¿Cómo decide Procore qué versión del documento es la más reciente en la herramienta Administración de documentos?
Contexto
Los usuarios pueden cambiar qué documento muestra como más reciente reordenando las revisiones de documentos, pero Procore utiliza factores adicionales para decidir qué documento es "más reciente" dentro de un contexto determinado. A menudo, se accede a los documentos almacenados en la herramienta Administración de documentos a través de enlaces de correo electrónico desde la integración de la herramienta Flujos de trabajo o enlaces en ítems de correspondencia y correos electrónicos. Estos contextos afectan la última revisión del documento.
Además, la herramienta Administración de documentos utiliza colecciones para organizar documentos del proyecto. Los filtros de una colección proporcionan un contexto necesario para una audiencia en particular. Por ejemplo, dentro de una colección publicada, un usuario de campo solo ve revisiones de documentos aprobadas , lo que significa que no necesariamente están viendo la última revisión de cada documento. En contraste, un revisor de documentos utiliza la colección En revisión para acceder a las revisiones de documentos en curso que necesitan trabajo o aprobaciones antes de la publicación. De este modo, Procore muestra la revisión del usuario de campo 3 de un documento porque es "más reciente" en la colección Publicada (como se muestra a continuación), mientras que el revisor ve la revisión 4 del mismo documento (a través de la colección En revisión), pero están viendo la revisión correcta para el trabajo que están intentando hacer.
Respuesta
La herramienta Administración de documentos está diseñada para presentar las últimas revisiones de documentos basadas en el contexto en el que un usuario encontró el documento y qué filtros se aplican. Esta tabla muestra cómo se presentan diferentes contextos que afectan la revisión del documento y qué banner de advertencia aparece cuando un usuario navega a una revisión diferente fuera de la que Procore considera predeterminada para ese contexto.
| Contexto | Revisión del documento Procore considera la última vez | Ejemplo en la imagen anterior | Texto del banner que aparece si el usuario navega lejos de la última revisión en este contexto |
|---|---|---|---|
| Ítem de correspondencia correo electrónico: al hacer clic en un enlace desde un correo electrónico de correspondencia de Procore o ítem | Última revisión del contenedor del documento. | V5 | "No la última revisión a la que tiene permiso. La revisión no es la revisión más reciente a la que tiene permiso" |
| Flujos de trabajo correo electrónico: al hacer clic en un enlace en el correo electrónico de Procore sobre las tareas necesarias para obtener una flujo de trabajo de aprobación. | Última revisión de la colección "En revisión" (que es la última revisión con una flujo de trabajo en curso). | V4 | "No la última revisión dentro de La revisión. La revisión no es la más reciente basada en la colección desde la que la abrió" |
| Vista guardada "Todos los documentos": acceder a un documento de la vista guardada "Todos los documentos" guardados en la parte inferior de las vistas guardadas panel, con elbotón " Última revisión" seleccionado. | Última revisión del contenedor del documento. | V5 | "No la última revisión a la que tiene permiso. La revisión no es la revisión más reciente a la que tiene permiso" |
| Colección "Publicada": Acceder a un documento de la colección "Publicado" proporcionada por el sistema. | Última revisión de la colección "Publicada" (que es la última revisión "aprobada"). | V3 | "No la última revisión dentro de la publicación. La revisión no es la más reciente basada en la colección desde la que la abrió." |
| Colección "En revisión": Acceder a un documento de la colección "En revisión" proporcionada por el sistema. | Última revisión en la colección "En revisión" (que es la última revisión con una flujo de trabajo en curso). | V4 | "No la última revisión dentro de La revisión. La revisión no es la más reciente basada en la colección desde la que la abrió." |
| Colección personalizada: Acceder a un documento de una colección personalizada que creó un administrador del proyecto, como "Preconstrucción". | Última revisión en el contexto de la colección. | Depende de la colección/ filtros de vista guardados |
"No es la última revisión dentro de [nombre de la colección]. La revisión no es la más reciente basada en la colección desde la que la abrió." |
| Dispositivo móvil: Acceder a un documento desde un dispositivo móvil usando la aplicación iOS o Android Procore. | Vea contextos relevantes en filas anteriores con estas excepciones: la aplicación móvil no tiene la vista guardada "En revisión" o "Todos los documentos". | Depende | Vea contextos anteriores. |
Ejemplos de los dos tipos de banner de advertencia de revisión:
El usuario navegó lejos de la última revisión en un contenedor de documentos:
El usuario navegó lejos de la última revisión en el contexto de una colección:
