Introducción a la gestión de documentos - Estándar de nomenclatura
Descripción general
Contexto
Su equipo conocerá fácilmente el autor y el propósito de cada documento debido a los estándares de nomenclatura de documentos consistentes en todos sus proyectos. La herramienta de administración de documentos de Procore utiliza los atributos de cada revisión para aplicar automáticamente los estándares de nomenclatura y completar automáticamente los metadatos (atributos), lo que simplifica el proceso de carga. Determina si una carga debe asociarse con revisiones anteriores o convertirse en un documento completamente nuevo.
Cómo funciona
La herramienta Administración de documentos puede utilizar códigos de atributo de documento para aplicar un estándar de nomenclatura de documentos. Cuando se cargan nuevas revisiones con un nombre y formato idénticos a los que ya existen, el sistema apila esas revisiones en un único contenedor de documentos con un nombre único. Esto reduce el riesgo de duplicación de archivos y mantiene a todos trabajando con la información más reciente.
En la página Configurar ajustes de la herramienta Administración de documentos, puede agregar o eliminar campos y reorganizarlos para crear un estándar de nomenclatura personalizado que se puede usar para algunos o todos los documentos de su proyecto.
Importante
Dado que la herramienta de gestión de documentos utiliza el nombre y el formato del documento (p. ej. PDF) para identificar automáticamente las revisiones posteriores, es importante que los estándares de nomenclatura contengan el conjunto completo de campos que identifican de forma única un contenedor de documentos, pero no cada revisión independiente dentro de él.
Si desea que se realice un seguimiento de las revisiones del mismo documento dentro de un único contenedor de documentos, su estándar de nomenclatura NO debe incluir campos específicos de la revisión, como el estado, el código de revisión, el autor o las fechas de ningún tipo.
Mejores prácticas
Es importante establecer la estructura del estándar de nomenclatura de documentos lo antes posible en un nuevo proyecto. Esto evita inconsistencias y refactorizaciones en el futuro.
Antes de configurar el estándar de nomenclatura para la herramienta Administración de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Qué tipos de documentos necesitan que se aplique un estándar de nomenclatura?
- ¿Qué combinación y orden de la información en el nombre ayudaría a su equipo a comprender mejor el propósito de un documento, especialmente en escenarios en los que encuentran el documento sin contexto adicional?
- ¿Qué combinación de información en el nombre garantizaría que los documentos individuales se identifiquen de manera única y no se superpongan accidentalmente?
- Por ejemplo, puede decidir que en un proyecto menos complejo solo sus planos y presentaciones técnicas deben tener el nombre de Proyecto-Tipo-Disciplina-Número (p. ej. ABC-DR-A-101 o ABC-TS-C-202), mientras que todos los demás documentos, como informes o rastreadores, pueden conservar su nombre de archivo original.
Ejemplo
Imagine que está gestionando un proyecto llamado "Duke Hospital (DH)" ubicado en Londres, Reino Unido, y su proyecto se adhiere a las normas ISO 19650. Ha establecido esta convención de nomenclatura estructurada para sus planos:
Proyecto - Originador - Volumen/Sistema - Ubicación - Tipo - Disciplina - Número.
Consideremos un plano arquitectónico para el cuarto piso con la designación de volumen/sistema "ZZ" y numerado como "401". Este dibujo ha sido emitido por John Moore & Associates (JMA), el arquitecto del proyecto.
De acuerdo con su convención de nomenclatura, el archivo para este plano se etiquetaría de la siguiente manera: DH-JMA-ZZ-04-DR-A-401
Si tuviera este estándar de nomenclatura configurado en la herramienta Administración de documentos, el sistema requeriría cada uno de estos campos en la carga y luego generaría el nombre del documento por usted. Además, si este documento se cargara en el sistema con ese nombre ya intacto, todos estos campos del documento se etiquetarían en la revisión automáticamente, sin ningún esfuerzo manual.
Este enfoque sistemático de nomenclatura garantiza la claridad y la coherencia, lo que facilita la identificación y organización de los documentos del proyecto, incluso en proyectos complejos como el Hospital Duke.
Próxima lección: Estándar de nomenclatura - Configúralo
Configúralo
Ahora que ha aprendido sobre los estándares de nomenclatura dentro de la herramienta Administración de documentos, está listo para completar la siguiente acción en Procore:
ELEMENTOS DE ACCIÓN
Editar el estándar de nomenclatura
En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes, revise el estándar de nomenclatura "Predeterminado de Procore" y realice los cambios necesarios.
Vídeo
Nota: En la siguiente sección de esta guía, decidirá qué tipos de documentos asociar con este estándar de nomenclatura.