¿Cómo uso etiquetas con fechas de vencimiento en Planificación de la fuerza laboral?

Contexto

Las etiquetas son criterios específicos que se pueden crear y agregar a las personas y los proyectos en Planificación de la fuerza laboral. Para las personas, las etiquetas pueden almacenar fechas de vencimiento que pueden ayudar a rastrear cuándo se debe tomar acciones, como cuando una persona necesita asistir a una capacitación o actualizar una certificación. Las etiquetas comunes incluyen CPR, Elevación de la horquilla, OSHA, etc. Puede configurar los perfiles de notificación para recibir alertas sobre las etiquetas que están por vencer o realizar un seguimiento de las fechas de vencimiento utilizando las etiquetas que requieren acción.

Respuesta

Para usar etiquetas con fechas de vencimiento, siga estos pasos:

  1. Configurar etiquetas para planificación de la fuerza laboral
  2. Asignar etiquetas a personas
  3. Configurar y asignar perfiles de notificación
  4. Exportar las etiquetas que requieren reporte de acción

1. Configurar etiquetas para planificación de la fuerza laboral

Primero, cree las etiquetas que desee rastrear. Al configurar la etiqueta, marque la casilla de verificación para realizar un seguimiento de la fecha de vencimiento e ingrese una cantidad de días para ser alertado antes del vencimiento de la etiqueta.

  1. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustesicons-settings-gear.png .
  3. Haga clic en Etiquetas.
  4. Opcional: Para agrupar etiquetas en categorías, haga clic en las etiquetas de grupo en Categorías? alternar a ENCENDIDO.
    1. Para crear una nueva categoría de etiqueta, haga clic en Nuevo en la sección "Categorías".
    2. Ingrese el nombre de la categoría.
    3. Haga clic en Guardar.
  5. En la sección Etiquetas, haga clic en Nuevo.
  6. Configure su etiqueta con las siguientes propiedades:
    1. Nombre*. Ingrese el nombre de la etiqueta.
    2. Color. Ingrese el color de la etiqueta.
    3. Requerir fecha de vencimiento. Marque esta casilla de verificación si la etiqueta requiere una fecha de vencimiento.
      Nota: Si requiere una fecha de vencimiento, la fecha de vencimiento debe agregarse al agregar la etiqueta al perfil de una persona. Esto se utiliza comúnmente para realizar un seguimiento de las certificaciones de una persona. Para obtener más información, consulte ¿Cómo uso etiquetas con fechas de vencimiento?
    4. Nº de días de advertencia antes de la expiración. Ingrese el número de días con antelación que la persona recibirá una notificación cuando su etiqueta esté por vencer.
    5. Accesible globalmente para todos los grupos. Marque esta casilla de verificación si desea poner a disposición esta etiqueta en todos los grupos. Consulte Configurar grupos para la planificación de la fuerza laboral.
    6. Grupos*. Si elige no hacer que la etiqueta esté disponible para todos los grupos, seleccione qué grupos deben tener acceso a la etiqueta.
    7. Abreviaturas (5 caracteres). Ingrese la abreviatura de la etiqueta.
    8. Categorías. Si elige categorizar sus etiquetas, seleccione las categorías en las que debería aparecer la etiqueta.
  7. Haga clic en Guardar.

2. Asignar etiquetas a personas

A continuación, asigne la etiqueta a las personas e ingrese la fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento podría ser la fecha en la que una persona necesita tomar una clase, o la fecha en que su certificación está por vencer.

Siga estos pasos para:

Agregar etiquetas para personas

  1. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  3. Busque el registro de usuario para modificar. Luego haga clic en su nombre.
  4. Busque la sección "Etiquetas" y haga clic en Nuevo.
  5. En el menú desplegable, seleccione la etiqueta deseada y haga clic en Guardar.
  6. Opcional: cargue cualquier archivo relacionado con la etiqueta, por ejemplo, prueba de certificación.
  7. Si la etiqueta requiere una fecha de vencimiento, agregue la Fecha de vencimiento.
    Nota: Esto se utiliza comúnmente al agregar etiquetas para certificaciones.
  8. Haga clic en Listo.

Editar etiquetas para personas

  1. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  3. Busque el registro de usuario para modificar. Luego haga clic en el nombre.
  4. Busque la sección "Etiquetas" y haga clic en Editar.
  5. Haga clic en el icono engranaje icon-gear-wfp.png junto a la etiqueta que desea editar.
  6. Opcional: cargue cualquier archivo relacionado con la etiqueta, por ejemplo, prueba de certificación.
  7. Opcional: Actualice la fecha de vencimiento.
  8. Haga clic en Listo.

Eliminar etiquetas para personas

  1. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  3. Busque el registro de usuario para modificar. Luego haga clic en su nombre.
  4. Busque la sección "Etiquetas" y haga clic en Editar.
  5. Haga clic en el icono Remove icon-gear-wfp.png junto a la etiqueta que desea eliminar.
  6. Haga clic en Eliminar etiqueta.

3. Configurar y asignar perfiles de notificación

Para recibir alertas sobre las etiquetas que vencen, cree o actualice un perfil de notificación existente y asigne ese perfil a los usuarios que deben recibir las alertas.
Nota: Los usuarios solo pueden tener un perfil de notificación a la vez.

  1. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustesicons-settings-gear.png .
  3. Seleccione Perfiles de notificación.
  4. Haga clic en Nuevo.
  5. Ingrese el nombre del perfil de notificación.
  6. Seleccione las notificaciones deseadas sobre las etiquetas que el usuario debe recibir:
  7. Haga clic en Guardar.

Una vez que haya configurado el perfil de notificación, asignáelo al usuario que debe recibir la alerta:

  1. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  2. Haga clic en Personas y seleccione Lista de personas.
  3. Busque el registro de usuario para modificar. Luego haga clic en su nombre.
  4. Busque la sección "Información" y haga clic en Editar.
  5. Busque "Perfil de notificación" y seleccione el perfil con las notificaciones que el usuario debe recibir.
  6. Haga clic en Guardar.

4. Exporte las etiquetas que requieren reporte de acción

Para ver un reporte de etiquetas que están expiradas o dentro de su ventana de advertencia, puede exportar el reporte de etiquetas que requieren acción.

  1. Navegue hasta la herramienta Planificación de la fuerza laboral a nivel compañía.
  2. Haga clic en Reportes y seleccione Etiquetas que requieren acción.
  3. En la lista desplegable, elija la categoría de etiquetas.
  4. Marque las casillas de verificación para que las etiquetas se incluyan en el reporte.
    Nota: Solo puede elegir etiquetas que estén configuradas con una fecha de vencimiento.
  5. Configure su reporte con las siguientes opciones:
    • Para "Incluir etiquetas que no están expiradas pero dentro de su rango de advertencia", mueva el interruptor a la posición ENCENDIDO . Consulte ¿Cómo uso etiquetas con fechas de vencimiento en Planificación de la fuerza laboral?
      Nota: Si este interruptor está APAGADO, solo las etiquetas expiradas se incluyen en su reporte.
    • Para "Mostrar número de empleado", mueva el interruptor a la posición ENCENDIDO .
    • Para "Mostrar título laboral del empleado", mueva el interruptor a la posición ENCENDIDO .
    • Seleccione si muestra la etiqueta por nombre, abreviatura o Ambos.
    • Para "Mostrar fecha de vencimiento", mueva el interruptor a la posición ENCENDIDO .
    • Para "Mostrar tiempo hasta el vencimiento", mueva el interruptor a la posición ENCENDIDO .
  6. Haga clic en el icono de exportación icon-export-wfp.png , luego seleccione para descargar un CSV o PDF. 
    • Si exporta un PDF, seleccione la orientación de la página y el tamaño del papel.
  7. Haga clic en Exportar CSV o Exportar PDF.
 Recomendación

Si un reporte no se descarga inmediatamente, puede verificar el estatus navegando a Reportes y Descarga en lista de espera.

Ver también