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Procore

Crear una plantilla de flujo de trabajo lineal (Beta)

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 En versión beta
Procore ahora es compatible con el nuevo diseño de plantilla de flujo de trabajo lineal para plantillas a nivel de compañía.

Contexto

Las plantillas de flujo de trabajo lineal son un nuevo tipo de diseño de plantilla para crear procesos de aprobación secuencial y entrega. Cree plantillas de flujo de trabajo como una lista simple y ordenada de pasos mediante una experiencia de creación basada en tablas. Desde allí, configure las personas asignadas y las opciones de respuesta para cada paso. Los flujos de trabajo lineales están diseñados para procesos sencillos y secuenciales que son más rápidos de configurar y más fáciles de seguir que un diagrama de ramificación. Se trataba de combinar la creación de plantillas (definir los pasos en una tabla) con la configuración (personas asignadas, opciones de respuesta). Tanto los formatos lineales como los de diagrama utilizan el mismo motor de flujo de trabajo subyacente, lo que le permite elegir la experiencia de diseño que mejor se adapte a los requisitos de su negocio.

Aspectos para tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:

    • Para ver, crear o editar una plantilla de flujo de trabajo:

      • Permisos de nivel de 'Administrador' en la herramienta Compañía Flujos de trabajo.
        O

      • Permisos de nivel "Solo lectura" o "Estándar" en la herramienta Compañía Flujos de trabajo con las permiso granular "Ver plantillas de Flujo de trabajo" y "Crear y editar plantillas de Flujo de trabajo" habilitadas en su plantilla de permisos.

  • Selección del formato de flujo de trabajo: Al crear una plantilla de flujo de trabajo, debe elegir el formato de creación Lineal o Diagrama. Esta selección es permanente y no se puede cambiar después de crear la plantilla de flujo de trabajo. 

  • Requisitos del producto: su organización debe poseer un paquete de productos de flujos de trabajo actualizado.

  • Disponibilidad beta: para utilizar esta función durante el lanzamiento inicial, debe estar inscrito en el programa beta abierto correspondiente en Procore Explore.

Pasos

Agregar una plantilla de flujo de trabajo

  1. Vaya a la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.

  2. Haga clic en Crear. Esto abre el cuadro de diálogo "Agregar un flujo de trabajo".

  3. Introduzca un nombre para el flujo de trabajo.

  4. Seleccione la herramienta para el flujo de trabajo en el menú Herramienta.

  5. Seleccione el formato lineal para el flujo de trabajo. 

  6. Haga clic en Crear. Se abrirá la pantalla de creación de plantillas de flujo de trabajo lineales, que muestra una cuadrícula de creación de pasos basada en tablas.

Crear los pasos de la plantilla de flujo de trabajo lineal

  1. En la pantalla de creación de plantillas de flujo de trabajo, introduzca la siguiente información: 

    • Nombre del paso: Ingrese un nombre para la acción o etapa específica.

    • Ítem Estatus: seleccione el estatus aplicado al ítem durante este paso.

    • Persona asignada: seleccione los usuarios, roles de proyecto o roles personalizados responsables de este paso.

    • Días para completar: Especifique el número de días hábiles permitidos.

  2. Opcional: Utilice los iconos de tabla en línea al final de cada fila para realizar las siguientes acciones: 

    • Eliminar: Esto elimina el paso seleccionado del flujo de trabajo.

    • Configurar: Esto abre el panel Configuración de problemas de dirección, lo que le permite administrar las personas asignadas, los requisitos de respuesta y la lógica de respuesta. Haga clic en Guardar cambios para volver a la tabla principal del generador.

    • Notificaciones: Esto ayuda a administrar los destinatarios de la notificación de pasos.

  3. Haga clic en + Agregar paso en la parte inferior de la tabla para agregar una nueva fila de pasos en la secuencia lineal.

  4. Opcional: Haga clic en + Agregar paso avanzado para agregar parámetros de enrutamiento condicional complejos a la secuencia.

  5. Haga clic en + Agregar paso final después de crear su secuencia de enrutamiento completa. 

  6. Elija una de las siguientes opciones de guardado: 

    • Haga clic en Guardar como borrador para seguir trabajando en la plantilla más tarde.

    • Haga clic en Guardar y publicar para finalizar la plantilla

  7. La flujo de trabajo recién creada será visible en la plantilla de a nivel de compañía flujo de trabajo.

Configuración de plantillas de A nivel de compañía Flujo de trabajo

  1. Navegue hasta la página de configuración de herramientas de su herramienta abierta.

  2. En Plantillas de la compañía, seleccione el botón Configurar para el flujo de trabajo lineal. Esto abrirá la pantalla de la plantilla de flujo de trabajo.

  3. Seleccione el Administrador de flujo de trabajo y el grupo de distribución en el menú desplegable disponible.

  4. Opcional: Establezca el grupo de Distribución.

  5. Agregar o quitar la(s) persona asignada(s)

  6. Actualice los días para completar.

  7. Haga clic en el botón Enviar. Los cambios serán visibles en el flujo de trabajo.

Nota: La creación de un flujo de trabajo lineal no cambia la forma en que aparece el flujo de trabajo en la ventana lateral de la herramienta. 

Actualizaciones de administración de personas asignadas de flujo de trabajo

Agregar o quitar una Persona asignada individual en un paso

Haga clic aquí para ver los pasos.

Puede asignar un usuario individual directamente a un paso del flujo de trabajo sin necesidad de crear o modificar un grupo de roles formal.

  1. Vaya a la sección de la tabla de configuración de Flujos de trabajo de la herramienta.

  2. Busque la fila de pasos específica que desea modificar.

  3. Haga clic en el cuadro de texto Personas asignadas de ese paso para abrir un menú de búsqueda.

  4. Escriba o seleccione el nombre de la persona que desea asignar en el menú desplegable de búsqueda.

  5. Opcional: Para eliminar a una persona asignada individual del paso, haga clic en el icono X junto a su nombre dentro del campo del cuadro de texto.

  6. Haga clic en Guardar.

Omitir temporalmente un miembro del grupo en un paso del flujo de trabajo

Haga clic aquí para ver los pasos.

Puede omitir temporalmente a una persona específica que forme parte de un grupo de roles asignado para un paso del flujo de trabajo sin eliminarla del grupo subyacente. La persona sigue siendo miembro del grupo y, si alguien nuevo se une a ese rol más adelante, la persona omitida se vuelve a agregar automáticamente al paso del flujo de trabajo.

  1. Vaya a la sección de la tabla de configuración de Flujos de trabajo de la herramienta.

  2. Busque el paso que contiene el grupo o la asignación de roles.

  3. Haga clic en el campo del cuadro de texto Personas asignadas . Esto abre la lista del panel desplegable Selección de miembros en línea.

  4. Desmarque la casilla de verificación junto al usuario específico que desea omitir para este paso.

  5. Haga clic en Guardar.

Eliminar permanentemente un miembro de un grupo de roles personalizado

Haga clic aquí para ver los pasos.

Si está administrando roles personalizados dentro de la configuración avanzada de una plantilla de flujo de trabajo, puede eliminar un usuario del rol por completo.

  1. Haga clic en el icono Configurar (engranaje) junto a la fila del paso del flujo de trabajo. Esto abre la ventana lateral de ajustes avanzados de configuración de problemas de dirección .

  2. En la sección Requisitos de respuesta, busque el grupo de roles personalizado.

  3. Haga clic en el icono de la papelera junto al usuario que desea eliminar de forma permanente.

  4. Haga clic en Guardar cambios en la parte inferior del panel. La ventana lateral se cierra, devolviéndole a la mesa principal.