Cosas para saber sobre las finanzas del proyecto + Conector Workday®

 Informaciónadicional

• DATOS IMPORTABLES: 
  • Sincronice a petición.
  • Integración mejorada para admitir proyectos de múltiples Workday® compañías dentro del mismo inquilino. Cuando se crea un proyecto y se asigna a una compañía, se almacena durante la importación a Procore y se hace referencia al exportar contratos/órdenes de cambio/subfacturas.

  • Filtre los proyectos que aún están en revisión en Workday®.

  • Filtre en un trabajo de proyecto en Workday® para limitar aún más la lista de proyectos Listos para importar proyectos en Procore.

• DATOS EXPORTABLES: 

  • ERP integración de la herramienta en datos exportables relacionados con contratos a nivel proyecto, órdenes de cambio, contratos primarios, requisiciones. 

Información Adicional:

• Los tipos de costo predeterminados se pueden asignar a códigos de costo estándar en la herramienta ERP Std. Página Códigos de costo y tipos de costo.
• Tipo de costo en Procore es una categoría de gastos en Workday®.
• Los códigos de costo en Procore son tareas del proyecto en Workday®.
• WBS/Códigos de costo se importarán a Procore utilizando una plantilla de importación.
• Se admiten subproyectos y segmentos WBS personalizados. 
• NO es necesario hacer clic en "Enviar a ERP" a nivel compañía después de importar WBS/Códigos de costo. Los códigos se sincronizan a través de la integración cuando se utiliza en una partida presupuestada en un proyecto. 
• Los códigos de costo agregados a un presupuesto se sincronizarán automáticamente con Workday®.
• Los códigos de costo deben usar al menos una estructura de 2 niveles.

Requisitos previos:

• No podrá ver subproyectos hasta que haya sincronizado el trabajo correspondiente en la pestaña trabajos de ERP herramienta y agregados a Procore.

Información Adicional:

• WBS/Códigos de costo se sincronizan a través de la integración cuando se utiliza en una partida presupuestada en un proyecto. No se requiere ninguna otra acción para sincronizar WBS/Códigos de costo.
• Las partidas que se muestran como no presupuestadas en la herramienta Presupuesto del proyecto (UBLIs) NO sincronizarán el código WBS de esa línea para Workday®. Para sincronizar el código utilizado para la partida, agregue la UBLI al presupuesto como una partida presupuestada.
• Se admiten subproyectos y segmentos WBS personalizados. 
• Los subproyectos se pueden crear en la página WBS a nivel proyecto y exportarse automáticamente a Workday®.
• Los subproyectos muestran una vista de presupuesto en Procore con varias líneas asignadas al plan de proyecto correspondiente en Workday® con la nueva fase de subproyecto. 

Información Adicional:

• Los proyectos que están en curso o creados antes de la conexión de la integración no se pueden sincronizar. Los servicios profesionales para obtener ayuda con la integración de registros de proyectos en progreso/pre existentes están disponibles para una tarifa adicional.
• Proyectos en Workday® sincronizar como proyectos en Procore.

Limitaciones:

• Una vez sincronizado un proveedor, los cambios en un sistema no actualizarán/anularán el registro del proveedor en el otro sistema.

Información Adicional:

• Proveedores en Workday® sincronizar como compañías en Procore.
• Opcional: configure un filtro en un grupo de proveedores Workday® para limitar aún más la lista de Listos para importar proveedores en Procore.

Requisitos previos:
Antes de que pueda enviar un contrato a la herramienta de integración de ERP, debe cumplir estos requisitos previos:

• Fecha del contrato. Debe ingresar una fecha de contrato para que el contrato se sincronice con Workday®.
• Compañía contratista. Debe estar vinculado a un proveedor de Workday® sincronizado.
• Estatus. Para contratos, el estatus debe establecerse en "Aprobado" o "Completo".
• Partidas (SOV). Debe incluir al menos una (1) partida y todas las partidas deben contener códigos de costo Workday®.

Información adicional:

• Para sincronizar un contrato, todas las partidas de partidas deben estar vinculadas a códigos de costo y categorías de sus listas ERP sincronizadas de códigos de costo y tipos de costo estándar.
• Contratos (subcontrato y órdenes de compra) se sincronizan con Workday® como contratos de proveedores.

Limitaciones:

• La "Fecha del contrato" de Procore (tanto para contratos como órdenes de compra) se asigna al proveedor "Fecha de inicio del contrato". Si la fecha del contrato está en blanco, la exportación a Workday fallará con un error.

• Los contratos sincronizados con Workday® NO contendrán detalles sobre códigos de impuesto.

• Una vez que los contratos de un proyecto se hayan sincronizado con el sistema de Workday® de una compañía, Procore restringe automáticamente su habilidad para editar los campos sincronizados en un contrato. Esto es para asegurarse de que los datos permanezcan sincronizados en ambos sistemas. Los campos que no se pueden editar después de que una sincronización incluyan:

  • Compañía contratista
  • Estatus
  • Subpestaña Partidas (SOV) (todos los campos)
• Si necesita eliminar un contrato después de sincronizarlo con Workday®, primero debe desconectar el enlace que existe entre los dos registros en cada sistema.
• Una vez eliminado, los datos del contrato se eliminan permanentemente de Procore y no se pueden recuperar.

Información Adicional:

• Las órdenes de cambio del contrato se exportan a Workday® como modificaciones del contrato de proveedor.
• Las órdenes de cambio del contrato solo se exportan.  Cuando se exporta desde Procore, se crean nuevas partidas en la orden de compra sincronizada original en Workday®.
• Para agregar una partida (SOV) a una OCC, debe estar vinculada a un código de costo y categoría existente.
• Todos los OCC exportados a Workday® deben estar en estatus Aprobado.

Información adicional:

• Las requisiciones se exportan desde Procore y se sincronizan como facturas de proveedores en Workday®.
• Las facturas de liberación de retención se pueden crear y exportar a Workday® con la integración.

• Configuración para la asignación de número de factura.

  • Predeterminado: El número de subfactura de Procore se asigna al número de factura laboral Y al número de factura del proveedor.

  • Opcional: El número de subfactura de Procore se asigna SOLO al número de factura del proveedor laboral y el número de factura laboral y el número de factura laboral del día de trabajo.

Aspectos a tener en cuenta:

• Entradas de diario

  • Durante la implementación, determine qué fuente de diario es para transacciones de nómina asociadas con proyectos.  Esa fuente se agregará a nuestro proceso de backend. 

• Costos indirectos

  • Si un costo indirecto no es una factura o un registro asociado con la fuente de entrada de diario determinada anteriormente, está clasificado como gasto.

  • Registre el gasto de la factura, las facturas del proveedor, los reportes de gastos, la nómina.
    Cualquier cosa que no sea estas fuentes importará el lado de débito y crédito de la entrada del diario.

 Información adicional:

• Los costos de proyecto que se ingresaron directamente en Workday® están clasificados como costos indirectos en Procore, y se mostrarán como transacciones detalladas en la herramienta Costos directos en Procore.
• Workday® la entrada del diario "Número de diario" se asigna a la descripción del Encabezado de transacción de costos directos de Procore.
• Workday® Entradas de diario que son Diarios manuales incluirán líneas de crédito y débito si se utiliza una fase/tarea sincronizada. Por ejemplo, recalificar los costos.

• Workday® entrada del diario "Línea Rrerrepánda" se asigna a "Descripción de línea" de costo directo de Procore, si se completa en Workday®.

• Workday® Entradas de diario con origen de la sincronización de "Reporte de gastos" como un tipo de costo directo de Procore "Gastos".

• Workday® Entradas de diario que son Tipo de costo directo de "Nómina" también sincronizará cantidad, unidad de medida y calculará el costo unitario.

• Workday® entrada del diario "Fecha de contabilidad" se asigna a la Fecha de costo directo de Procore.

Información Adicional:

• Una Shell de contrato primario se crea primero en el proyecto en Workday® como contrato del cliente. Se crea y aprueba un contrato de cliente con al menos una línea dedicada al contrato primario de Procore. La línea debe tener una categoría de ingresos de "Ingresos del contrato" y de tipo de línea "Proyecto basado en valor" con monto de $0,00.
• La integración recogerá esta partida del contrato del cliente e importará eso a Procore para crear un contrato primario sincronizado de $0.00.
• Un contrato primario se importa a Procore desde Workday® en estatus aprobado.
• En Procore, las partidas y los montos se pueden agregar al contrato primario. La suma total de estas partidas se sincronizará/exportará automáticamente a la partida del contrato del cliente en Workday®.
• El monto del contrato original se reflejará en la columna Monto de línea del contrato como una sola línea resumida. 

Requisitos previos: 

• Debe haber un contrato configurado para el proyecto/trabajo
• El campo Fecha en una OCCP es obligatorio
• La OCCP debe estar en estatus "Aprobado"

Información adicional:

• Las órdenes de cambio de contrato primario se crean en Procore y se sincronizan con Workday® como modificaciones del contrato primario.
• Para cada partida asociada que agregue a las Partidas (SOV) del orden de cambio, puede designar una partida de contrato primario única asociada o la misma partida de contrato primario asociada para todas las partidas de orden de cambio.
• Las órdenes de cambio al contrato primario en Procore se pueden exportar a Workday® y, del mismo modo, la suma de la orden de cambio actualizará la partida del contrato del cliente sincronizada como otra enmienda.