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Procore

Archivos y carpetas de correo electrónico desde la herramienta Documentos a nivel compañía

Objetivo

Enviar archivos y carpetas en la herramienta Documentos a otros usuarios activos en su Directorio de la compañía por correo electrónico. 

Fondo

Puede enviar archivos y carpetas por correo electrónico a otros usuarios de Procore en su compañía utilizando la herramienta Documentos. Sus destinatarios deben ser contactos activos en su directorio de la compañía (consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de la compañía ) y no es necesario que se les conceda permiso de acceso a la herramienta Documentos de la compañía para descargar una copia del archivo mediante el enlace de descarga en el mensaje de correo electrónico. El enlace de descarga caduca 30 días después de que se envió el mensaje desde Procore.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para enviar archivos y carpetas por correo electrónico desde el directorio de la compañía:
      • "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Documentos.
        Y
      • Si es un usuario "Estándar" y el archivo o carpeta está marcado como "Privado", debe tener permiso de acceso a ese archivo o carpeta. 
    • Para ser agregado como destinatario en un correo electrónico:
  • Información Adicional:
    • Los correos electrónicos enviados desde la herramienta Documentos de Procore se envían desde una dirección de correo electrónico específica de la compañía. Sin embargo, el nombre del remitente coincidirá con la persona que realizó la acción de correo electrónico en Procore.

Pasos

Enviar documentos en un correo electrónico

Al enviar archivos o carpetas por correo electrónico desde la herramienta Documentos, el sistema utiliza un hilo de comunicación específico que asocia automáticamente toda la correspondencia saliente y las respuestas entrantes con el archivo o carpeta. Si es el destinatario de un correo electrónico, puede utilizar la función Responder de su correo electrónico para enviar una respuesta al mensaje. Cuando responde a un correo electrónico, se guarda una copia del mensaje en la sección Correos electrónicos del archivo o carpeta en la herramienta Documentos. 

  1. Navegue hasta la herramienta Documentos.
  2. Busque el archivo o la carpeta que desea enviar por correo electrónico.
  3. Haga clic derecho en el archivo o carpeta y haga clic en documents-email.pngCorreo electrónico.
    Nota: También puede acceder a las acciones colocando el cursor sobre el archivo o la carpeta o seleccionándolos. 
  4. Complete los siguientes campos según sea necesario:

    email a document.png
    • Para: seleccione uno o más usuarios o grupos para enviar el documento por correo electrónico.
    • CC: Utilice el campo CC para incluir a otros usuarios y mantenerlos informados. Usted (el remitente) recibirá automáticamente una copia en el correo electrónico para asegurarse de que también recibirá un correo electrónico si los usuarios responden al correo electrónico.
    • Privado: marque la casilla de verificación si desea que su correo electrónico solo lo puedan ver los usuarios "Administrador" y los destinatarios especificados del correo electrónico.
    • Asunto: este campo se completará automáticamente con "FW: [Carpeta o archivo]: [Carpeta o nombre de archivo]". Sin embargo, puede cambiar manualmente la línea "Asunto" en consecuencia.
    • Archivos adjuntos: puede adjuntar archivos adicionales del proyecto o archivos de su computadora. Los archivos de la carpeta o el archivo que seleccionó se vincularán automáticamente en el correo electrónico. No se mostrarán las imágenes miniatura de vista previa de los archivos adjuntos.
    • Mensaje: ingrese un mensaje en el cuerpo del correo electrónico.
  5. Haga clic en Enviar.

​​​​Nota

  • Si recibió CC en el correo electrónico, debería haber recibido un correo electrónico en su bandeja de entrada con un enlace para descargar el archivo. Los destinatarios pueden descargar archivos usando el hiperenlace en el correo electrónico o hacer clic en el enlace de texto "Ver en línea" para ver el documento en la aplicación web de Procore.
  • Una vez que se ha enviado un archivo por correo electrónico desde Procore, se almacena un registro del correo electrónico en la sección Correos electrónicos de ese archivo. La sección Correos electrónicos oculta automáticamente los registros de correspondencia por correo electrónico de los usuarios que no estaban en la lista de distribución de un correo electrónico para transferencias de documentos "privados". Sin embargo, los usuarios "Administrador" pueden ver el correo electrónico incluso si no están incluidos en la lista de distribución del correo electrónico.

Ver y exportar correos electrónicos asociados con un documento

Para cada archivo y carpeta que cargue en la herramienta Documentos, el sistema mantiene un registro histórico de cuándo se envió el activo a otros usuarios en el Directorio de su compañía. También realiza un seguimiento de las respuestas enviadas al hilo de comunicación del archivo o la carpeta. Si el remitente marca la correspondencia por correo electrónico como privada, el registro de correos electrónicos solo es visible para los destinatarios y usuarios con permiso "Administrador" en la herramienta Documentos. 

Para exportar un correo electrónico desde el registro de correos electrónicos para un archivo o carpeta:

  1. Navegue hasta la herramienta Documentos.
  2. Seleccione el archivo o carpeta.
  3. Haga clic en el icono informaciónicon-info2.png para abrir el panel de información.
  4. Desplácese hacia abajo y haga clic en Correos electrónicos.
    Nota: todos los correos electrónicos enviados se muestran en la ventana Correos electrónicos.
  5. Haga clic en Exportar  icon-export.png en el correo electrónico que desea exportar. 

 

Si desea obtener más información sobre el software de administración de documentos de Procore y cómo puede ayudar a su negocio, visite nuestra página icon-external-link.pngde productos de administración de documentos de construcción.