proyecto Procore. 
    • Las columnas de la plantilla de importación de presupuesto NO coinciden con las columnas del archivo de exportación de presupuesto generado con las opciones de menú Exportar > CSV o Exportar> opciones de menú PDF. Es importante tener en cuenta que los archivos del menú Exportar no se pueden importar a la herramienta Presupuesto. 
  4. Antes de proceder continuar con la importación, revise esta importante advertencia:
     Advertencia

    La plantilla de importación del presupuesto que ha descargado debe utilizarse para la importación. Además, se requiere la disposición de la columna y los encabezamientos en la plantilla:

    • NO cambie el nombre de ningún encabezado de columna en la plantilla.
    • NO añada, elimine o cambie el orden de las columnas de datos en la plantilla.
    • Si requiere una unidad de medida que NO está incluida en la lista desplegable de unidades de medida de la plantilla, comuníquese con el Administrador de Procore de su compañía que tiene los permisos adecuados para agregar unidades de medida a la Lista maestra de unidades de medida. Consulte Actualizar una unidad de medida en la lista maestra de unidades de medida.
    • Si planea importar partidas del presupuesto con códigos de costo:
      • Cada partida agregada a la plantilla de importación de presupuesto debe incluir un código de costo.
      • Los códigos de costo de la plantilla de importación de presupuesto deben coincidir exactamente con los códigos de costo en la estructura de desglose del trabajo de su compañía o proyecto.
      • Los códigos de costo deben estar asociados con al menos un (1) tipo de costo. Consulte Agregar tipos de costos de la compañía y asignar tipos de costos predeterminados a códigos de costo. Esto asegura que pueda crear códigos de presupuesto al agregar partidas. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore? 
      • Puede importar una (1) partida del presupuesto por combinación de código de costo/tipo de costo. El propósito de una partida del presupuesto es mostrar el monto presupuestado total para cada código de presupuesto en una sola partida. No se permiten combinaciones duplicadas de código de costo/tipo de costo.
    • No es necesario eliminar las partidas innecesarias en las que los campos Tipo de costo e Importe del presupuesto estén en blanco; si deja estas partidas en la plantilla, Procore no importará datos ni creará ítems en su presupuesto para estas filas.

Actualizar la hoja de trabajo 'Partidas presupuestarias'

  1. En su computadora, abra el archivo budget.xlsx descargado en Microsoft Excel.
  2. Haga clic en la hoja de trabajo Partidas del presupuesto
  3. Actualice los datos de las partidas del presupuesto en cada fila de la siguiente manera:

    blank-budget-import-template-with-sub-job.png
     Notas
    • Un asterisco (*)a continuación denota un campo obligatorio.
    • Algunas columnas de la plantilla de importación requerirán que elija un valor para sus partidas de una lista desplegable.
  4. Actualice los detalles basados en unidades en la plantilla de la siguiente manera:
     Nota
    Para obtener más información sobre el ingreso de datos para partidas basadas en unidades, consulte ¿Cómo agrego detalles de partidas basados en unidades en la plantilla de importación de presupuesto?
    • Cálculo manual*. Elija Verdadero o Falso en la lista desplegable:
      choose-manual-calculation.png
      • Elija True si desea ingresar manualmente un valor en la columna "Monto del presupuesto". Esta opción anulará la opción de cálculo automático del sistema en la partida en la herramienta Presupuesto del proyecto.
      • Elija Falso si desea que Procore calcule automáticamente el valor en la columna "Monto del presupuesto" en función de sus entradas de Cantidad unitaria, Unidad de medida y Costo unitario. Dejará la columna "Monto del presupuesto" en blanco en la plantilla de importación. Después de la importación, Procore calculará automáticamente este valor para usted en la partida en la herramienta Presupuesto del proyecto.
    • Cant. por unidad. Ingrese un valor numérico en este cuadro para indicar el número de unidades que corresponden a la unidad de medida que especifique.
    • Unidad de medida (UOM). Seleccione la unidad de medida correcta para cada partida utilizando la lista desplegable en la plantilla. Estas selecciones coinciden con la lista maestra de unidades de medida de su compañía. Para que una unidad esté disponible en la lista desplegable, su Administrador de Procore debe actualizar la Lista maestra de unidades de medida antes de descargar una copia de la plantilla. Para obtener más información, consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Actualizar una unidad de medida en la lista maestra de unidades de medida.
    • Costo unitario. Ingrese el costo monetario en este cuadro para indicar el costo por unidad de medida.
    • Monto del presupuesto. Si elige "Verdadero" en la columna "Cálculo manual", ingrese el monto total de la nueva partida. No ingrese comas ni símbolos monetarios en este campo. Cuando elige "Falso" en la columna "Cálculo manual", deje la columna monto del presupuesto en blanco.
      Ejemplo

      Si selecciona "Falso" en la columna "Cálculo manual" e ingresa datos en las columnas Unidad cantidad, Unidad de medida y Costo unitario , puede dejar la columna "Monto del presupuesto" en blanco. Procore calculará automáticamente este valor para usted después de importar sus datos a la herramienta Presupuesto del proyecto.

      manual-calculation-false.png

  5. Guarde sus cambios. Elija siempre el formato de archivo de Excel Workbook (.xlsx) al guardar sus datos. 

    Opcional: actualice las curvas de proyección avanzada de la pestaña Proyección

    1. Para aplicar curvas de proyección avanzada a la pestaña Proyecciones en su presupuesto, ingrese lo siguiente:
       Nota
      • Fecha de inicio.Ingrese una fecha de inicio para el comienzo de la curva de proyección que desea aplicar.
      • Fecha de finalización. Ingrese una fecha de finalización para el comienzo de la curva de proyección que desea aplicar.
      • Curva. Ingrese el nombre de la curva de proyección que desea aplicar en la pestaña Proyección de la herramienta Presupuesto del proyecto. Para obtener más información sobre sus opciones de curva, consulte Acerca de la vista de proyección estándar de Procore.
    2. Guarde sus cambios. Elija siempre el formato de archivo de Excel Workbook (.xlsx) al guardar sus datos. 

    Opcional: actualice la hoja de trabajo "Cantidades de producción presupuestadas"

    1. En su computadora, abra el archivo budget.xlsx descargado en Microsoft Excel.
    2. Haga clic en la hoja de trabajo Cantidades de producción presupuestadas.
    3. Ingrese los datos de la partida de cantidades de producción de su presupuesto en cada fila de la siguiente manera:
       Nota
      Para obtener más información sobre las cantidades de producción, consulte ¿Qué son las "cantidades de producción"?
      • Código de costo. Introduzca el número del código de costo en el siguiente formato: "Código de División" (por ejemplo, 02-200).
      • Descripción Ingrese la descripción del código de costo. Por ejemplo, preparación del sitio, demolición del sitio, etc. 
      • Cantidad de producción . Ingrese un valor numérico en este cuadro para indicar la cantidad de producción presupuestada que corresponde a la unidad de medida que usted especifica.
      • UOM. Seleccione la unidad de medida correcta para cada partida utilizando la lista desplegable en la plantilla. Estas selecciones coinciden con la lista maestra de unidades de medida de su compañía. Para que una unidad esté disponible en la lista desplegable, su Administrador de Procore debe actualizar la Lista maestra de unidades de medida antes de descargar una copia de la plantilla. Para obtener más información, consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Actualizar una unidad de medida en la lista maestra de unidades de medida.
    4. Guarde sus cambios. Elija siempre el formato de archivo de Excel Workbook (.xlsx) al guardar sus datos.

    Importar los datos de la plantilla de presupuesto

    1. Vuelva a la herramienta de Presupuesto de su proyecto.
    2. En Importar presupuesto, haga clic en Seleccionar archivo.
      Nota: El área 'Importar presupuesto' solo aparece cuando el presupuesto está desbloqueado. Consulte Desbloquear un presupuesto.
    3. En la ventana que aparece, seleccione su archivo. Luego haga clic en Abrir.
    4. Cuando aparezca el nombre del archivo junto al botón "Elegir archivo", haga clic en Importar.

      import-budget-excel-2.png
       
    5. Revise los datos importados en la herramienta Presupuesto del proyecto para verificar que los datos del artículo de línea se hayan importado como esperaba.
    6. Opcional: si desea editar las partidas del presupuesto, tiene estas opciones:
    7. Una vez que esté satisfecho con su presupuesto, haga clic en el botón Bloquear presupuesto.
       Notas
      • Cuando bloquea el presupuesto, los usuarios ya no pueden cambiar los montos del "Presupuesto original".  
      • Cuando la pestaña Presupuesto está activa, la pestaña de informes tendrá un aspecto diferente:
        • El proyecto ya no tendrá el Reporte de proyección de presupuesto ni el Reporte de resumen de presupuesto
        • El proyecto obtendrá el Informe de modificaciones presupuestarias y el Informe detallado del presupuesto.

 

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