Introducción a la administración de documentos: estándar de nomenclatura
Descripción general
Contexto
Su equipo conocerá fácilmente al autor y el propósito de cada documento debido a los estándares de nomenclatura de documentos consistentes en todos sus proyectos. La herramienta administración de documentos de Procore utiliza los atributos de cada revisión para hacer cumplir automáticamente los estándares de nomenclatura y completar automáticamente los metadatos, simplificándole el proceso de carga. Determina si una carga debe estar asociada con revisiones anteriores o convertirse en un documento completamente nuevo.
Cómo funciona
La herramienta Administración de documentos puede utilizar códigos de atributos de documento para hacer cumplir un estándar de nomenclatura de documentos. Cuando nuevas revisiones se cargan con un nombre y formato idénticos como ya existe, el sistema apila esas revisiones en un solo contenedor de documentos con un nombre único. Esto reduce el riesgo de duplicación de archivos y mantiene a todos trabajando con la información más reciente.
En la página Configurar ajustes para la herramienta Administración de documentos, puede agregar o eliminar campos y reorganizarlos para crear un estándar de nomenclatura personalizado que se puede utilizar para algunos o todos los documentos de su proyecto.
Importante
Dado que la herramienta Administración de documentos utiliza el nombre y el formato del documento (por ejemplo, PDF) para identificar automáticamente las revisiones posteriores, es importante que sus estándares de nomenclatura contengan el conjunto completo de campos que identifican de forma única un contenedor de documentos, pero no cada revisión independiente dentro de ella.
Si desea que se realice un seguimiento de las revisiones del mismo documento dentro de un solo contenedor de documentos, su estándar de nomenclatura NO debe incluir campos específicos de revisión como estatus, código de revisión, autor o fechas de cualquier tipo.
Mejores prácticas
Es importante establecer la estructura de su estándar de nomenclatura de documentos lo antes posible en un nuevo proyecto. Esto evita inconsistencias y refactoriza la carretera.
Antes de configurar el estándar de nomenclatura para la herramienta Administración de documentos, considere lo siguiente:
- ¿Qué tipos de documentos necesitan un estándar de nomenclatura aplicado?
- ¿Qué combinación y orden de información en el nombre ayudará a su equipo a comprender mejor el propósito de un documento, especialmente en escenarios cuando encuentran el documento sin contexto adicional?
- ¿Qué combinación de información en el nombre garantizaría que los documentos individuales se identifiquen de forma única y no se superponen accidentalmente?
- Por ejemplo, puede decidir que en un proyecto menos complejo solo deben nombrarse sus planos y presentaciones técnicas como Número de disciplina del tipo de proyecto (por ejemplo. ABC-DR-A-101 o ABC-TS-C-202), mientras que todos los demás documentos, como reportes o rastreadores, pueden retener su nombre de archivo original.
Ejemplo
Imagine que está administrando un proyecto llamado "Hospital de Duke (DH)" ubicado en Londres, Reino Unido, y su proyecto cumple con los estándares ISO 19650. Ha establecido esta convención de nomenclatura estructurada para sus planos:
Proyecto - Originador - Volumen/Sistema - Ubicación - Tipo - Disciplina - Número.
Consideremos un plano arquitectónico para el cuarto piso con la designación de volumen/sistema "ZZ" y numerado como "401". Este plano ha sido emitido por John Moore &Associates (JMA), el arquitecto del proyecto.
De acuerdo con su convención de nomenclatura, el archivo para este plano se etiquetaría de la siguiente manera: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Si tenía esta configuración estándar de nomenclatura en la herramienta Administración de documentos, el sistema requerirá cada uno de estos campos en la carga y luego genere el nombre del documento para usted. Además, si este documento se cargó en el sistema con ese nombre ya intacta, todos estos campos de documento se etiquetarían a la revisión automáticamente, sin ningún esfuerzo manual.
Este enfoque de nomenclatura sistemática garantiza la claridad y la coherencia, lo que facilita la identificación y organización de los documentos del proyecto, incluso en proyectos complejos como Duke Hospital.
Siguiente lección: Estándar de cambio de nombre- Configurarlo
Configurarlo
Ahora que ha aprendido sobre los estándares de nomenclatura dentro de la herramienta Administración de documentos, está listo para completar los siguientes acción en Procore:
ÍTEMS DE ACCIÓN
Editar el estándar de nomenclatura
En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes, revise el estándar de nomenclatura "Predeterminado de Procore" y realice cambios según sea necesario.
Nota: En la siguiente sección de esta guía, decida qué tipos de documentos asociar con este estándar de nomenclatura.