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Procore

Crear una Nueva asignación de gastos

Objetivo

Crear una nueva asignación de gastos para un proyecto de Procore para que pueda facturar sus costos de tecnología de Procore al propietario.

Contexto

Procore ha diseñado una nueva función de Asignación de gastos en la herramienta de Administrador a nivel Compañía para proporcionar a los Contratistas generales una declaración de asignación de costos a nivel de proyecto. Esto proporciona a los contratistas generales la habilidad de facturar los costos de Procore al propietario. Como contratista general, los costos de su inversión en la tecnología de Procore pueden ser reembolsables. Con esta función, se crea la declaración de asignación necesaria para asegurar que usted tiene la documentación adecuada en PDF para recuperar el costo de su inversión en Procore.

Para utilizar esta función, deberá seleccionar el proyecto activo para asignar y completar tres (3) campos relevantes para ese proyecto:

  1. Fecha de inicio estimada
  2. Fecha de finalización estimada
  3. Valor contractual estimado

Con base en esta información, Procore generará una declaración de asignación de costos multiplicando su tasa de precios de Puntos base en la Fecha de asignación por el Valor del contrato. Luego, Procore genera esta declaración en formato PDF, que puede presentar al propietario para su reembolso y conservar para sus registros.

Es importante señalar que el monto total de los costos asignados no puede exceder el costo de su licencia anual de Procore.

Cosas para considerar

  • Se requiere un permiso de usuario:
    • Permiso de nivel "Administrador" en la herramienta de Administrador de la compañía
  • Requisitos:
    • Los usuarios finales deben introducir datos en TODOS los campos. 
    • Los usuarios finales tienen un límite de creación de una (1) asignación de gastos por proyecto de Procore por un (1) año de facturación.
    • Una asignación de gastos no puede abarcar períodos de facturación múltiples.
  • Limitaciones:
    • Solo se puede crear una (1) asignación de gastos por proyecto.
    • Los usuarios finales no pueden eliminar una asignación de gastos. 
  • Información adicional:
    • El término "asignación de gastos" representa el período de facturación de la cuenta de Procore de su compañía. Si tiene preguntas específicas sobre los costos de su compañía para Procore durante la duración de un proyecto, se recomienda que se ponga en contacto con su Procore point of contact.
    • El período de facturación de una asignación de gastos NO tiene relación con los períodos de facturación de su proyecto. 
    • ¡IMPORTANTE! Una asignación de gastos no puede ser retroactiva. Los períodos de facturación de Procore siempre se definen en incrementos de un (1) año. Por ejemplo, si la fecha de inicio del contrato de Procore de su compañía era el 1 de enero de 2019 , el final de su período de facturación de un (1) año sería el 31 de diciembre de 2019. Si la fecha de inicio de su contrato fuera el 1 de marzo de 2019, entonces el final de su período de facturación de un (1) año sería el 29 de febrero de 2020. 
    • Puede crear una nueva asignación de gastos en cualquier fecha dentro de un período de facturación de un (1) año. Sin embargo, no se puede crear una asignación de gastos que abarque varios períodos de facturación de Procore. Si desea facturar a un propietario por un proyecto que abarca más de un (1) período de facturación anual, debe crear una asignación de gastos separada para cada período de  facturación anual. 
    • El VaC (Valor Anual del Contrato) de su contrato de Procore se utiliza para calcular el total para el propietario en la asignación de gastos. Si el VaC de su empresa cambia durante un período de facturación y usted crea una nueva asignación de gastos, el nuevo VaC se utilizará siempre para calcular el importe de la factura. 

Demostración

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Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Administrador a nivel Compañía. 
  2. En Configuración administrativa, haga clic en Asignación de gastos.
  3. Haga clic en Nueva asignación de gastos.
  4. Complete los siguientes campos obligatorios :
    • Proyecto. Seleccione el proyecto deseado de la lista. Solo los proyectos activos de Procore aparecen en esta lista. 
      Notas:
      • Si selecciona un proyecto activo con una asignación de gastos existente, aparece el mensaje de error "El proyecto ya ha sido tomado".
      • Solo se puede crear una (1) asignación de gastos para un proyecto durante el período de facturación de un (1) año. Por ejemplo, si su compañía tiene un contrato con Procore de un solo año que comenzó el 1 de enero de 2019, podría crear hasta una (1) asignación de gastos antes del 31 de diciembre de 2019 o en esa fecha. Si su compañía tiene un contrato plurianual con Procore que comenzó el 1 de enero de 2019, el primer período de facturación terminaría el 30 de diciembre de 2019. El período de facturación del segundo año comenzaría el 1 de enero de 2020 y terminaría el 31 de diciembre de 2020. 
    • Fecha de inicio estimada. Introduzca la fecha de inicio estimada del proyecto.
      Notas:
      • Esta fecha debe coincidir con la fecha introducida en el campo Fecha de inicio estimada de la herramienta de Administrador a nivel Proyecto en la página General
      • Esta fecha debe estar dentro de las fechas de inicio y finalización del período de facturación actual de su compañía en su contrato con Procore.
    • Fecha de finalización estimada. Introduzca la fecha estimada de finalización del proyecto.
      Nota: Esta fecha debe coincidir con la fecha introducida en el campo Fecha de finalización estimada de la herramienta de Administrador a nivel Proyecto en la página General.
    • Valor contractual estimado. Introduzca el valor estimado del contrato original. 
      Nota: Este valor debe coincidir con la cantidad introducida en el campo Valor estimado del proyecto de la herramienta de Administrador a nivel Proyecto en la página General
  5. Haga clic en Crear.
  6. Si desea exportar una copia del PDF, haga clic en el ícono del PDF en el lado derecho del ítem de asignación de gastos.
    Nota: Sus puntos básicos NO aparecerán en el PDF.