Configurar y utilizar el rol de comentarista en flujos de trabajo a nivel de compañía

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Contexto

El rol de comentarista permite a las personas asignadas proporcionar comentarios, archivos adjuntos y anotaciones en un paso del flujo de trabajo sin seleccionar un estatus de decisión formal (como Aprobar o Rechazar). Esto garantiza que la información de asesoramiento crítica se capture directamente dentro del flujo de trabajo de Procore sin asignar la responsabilidad de la toma de decisiones a los revisores de asesoramiento.

Aspectos para tener en cuenta

Para administración de plantillas: permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta A nivel de compañía Flujos de trabajo.
Para la edición del flujo de trabajo en curso: permisos de nivel 'Administrador' en la herramienta principal o derechos designados de Administrador de flujo de trabajo.
Requisitos de la función: Cada paso del flujo de trabajo debe tener al menos un respondedor asignado. Un paso no puede consistir completamente en Comentaristas.
Progresión del flujo de trabajo:
- En los pasos de Decisión de varios respondedores, los comentaristas requeridos deben enviar sus comentarios antes de que el paso pueda avanzar, aunque sus comentarios no afectan el enrutamiento direccional.
- En los pasos de Decide el primer respondedor, los comentaristas son opcionales por definición, y el paso avanza tan pronto como el primer respondedor envía una decisión.
Asignación de doble rol: Si se le asigna un paso como Respondedor y Comentarista en diferentes roles, la asignación de Respondedor tiene prioridad. El envío de una sola respuesta satisface ambas asignaciones.
Seguimiento de tareas: los comentaristas obligatorios ven las tareas de flujo de trabajo pendientes en su lista web Mis ítems abiertos. Los comentaristas opcionales no ven las tareas pendientes en Mis ítems abiertos.
Herramientas compatibles: Pagos, Presupuesto, Gestión de documentos, Facturación, Contratos primarios, Contratos (Órdenes de cambio de un solo nivel, Órdenes de cambio potenciales) y Costo indirecto.

Pasos

Agregar un rol de comentarista a una plantilla de flujo de trabajo

Navegue hasta la herramienta Flujos de trabajo a nivel de compañía.
Haga clic en Editar junto a la plantilla de flujo de trabajo que desea modificar.
Seleccione el paso de respuesta de destino. El panel "Paso de respuesta" se abre en el costado de la pantalla.
Haga clic en Administrar personas asignadas. Se abre el panel Administrar personas asignadas.
Agregue o seleccione un rol de persona asignada y, a continuación, configure el rol de comentarista según el tipo de decisión del paso:
- Para múltiples respondedores, decida los pasos: Seleccione Todos los miembros, Al menos un miembro o Ningún miembro en el menú desplegable Tipo en la sección Comentarista. Estos obtendrán el permiso para comentar en consecuencia.
- Para que el personal de primera respuesta decida los pasos: Marque la casilla de verificación Solo comentario junto al rol de la persona asignada. El rol seleccionado se actualiza para designar a sus miembros como comentaristas.

Nota: Un comentarista no puede mover ni enrutar un flujo de trabajo a otro paso. Si un paso requiere la entrada de un comentarista, el flujo de trabajo se detiene automáticamente hasta que se proporcione esa entrada.

Verifique que al menos un rol asignado permanezca establecido como Respondedor. La plantilla cumple con la regla que requiere al menos un responsable de la toma de decisiones por paso.
Haga clic en Guardar cambios. La ventana se cierra y las actualizaciones se aplican al lienzo visual.
Haga clic en Guardar y publicar.

Nota: El historial de flujo de trabajo muestra un icono independiente para los respondedores y una etiqueta distinta para los comentaristas. Dependiendo de los requisitos de respuesta, la visibilidad del historial del flujo de trabajo cambia. Por ejemplo, si todos los miembros o al menos un miembro deben responder como comentaristas.

Administrar comentaristas en un flujo de trabajo en curso

Navegue hasta el flujo de trabajo activo.
Abra el panel lateral 'Flujo de trabajo' y haga clic en las elipses verticales.
Seleccione Administrar personas asignadas. Se abre la ventana Administrar personas asignadas.
Complete cualquiera de las siguientes acciones según sea necesario:
- Cambie el tipo de un rol existente entre Respondedor y Comentarista.
- Agregue usuarios individuales como comentaristas en la sección "Personas asignadas adicionales". Las asignaciones de usuario o rol actualizadas se enumeran en la ventana.
Haga clic en Guardar cambios. La ventana se cierra y se envía automáticamente un correo electrónico de notificación a los comentaristas recién asignados.

Enviar comentarios como comentarista en la Web

Navegue hasta el ítem o abra la tarea desde Mis ítems abiertos. Aparecen los detalles del ítem y el formulario de respuesta del flujo de trabajo. El menú desplegable Estatus/Decisión de respuesta está oculto.
Ingrese sus comentarios en el campo "Comentarios". Su texto aparece en el cuadro de entrada de comentarios.
Opcional: Cargue archivos o agregue anotaciones usando el área "Adjuntar archivo". Los archivos adjuntos o los documentos marcados aparecen enumerados en la sección de archivos adjuntos.
Haga clic en Enviar. Sus registros de envío. Aparece una nueva entrada etiquetada con su rol en el panel Historial de flujo de trabajo, y los comentaristas requeridos verán el ítem borrado de su lista Mis ítems abiertos.