¿Cómo decide Procore qué versión del documento es la más reciente en la herramienta Administración de documentos?
Contexto
Los usuarios pueden cambiar qué documento se muestra como más reciente reordenando las versiones del documento, pero Procore utiliza factores adicionales para decidir qué documento es "más reciente" dentro de un contexto determinado. A menudo se accede a los documentos almacenados en la herramienta Administración de documentos a través de enlaces de correo electrónico desde la integración de la herramienta Flujos de trabajo o enlaces en ítems de correspondencia y correos electrónicos. Estos contextos afectan a la versión del documento que se considera más reciente.
Además, la herramienta de Gestión Documental utiliza colecciones para organizar los documentos del proyecto. Los filtros de una colección proporcionan el contexto necesario para una audiencia en particular. Por ejemplo, dentro de una colección publicada, un usuario de campo solo ve las versiones aprobadas del documento, lo que significa que no necesariamente ve la versión más reciente de cada documento. Por el contrario, un revisor de documentos usa la colección En revisión para acceder a las versiones de documentos en curso que necesitan trabajo o aprobaciones antes de su publicación. De esta manera, Procore muestra al usuario de campo la versión 3 de un documento porque es "más reciente" en la colección Publicada (como se muestra a continuación), mientras que el revisor ve la versión 4 del mismo documento (a través de la colección En revisión, que no se muestra aquí), pero ambos están viendo la versión correcta para el trabajo que están tratando de hacer.
Respuesta
La herramienta de administración de documentos está diseñada para presentar la última versión del documento en función del contexto en el que un usuario encontró el documento y qué filtros se aplican. Esta tabla muestra cómo los diferentes contextos afectan la versión del documento que se presenta y qué banner de advertencia aparece cuando un usuario navega a una versión diferente fuera de la que Procore considera predeterminada para ese contexto.
| Contexto | Versión del documento que Procore considera más reciente | Ejemplo en la imagen anterior | Texto de banner que aparece si el usuario navega fuera de la versión más reciente en este contexto |
|---|---|---|---|
| Ítem de correspondencia correo electrónico: al hacer clic en un enlace desde un correo electrónico de correspondencia de Procore o ítem | Última versión en el contenedor de documentos. | V5 | "No es la última versión para la que tienes permiso. La versión no es la versión más reciente para la que tiene permiso". |
| Flujos de trabajo correo electrónico: al hacer clic en un enlace en el correo electrónico de Procore sobre las tareas necesarias para obtener una flujo de trabajo de aprobación. | La versión más reciente de la colección "En revisión" (que es la versión más reciente con un flujo de trabajo en curso). | V4 | "No es la última versión dentro de In Review. La versión no es la más reciente según la colección de la que la abriste". |
| Vista guardada "Todos los documentos": acceso a un documento desde la vista guardada "Todos los documentos" en la parte inferior del panel Vistas guardadas, conel botón "Última versión" seleccionado. | Última versión en el contenedor de documentos. | V5 | "No es la última versión para la que tienes permiso. La versión no es la versión más reciente para la que tiene permiso". |
| Colección "Publicada": Acceder a un documento de la colección "Publicado" proporcionada por el sistema. | Última versión de la colección "Publicada" (que es la última versión "aprobada"). | V3 | "No es la última versión dentro de Publicado. La versión no es la más reciente según la colección de la que la abriste". |
| Colección "En revisión": Acceder a un documento de la colección "En revisión" proporcionada por el sistema. | La versión más reciente de la colección "En revisión" (que es la versión más reciente con un flujo de trabajo en curso). | V4 | "No es la última versión dentro de In Review. La versión no es la más reciente según la colección de la que la abriste". |
| Colección personalizada: Acceder a un documento de una colección personalizada que creó un administrador del proyecto, como "Preconstrucción". | Última versión en el contexto de la colección. | Depende de la colección/ filtros de vista guardados |
"No es la última versión dentro de [nombre de la colección]. La versión no es la más reciente según la colección de la que la abriste". |
| Dispositivo móvil: Acceder a un documento desde un dispositivo móvil usando la aplicación iOS o Android Procore. | Vea contextos relevantes en filas anteriores con estas excepciones: la aplicación móvil no tiene la vista guardada "En revisión" o "Todos los documentos". | Depende | Vea contextos anteriores. |
Ejemplos de los dos tipos de banner de advertencia de la versión:
Nota: Procore está en el proceso de cambiar "Revisión" a "Versión" en los banners.
El usuario navegó fuera de la última versión en un contenedor de documentos:
El usuario navegó fuera de la versión más reciente en el contexto de una colección:
