¿Qué debo saber sobre los paquetes en la gestión de documentos?

Respuesta

Los paquetes proporcionan un espacio de trabajo dedicado dentro de la Gestión de documentos para agrupar documentos y marcadores de posición relacionados, establecer el contexto de los hitos, realizar un seguimiento de las estadísticas de progreso en tiempo real y ejecutar revisiones secuenciales de documentos. Revise las preguntas comunes a continuación:

• ¿Qué es un Paquete en Gestión de documentos?
  Un Paquete es un contenedor de agrupación de primera clase para documentos y marcadores de posición relacionados. Cuenta con metadatos dedicados, resúmenes de progreso en tiempo real (desglose de contenido, cumplimiento de marcadores de posición, finalización del flujo de trabajo) y un registro del historial de eventos.

• ¿Agregar un documento a un Paquete cambia sus permisos?
  No. El acceso a los documentos sigue rigiéndose completamente por los permisos a nivel de documento. Si un usuario ve un Paquete que contiene documentos a los que no tiene permiso para acceder, esos archivos restringidos se ocultan y las estadísticas de progreso se ajustan automáticamente para reflejar solo los archivos que puede ver.

• ¿Puede un documento pertenecer a varios paquetes?
  Sí. Una sola revisión, versión o marcador de posición de un solo documento se puede asignar a varios paquetes simultáneamente.

• ¿Puedo crear paquetes desde la pestaña Cargas?
  Sí. Los usuarios pueden crear un nuevo paquete desde todas las pestañas dentro de la herramienta de gestión de documentos (Documentos, Cargas y Paquetes). 

• ¿Puedo restringir un Paquete a usuarios específicos?
  No. El acceso a la funcionalidad de paquete se controla globalmente por proyecto a través de grupos de permiso de Gestión de documentos (Crear, Ver, Agregar ítems, Editar, Eliminar). No se admiten ajustes de visibilidad privados o restringidos para paquetes individuales.

• ¿Qué sucede si muevo un paquete a la bandeja de reciclaje?
  Al mover un paquete a la bandeja de reciclaje, solo se elimina temporalmente el shell del paquete. Todos los documentos y marcadores de posición subyacentes no se ven afectados en el Documentos pestaña. Tenga en cuenta que en esta versión, no hay forma de ver o recuperar los paquetes una vez que se han reciclado. 

• ¿Los Paquete estatus actualizan automáticamente cuando se completan todos los flujos de trabajo de documentos?
  No. Paquete estatus actualizar son estrictamente manuales en esta versión.

• ¿Puedo ejecutar acciones de flujo de trabajo en ítems del Paquete de forma masiva?
  Sí. Puede seleccionar varios documentos dentro de la sección Ítems del paquete y hacer clic en Enviar respuesta de flujo de trabajo, siempre que todos los documentos seleccionados compartan exactamente la misma plantilla de flujo de trabajo, estén en el mismo paso de revisión actual y tengan su cuenta asignada como respondedor.

• ¿El "Paquete de revisión" combina archivos en un solo PDF?
  No. "Revisar Paquete" proporciona un flujo de visualización secuencial y optimizado para el rendimiento a través de todos los ítems del Paquete dentro del Visualizador. Las anotaciones, los comentarios y las respuestas al flujo de trabajo permanecen almacenados en cada documento subyacente.

• ¿Dónde se configuran los valores para Paquete tipo y Paquete Estatus?

  Paquete Tipo y Paquete Estatus se establecen al a nivel de compañía en administrador de procore herramienta > ajustes de herramienta > Gestión de documentos > Predeterminado Campos.

  • Predeterminado Paquete Estatus valores: AR - Archived, CL - Closed, DR - Borrador, IP - In Progress, OP - Open.

  • Valores predeterminados de Tipo de paquete: EX - External, IN - Internal.

    Los Administradores del proyecto pueden habilitar/deshabilitar aún más estos valores o agregar pares de código + valor personalizados dentro de los ajustes de la herramienta Administrador de proyectos.

Ver también

• ¿Qué permiso granular están disponibles para Gestión de documentos Flujos de trabajo?
• ¿Cuáles son los diferentes campos de la herramienta Gestión de documentos?