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Procore

Enviar archivos y carpetas a otros usuarios de la compañía por correo electrónico

Objetivo

Enviar archivos y carpetas en la herramienta Documentos a otros usuarios activos en su Directorio de la compañía por correo electrónico. 

Contexto

Puede enviar archivos y carpetas por correo electrónico a otros usuarios de Procore de su compañía utilizando la herramienta Documentos. Sus destinatarios deben ser contactos activos en el Directorio de su compañía. (ver Agregar una persona al directorio de la compañía) y NO es necesario que se les otorgue permiso de acceso a la herramienta Documentos de la compañía para descargar una copia del archivo mediante el enlace de descarga que se encuentra en el mensaje de correo electrónico. El enlace de descarga caduca 30 días después de que el mensaje se envía desde Procore. 

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido:
    • Para enviar archivos y carpetas por correo electrónico desde el Directorio de la Compañía., "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Documentos.
      Y
      • Si usted es un usuario "Estándar" y el archivo o carpeta está marcado como "Privado", debe tener permiso de acceso a ese archivo o carpeta. 
    • Para ser añadido como un destinatario en un correo electrónico, el usuario debe tener una cuenta de usuario activa en el Directorio de la Compañía. Ver Agregar una persona al directorio de la compañía.
  • Información adicional:
    • Tenga en cuenta lo siguiente cuando trabaje con la herramienta Documentos:

      • Las tareas que puede realizar están determinadas por el nivel de permiso que se le ha otorgado para cada herramienta. Consulte ¿Cuáles son los niveles de permisos predeterminados en Procore? Es posible que no siempre se le asigne el mismo nivel de permiso en su compañía y en la herramienta Documentos de un proyecto. 
      • En general, los permisos de acceso  los establece el Administrador de Procore de la compañía (u otro contacto de su organización a quien se le haya delegado la autoridad para administrar un proyecto específico o una herramienta del proyecto).
    • Los correos electrónicos enviados desde la herramienta Documentos de Procore se envían desde una dirección de correo electrónico designada y específica de la compañía. (p. ej., acme_company@apps.procore.com). ). Sin embargo, el nombre del remitente (por ejemplo, John Doe) coincidirá con la persona que realizó la acción de correo electrónico en Procore.

Pasos

Enviar un correo electrónico

Para enviar un archivo o carpeta por correo electrónico desde la herramienta Documentos:

  1. Navegue hasta la herramienta Documentos.
  2. En la vista de árbol, navegue hasta el archivo o la carpeta deseada y resáltela.
  3. Haga clic en el botón Correo electrónico.

    documents-email.png
     
  4. Complete lo siguiente:

    email a document.png
    • Para.  Seleccione los destinatarios deseados de esta lista desplegable. Puede elegir usuarios y grupos activos en el Directorio de compañía. Consulte Enviar archivos y carpetas a otros usuarios de la compañía por correo electrónico  o  Agregar un grupo de distribución al directorio de compañía.

    • CC. (Opcional) Seleccione los destinatarios deseados de esta lista desplegable. Puede elegir usuarios y grupos activos en el Directorio la compañía. Consulte  Enviar archivos y carpetas a otros usuarios de la compañía por correo electrónico  o  Agregar un grupo de distribución al directorio de compañía.

    • Privado. Marque esta casilla si quiere que sólo los destinatarios y los usuarios con permiso de «Administrador» en la herramienta Documentos vean este correo electrónico en el Historial de correos electrónicos del archivo. 
      Notas:

      • Si marca un archivo o una carpeta como «Privado», esto NO impedirá que los destinatarios descarguen el contenido del archivo o la carpeta utilizando el enlace de descarga del correo electrónico. 
      • Use correos electrónicos «privados» para la correspondencia electrónica confidencial en Procore. Esto asegura que se mantendrá un registro del correo electrónico, a la vez que se mantiene la configuración de privacidad deseada. 
    • Asunto. El sistema completa automáticamente la línea de asunto «FW: [Archivo o Carpeta]: [Nombre del archivo o carpeta]». El remitente puede escribir sobre esta entrada como desee. 

    • Archivos adjuntos. Haga clic en Adjuntar archivoso mueva un archivo desde su computadora o red hasta el área de arrastrar y soltar archivos. Puede cargar un archivo de la computadora en otro archivo que esté almacenado en la herramienta Documentos de Procore. 

    • Mensaje. Introduzca un mensaje para el cuerpo del correo electrónico saliente.

  5. Haga clic en Enviar.
    El sistema envía el correo electrónico a sus destinatarios designados desde el Directorio de la compañía. 

Recibir un correo electrónico

Si está designado como el el destinatario de un correo electrónico, un mensaje con la línea de asunto predeterminada, "FW: [Archivo o Carpeta]: [Nombre de archivo o carpeta]" se entrega en su Bandeja de entrada (Nota: El remitente del mensaje puede cambiar la línea de asunto predeterminada del sistema según lo desee).

El correo electrónico contiene la siguiente información:

company-documents-email.png
 

  • De. El nombre del remitente del correo electrónico y el nombre de la cuenta de Procore de la compañía del remitente. 
  • Fecha. La fecha y hora en que se envió el correo electrónico. 
  • Enviado a. Los nombres de los destinatarios y el nombre de su cuenta de compañía de Procore. (Nota: Para recibir un correo electrónico, estos usuarios deben ser contactos activos en el Directorio de la compañía del remitente). 
  • CC. Los nombres de los destinatarios nombrados en el campo CC y el nombre de su cuenta de compañía Procore. (Nota: Para recibir un correo electrónico, estos usuarios deben ser contactos activos en el Directorio de la compañía del remitente). 
  • Archivos adjuntos. Si el usuario adjuntó un archivo al correo electrónico, aparece aquí. 
  • Nombre del documento. El nombre del archivo o la carpeta enviada desde la herramienta Documentos. 
  • Enlace de descarga. Un enlace para descargar la carpeta ZIP que contiene los archivos o carpetas del remitente. Este enlace caduca 30 días después de la fecha de envío. 
  • Ver en línea. Un enlace para iniciar sesión en Procore y ver el correo electrónico en línea. Nota: Debe tener permiso de acceso a la herramienta Documentos y al archivo/carpeta para verlo en línea. 

Responder a un correo electrónico

Al enviar archivos o carpetas por correo electrónico. desde la herramienta Documentos, el sistema utiliza un hilo de comunicación (también conocido como una dirección de correo electrónico especial) que automáticamente asocia toda la correspondencia saliente y las respuestas entrantes con el archivo o la carpeta. Si usted es el destinatario de un correo electrónico, simplemente use la función de respuesta de su correo electrónico para enviar una respuesta al mensaje. Cuando responde a un correo electrónico, se guarda una copia del mensaje en el área de correos electrónicos de los detalles para el archivo o la carpeta correspondiente. 

La siguiente ilustración muestra cómo aparece el hilo de comunicación en el cuadro Para de una respuesta:
 

communication-thread.png

Visualizar y exportar el registro de correos electrónicos

Para cada archivo y carpeta que cargue en la herramienta Documentos, el sistema mantiene un registro histórico de cuándo se envió el activo a otros usuarios en el Directorio de su compañía. También realiza un seguimiento de las respuestas enviadas al hilo de comunicación del archivo o la carpeta. Si el remitente marca la correspondencia por correo electrónico como privada, el registro de correos electrónicos solo es visible para los destinatarios y usuarios con permiso "Administrador" en la herramienta Documentos. 

Para exportar el registro de correos electrónicos para un archivo o carpeta:

  1. Navegue hasta la herramienta Documentos.
  2. En la vista de árbol, navegue hasta el archivo o la carpeta deseada y resáltela.
  3. Desplácese hasta el área Correos electrónicos y expándala.
    Nota: Si desea iniciar un nuevo hilo de comunicación de correo electrónico para el archivo o la carpeta seleccionada, haga clic en el hipervínculo de la dirección del correo electrónico en el banner de información AZUL. 
  4. Elija Exportar > PDF.

    emails-export-pdf.png

    El sistema exporta la correspondencia por correo electrónico para el archivo o la carpeta seleccionada al formato de archivo PDF.