Actualizar las partidas en un contrato de cliente

Objetivo

Describir las diferentes formas en las que puede actualizar las partidas en las partidas (SOV) de un contrato.

Fondo

Después de crear un contrato, puede elegir entre tres (3) métodos para agregar partidas a las SOV de su contrato:

Agregar partidas a las SOV
Si las SOV de su contrato solo tienen algunas partidas o si desea agregar manualmente nuevas partidas a las SOV, use el botón "Agregar línea" para ingresar manualmente cada partida de SOV.
Cree las SOV a partir del presupuesto del proyecto
Si desea estructurar las SOV de su contrato para que coincidan con sus partidas del presupuesto, Procore le brinda la opción de importar sus partidas SOV directamente desde la herramienta Presupuesto de Procore. Este método crea automáticamente las SOV del contrato para usted utilizando las partidas del presupuesto de su proyecto como fuente de datos.
Importar las SOV desde un archivo CSV
Si prefiere crear las SOV de su contrato utilizando un programa de hoja de cálculo, como Microsoft Excel, puede descargar una plantilla en blanco que coincida con la estructura de tablas de su contrato, agregue sus partidas SOV a la hoja de cálculo, guarde el archivo en formato de archivo separados por comas (CSV) y luego importe sus partidas. También puede utilizar el proceso de importación para reemplazar todas las partidas existentes en las SOV de su contrato o puede mantener cualquier partida existente y agregar una adicional.

Aspectos a tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos:
- Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Contratos del cliente del proyecto.
  
  Nota
  Para limitar a los usuarios de Procore a ver los datos de su contrato, configure la función de permisos granulares al aplicar plantillas de permisos. Consulte Administrar plantillas de permisos del proyecto y Otorgar permisos granulares en una plantilla de permisos.
Información adicional:
- Para completar los pasos a continuación, el contrato deberá estar en el estatus "Borrador". Sin embargo, si la configuración "Habilitar siempre editable partidas" está activada en esta herramienta, los usuarios con el permiso de usuario requerido para editar contratos del cliente pueden editar las partidas cuando un contrato está en cualquier estatus. Para obtener más información, ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?
  
  Nota
  Si tiene partidas entrantes de la herramienta Presupuesto del proyecto (consulte Crear las SOV a partir del presupuesto del proyecto a continuación) y los montos en esas partidas son inferiores a los montos facturados en esas partidas en una factura de GC/Cliente, factura de financiamiento o factura del propietario, un mensaje de error le notifica que las partidas no se pueden importar del presupuesto del proyecto.
Limitaciones:
- Si ha creado múltiples contratos primarios, tenga en cuenta que puede importar partidas del presupuesto a las Partidas (SOV) de un financiamiento. Sin embargo, NO tiene la habilidad de elegir qué partidas del presupuesto desea importar. Para más información, véase https://support.procore.com/faq/are-...tiple-fundings

Requisitos previos

Cree un contrato en el estatus "Borrador". Consulte Crear contratos de cliente.
Establezca el método contable en el contrato.Consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o fondos? y Editar la configuración avanzada en un contrato de cliente.
Si va a crear SOV de contrato a partir del presupuesto del proyecto como se describe a continuación, asegúrese de que las SOV de su contrato estén en blanco. Solo puede seguir esos pasos a continuación cuando las SOV de un contrato tienen cero (0) partidas. También debe:
- Cree el presupuesto de su proyecto. Consulte Configurar un presupuesto en un nuevo proyecto de Procore.
- Bloquee el presupuesto de su proyecto. Consulte Bloquear un presupuesto.

Pasos

Hay varias formas de agregar y actualizar partidas en las SOV de un contrato:

Agregar elementos de línea a las SOV
Cree las SOV a partir del presupuesto del proyecto
Importar las SOV desde un archivo CSV

Agregar partidas a las SOV

Navegue hasta la herramienta Contratos de cliente del proyecto.
Busque el contrato para actualizar y haga clic en su enlace Número .
Haga clic en la pestaña Partidas.
Haga clic en Agregar línea.
Complete el ingreso de datos de la siguiente manera:
1. Código de presupuesto
  Seleccione un código de presupuesto o haga clic en Crear código de presupuesto. Consulte ¿Qué es un código de presupuesto en la WBS de Procore?
2. Descripción
  Ingrese una descripción para la partida. Por ejemplo, escriba: tarifa de servicio mensual
3. Cant.
  Ingrese el número de unidades.
4. UOM
  Seleccione la unidad de medida (UOM) de la lista. Consulte ¿Qué unidades de medida se incluyen en la lista maestra de Procore? y Agregar una unidad de medida a la lista maestra de unidades de medida.
5. Precio unitario
  Ingrese el costo por unidad en este cuadro. Notará que el valor de esta columna contiene cuatro (4) puntos decimales (por ejemplo, $0,0000) para permitirle ingresar el valor específico requerido para calcular los precios precisos.
  
  Ejemplo
  Si está comprando 50.000 unidades por $1,006,625.00, ingresaría un costo unitario de $20.1325.
6. Cantidad
  El sistema calcula automáticamente el subtotal por usted, según las entradas de Cantidad, UOM y Costo unitario.
Repita los pasos anteriores para todas las partidas.
Elija una de estas opciones:
- Haga clic en Guardar.
  O
- Haga clic en Guardar y enviar por correo electrónico.

Cree las SOV a partir del presupuesto del proyecto

Notas

Si va a crear las SOV del contrato a partir del presupuesto del proyecto como se describe a continuación, asegúrese de que las SOV de su contrato estén en blanco. Solo puede seguir estos pasos a continuación cuando las SOV tienen cero (0) partidas. También debe:

Cree el presupuesto de su proyecto. Consulte Configurar un presupuesto en un nuevo proyecto de Procore.
Bloquee el presupuesto de su proyecto. Consulte Bloquear un presupuesto.

Navegue hasta la herramienta Contratos de cliente del proyecto.
Busque el contrato para actualizar. Luego haga clic en su enlace Número .
Haga clic en la pestaña Partidas.
Debajo de la tabla "Partidas", haga clic en Importar. Luego elija SOV del presupuesto en el menú desplegable.
En la ventana "Importar partidas desde presupuesto?", haga clic en Importar.
- Si las SOV están en blanco, aparece el siguiente mensaje.
- Si las SOV tienen partidas existentes, todas las partidas existentes se reemplazarán por las partidas del presupuesto.
  
  Procore reemplaza cualquier partida existente en las partidas con las partidas actuales en el presupuesto del proyecto. Esto puede tardar varios minutos. Una vez que se completa la importación, aparece un banner VERDE para indicar que la acción fue exitosa y las partidas aparecen en la tabla "Partidas".

Importar las SOV desde un archivo CSV

Personalice el delimitador y descargue una plantilla en blanco

Navegue hasta la herramienta Contratos de cliente del proyecto.
En la tabla, haga clic en el enlace Número para que el contrato se abra.
Haga clic en la pestaña Partidas .
En la parte inferior de la página Partidas, haga clic en Importar SOV desde CSV.
En la ventana Importar partidas desde CSV , elija estas opciones:
- Haga clic en Personalizar delimitador de CSV para revelar las opciones.
- En Elija Delimitador de CSV, elija una de estas opciones:
  
  Recomendación
  ¿Qué es un delimitador? Un delimitador es un carácter utilizado para separar valores o cadenas de texto. Marca tanto el principio como el final de una unidad de datos.
  - Coma. Separa los datos usando una coma (,). Esta es la opción predeterminada de Procore.
  - Semicolon. Separa los datos usando una semicolon (;).
Haga clic en el botón Descargar plantilla CSV en blanco .
Procore descarga un archivo de plantilla en blanco llamado "Plantilla de SOV del contrato" la ubicación de descarga especificada para su navegador web.

Agregar partidas a la plantilla en blanco

En su computadora, abra la plantilla que acaba de descargar.
Siga uno (1) de estos pasos para agregar partidas a su plantilla en blanco:

Recomendación

¿Qué es un delimitador? Un delimitador es un carácter utilizado para separar valores o cadenas de texto. Marca tanto el principio como el final de una unidad de datos.
- Método de contabilidad basado en montos
- Método de contabilidad basado en unidades/cantidades

Método de contabilidad basado en montos

Cuando un contrato utiliza la método contable basada en montos (consulte ¿Cómo configuro la método contable para un contrato o financiamiento?), ingrese partidas en el archivo de plantilla descargado de la siguiente manera:
- #. Ingrese el número de partida.
- Código de presupuesto. Ingrese el código de presupuesto para la partida.
- Código de Impuestos. Ingrese un código de impuesto para la partida.
- Monto. Ingrese el monto de la partida.
- Facturado hasta la fecha. Ingrese el monto facturado hasta la fecha para la partida, si corresponde.
- Monto restante. Ingrese el monto restante para la partida, si corresponde.
Guarde su ingreso de datos en la plantilla completa.

Método de contabilidad basado en unidades/cantidades

Cuando un contrato utiliza la método contable basada en unidades/cantidad (consulte ¿Cómo configuro el método contable para un contrato o financiamiento?), ingrese las partidas en el archivo de plantilla descargado de la siguiente manera:
- #. Ingrese el número de partida.
- Código de presupuesto. Ingrese el código de presupuesto para la partida.
- Descripción Ingrese una descripción para la partida.
- Código de Impuestos. Ingrese un código de impuesto para la partida.
- cantidad. Ingrese la cantidad de unidades para la partida.
- UOM. Ingrese una unidad de medida (UOM) para la partida.
- Precio unitario. Ingrese el costo unitario de la partida.
- Cantidad. Ingrese el monto total de la partida.
- Facturado hasta la fecha. Ingrese el monto facturado hasta la fecha para la partida, si corresponde.
- Monto restante. Ingrese el monto restante para la partida, si corresponde.
Guarde su ingreso de datos en la plantilla completa.

Importar la plantilla CSV completada a Procore

Regrese a la ventana Importar partidas desde CSV .
Haga clic en el botón Cargar archivo .
Navegue hasta la plantilla completa en su computadora y cargóla.
Elija entre estas opciones:
- Si la Contratos primarios las partidas tiene cero (0) partidas, simplemente haga clic en el botón Importar.
  O
- Si las partidas del contrato primario tienen partidas existentes, elija una (1) de estas opciones:
  - Agregue partidas adicionales. Esta opción agrega las partidas en la plantilla a las partidas existentes en las Partidas. Luego, haga clic en el botón Importar .
    O
  - Reemplazar partidas existentes. Esta opción elimina todas las partidas existentes de las Partidas y las reemplaza con las partidas de la plantilla. Luego, haga clic en el botón Importar . Nota: Si la configuración "Habilitar partidas siempre editables" está activada en la herramienta Contratos primarios del proyecto, esta opción se muestra en gris y no está disponible para usar una vez que se crea una factura y se facturan las partidas. Para más información, consulte ¿Cuál es la configuración "Habilitar siempre editable partidas"?

Recomendaciones

¿Cómo sé si la importación fue exitosa? Aparece un banner de éxito VERDE cuando el proceso de importación es exitoso.
¿Cómo obtengo detalles sobre un error de archivo? Aparece un banner de error ROJO donde hay un error de archivo. Haga clic en el botón Mostrar errores que se muestra a continuación para revelar información más específica sobre el error para corregir.