Administración de documentos: guía de introducción

Requisitos previos para esta guía

• Su compañía forma parte de Document Management Limited Release (Beta).
• La herramienta de Gestión Documental está habilitada para un proyecto.
• Los siguientes permisos están habilitados en Procore:
  • Permisos de administrador de la compañía:
    • Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Directorio a nivel compañía.
  • Permisos de la herramienta de gestión de documentos:
    • Permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Gestión de documentos.
    • Se agregó a un grupo de permisos con los permisos 'Cargar archivos nuevos' y 'Enviar archivos nuevos' habilitados.
      Nota: Procore proporciona un grupo de permisos predeterminado "Controlador de documento" al que puede agregarse. 
  • Opcional: Flujos de trabajo y permisos de la herramienta de correspondencia:
    • Para configurar e iniciar flujos de trabajo para documentos, permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.
    • Para adjuntar documentos a ítems de correspondencia en la herramienta Correspondencia de un proyecto:
      • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en el tipo de correspondencia del ítem.
        O
        Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del ítem con el permiso granular "Crear ítem" habilitado en la plantilla de permisos.

Próxima lección: Introducción a la Gestión Documental

Acerca de la herramienta

Proceso general de la herramienta

Una vez configurados los ajustes (como se explica más adelante en esta guía), el proceso general para utilizar la herramienta Gestión de documentos es el siguiente: 

• Carga, revisión y envío de documentos
  • Carga de documentos
  • Revisión y finalización de los atributos del documento
  • Presentación y aprobación de documentos
  • Revisión de documentos con flujos de trabajo
• Ver, descargar y compartir documentos
  • Visualización de documentos
  • Descarga de documentos
  • Compartir documentos

Carga, revisión y envío de documentos

Ver, descargar y compartir documentos

Una vez que los documentos se envían al proyecto, las personas con los permisos adecuados pueden ver, compartir y descargar los documentos que necesitan. 
Nota: Los permisos de documento se configuran más adelante en esta guía.

Próxima lección: Campos de documento: descripción general

Contexto

En la construcción, los errores y la repetición de trabajos a menudo son causados por archivos de proyecto obsoletos que se duplicaron en varias carpetas o herramientas. Para mitigar este riesgo, la herramienta Administración de documentos de Procore organiza y controla automáticamente el acceso a los archivos en función de los atributos (campos del documento) de cada revisión del documento. Por eso es especialmente importante configurar estos valores de campo antes de empezar a utilizar la herramienta. 

Cómo funciona

 VER LISTA DE CAMPOS

Nota: Configurará qué campos deben ser obligatorios para cada documento, por tipo de documento, en la sección Requisitos de carga de esta guía.

Mejores prácticas

Antes de configurar campos de documento para la herramienta Administración de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué campos son importantes para sus necesidades de gestión documental? 
• ¿Los requisitos de campo deben variar según el proyecto o son uniformes en toda la compañía?
• Para los campos obligatorios (como "Estado" y "Tipo"), ¿qué valores deben estar disponibles para ellos?
• ¿Qué "códigos" deben asociarse con cada valor de campo (como "DR" para Plano) para que sean reconocibles en el estándar de nomenclatura de documentos?

Próxima lección: Campos de documento: configúrelo

Vídeo

1. Crear conjuntos de campos configurables

En la herramienta Administrador a nivel compañía, cree un nuevo conjunto de campos configurables para la herramienta Administración de documentos que aplicará a su proyecto. Esto le permite establecer qué campos deben ser obligatorios en los documentos de todos sus proyectos. 

Nota: En el futuro, podrá agregar nuevos campos personalizados a los conjuntos de campos, así como ocultar los campos que no planea usar.

 VER LOS PASOS

2. Editar campos predeterminados

En la herramienta Administrador a nivel compañía, decida qué valores desea que estén disponibles para los campos del documento, como el estado, el tipo de documento y la disciplina del documento. Estas opciones de campo se aplicarán a todos los archivos de la herramienta Administración de documentos en todos los proyectos de su compañía.

 VER LOS PASOS

3. Opcional: Revisar las opciones de campo de un proyecto 

Los administradores de la herramienta de gestión de documentos tienen la opción de ocultar ciertos valores de campo dentro de proyectos individuales. Para hacer esto, vaya a Configurar ajustes en un proyecto de la herramienta Administración de documentos, revise las opciones de los campos y oculte los que no desee que estén disponibles para su selección.

 VER LOS PASOS

4. Configurar campos adicionales de Procore

Dependiendo de los requisitos de sus proyectos, puede haber algunos campos adicionales que desee configurar antes de comenzar. Si planea utilizar un estándar de nomenclatura de documentos, el código de proyecto y el código de originador son especialmente importantes.

• Código del proyecto
• Código de origen (campo "Nombre abreviado")
• Código de ubicación
• Código de etapa

Próxima lección: Estándar de nomenclatura - Visión general

Contexto

Su equipo conocerá fácilmente el autor y el propósito de cada documento debido a los estándares de nomenclatura de documentos consistentes en todos sus proyectos. La herramienta de administración de documentos de Procore utiliza los atributos de cada revisión para aplicar automáticamente los estándares de nomenclatura y completar automáticamente los metadatos (atributos), lo que simplifica el proceso de carga. Determina si una carga debe asociarse con revisiones anteriores o convertirse en un documento completamente nuevo. 

Cómo funciona

La herramienta Administración de documentos puede utilizar códigos de atributo de documento para aplicar un estándar de nomenclatura de documentos. Cuando se cargan nuevas revisiones con un nombre y formato idénticos a los que ya existen, el sistema apila esas revisiones en un único contenedor de documentos con un nombre único. Esto reduce el riesgo de duplicación de archivos y mantiene a todos trabajando con la información más reciente.

En la página Configurar ajustes de la herramienta Administración de documentos, puede agregar o eliminar campos y reorganizarlos para crear un estándar de nomenclatura personalizado que se puede usar para algunos o todos los documentos de su proyecto. 

 VER TUTORIAL
 

Mejores prácticas

Es importante establecer la estructura del estándar de nomenclatura de documentos lo antes posible en un nuevo proyecto. Esto evita inconsistencias y refactorizaciones en el futuro.

Antes de configurar el estándar de nomenclatura para la herramienta Administración de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué tipos de documentos necesitan que se aplique un estándar de nomenclatura? 
• ¿Qué combinación y orden de la información en el nombre ayudaría a su equipo a comprender mejor el propósito de un documento, especialmente en escenarios en los que encuentran el documento sin contexto adicional?
• ¿Qué combinación de información en el nombre garantizaría que los documentos individuales se identifiquen de manera única y no se superpongan accidentalmente?
  • Por ejemplo, puede decidir que en un proyecto menos complejo solo sus planos y presentaciones técnicas deben tener el nombre de Proyecto-Tipo-Disciplina-Número (p. ej. ABC-DR-A-101 o ABC-TS-C-202), mientras que todos los demás documentos, como informes o rastreadores, pueden conservar su nombre de archivo original.

Próxima lección: Estándar de nomenclatura - Configúralo

Editar el estándar de nomenclatura

En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes, revise el estándar de nomenclatura "Predeterminado de Procore" y realice los cambios necesarios.

 VER LOS PASOS

Vídeo

Nota: En la siguiente sección de esta guía, decidirá qué tipos de documentos asociar con este estándar de nomenclatura.

Próxima lección: Requisitos de carga: descripción general

Contexto

Como se explicó en lecciones anteriores, la herramienta Administración de documentos utiliza atributos de documentos para controlar los permisos de los usuarios para revisiones individuales, generar un estándar de nomenclatura y organizar sus documentos para una fácil recuperación. Por lo tanto, si los documentos cargados no tienen suficientes atributos, existe un gran riesgo de que no los encuentre fácilmente más adelante. Es por eso que es increíblemente importante establecer qué campos son obligatorios antes de cargar cualquier archivo. Además, estos requisitos de carga se pueden personalizar según el tipo de documento y pueden especificar si es necesario aplicar un estándar de nomenclatura.

Cómo funciona

En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes de la herramienta, puede establecer una regla predeterminada que deben seguir todos los documentos. También puede crear reglas condicionales que anulen las reglas predeterminadas y solo se apliquen a ciertos tipos de documentos.

Estas reglas determinan qué campos de metadatos deben completarse para los documentos cargados, así como si se aplica el estándar de nomenclatura de su proyecto. 
 

 VER TUTORIAL

Mejores prácticas

Antes de configurar los requisitos de carga para la herramienta Administración de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué requisitos de atributos y nomenclatura deben existir en cada revisión cargada en el sistema, independientemente de su tipo?
• ¿Qué requisitos deben variar según el tipo de documento?
  Nota: Solo puede tener un estándar de nomenclatura para todo el proyecto, pero puede decidir si aplicarlo o no para cada tipo de documento.
• ¿Su proyecto permitirá identificadores de revisión duplicados? De forma predeterminada, el campo Revisión se establece como un campo editable, mientras que el campo Versión es siempre un identificador único no editable. Tener la opción de editar manualmente el campo de revisión para que coincida con el número de revisión de una carga anterior permite a los usuarios cargar un archivo que tiene ediciones menores sin considerarlo una revisión completamente nueva.  Sin embargo, los administradores pueden exigir que las revisiones sean únicas para ciertos tipos de documentos, si lo prefieren.  

Próxima lección: Requisitos de carga: configúralo

Vídeo

1. Edite la regla predeterminada

En la sección "Requisitos de carga" de la página Configurar ajustes, revise la regla predeterminada y realice los cambios necesarios. Puede elegir si se debe aplicar el estándar de nomenclatura, seleccionar los campos que serán obligatorios para los documentos cargados y decidir si se permiten identificadores de revisión duplicados. 
Nota: Los campos Estado, Tipo, Revisión y Nombre siempre son obligatorios, así como cualquier otro campo que haya decidido requerir dentro del conjunto de campos configurables de su compañía para la herramienta Administración de documentos.

 VER LOS PASOS

2. Crear reglas condicionales

Si ciertos tipos de documentos necesitan requisitos diferentes a los de la regla predeterminada, cree una o más reglas condicionales en la sección "Cargar requisitos" de la página Configurar opciones. Por ejemplo, elija diferentes campos obligatorios o decida no aplicar el estándar de nomenclatura. 

 VER LOS PASOS

Próxima lección: Permisos de documento: descripción general

Contexto

Un solo documento de construcción puede tener decenas de revisiones y cientos de actualizaciones de versiones menores a lo largo de su vida útil. Cada una de esas revisiones es adecuada para una etapa, un propósito y una audiencia diferentes en el trabajo. En muchos proyectos, estas revisiones están dispersas en diferentes carpetas que requieren una gestión manual de permisos. Sin embargo, con la herramienta Administración de documentos de Procore, puede controlar automáticamente los permisos en cada revisión de documento individual dentro de un "contenedor". La herramienta puede usar los atributos de esa revisión, como el estado, la etapa, el tipo o la disciplina, para determinar automáticamente los permisos. 

Cómo funciona

 MÁS INFORMACIÓN SOBRE LOS PERMISOS

Mejores prácticas

Antes de configurar permisos para la herramienta Administración de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Cuáles son los distintos conjuntos de roles de usuario en sus proyectos que necesitan diferentes niveles de acceso a los documentos del proyecto?
• ¿A qué deben poder acceder estos grupos y qué campos de documento son necesarios para determinar este acceso?
  • Por ejemplo, puede considerar proporcionar a sus gerentes de proyecto y controladores de documentos acceso de 'Administrador' a cada revisión de documentos en el sistema, pero solo dar a su equipo de campo acceso de 'Visualizador' a los planos del proyecto aprobados.
• ¿Quién debería poder cambiar la configuración dentro de la propia herramienta de gestión documental?

Próxima lección: Permisos de documento: configúrelo

1. Asigne permisos generales a la herramienta

Asigne permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" a la herramienta Administración de documentos para las personas que necesitarán acceder a la herramienta. Puede asignar este permiso para usuarios y grupos en una plantilla de permisos del proyecto en la herramienta Permisos o editar manualmente el permiso para los usuarios en la herramienta Directorio.

 VER LOS PASOS

2. Crear grupos de permisos

Cree grupos de permisos para los diferentes tipos de permisos que necesite y agrégueles personas para controlar automáticamente su acceso a los documentos del proyecto.

 VER LOS PASOS

3. Administrar los niveles de permiso de los documentos

Controle aún más el permiso a los documentos especificando qué acciones deben estar disponibles para tres niveles diferentes: Visualizador, Propietario y Administrador. 
Nota: Actualmente, esta lista se limita a controlar qué niveles deben poder editar los atributos del documento, pero se introducirá una personalización adicional en el futuro. 

 VER LOS PASOS

Próxima lección: Aprobaciones de documentos con flujos de trabajo: descripción general

Contexto

A menudo, las empresas de construcción tienen que mover manualmente los documentos de construcción entre carpetas y sistemas aislados a medida que su estado pasa de trabajo en curso a revisión y aprobado. Esto crea una gran sobrecarga y conduce a la posibilidad de errores y retrabajos. Con Control Documental, no es necesario mover los documentos a medida que cambia su estado, y el acceso a las revisiones se cambia automáticamente una vez que ha concluido un flujo de trabajo de aprobación. Además, el motor de flujo de trabajo integrado en la herramienta de gestión de documentos es increíblemente personalizable y puede adaptarse a escenarios de aprobación simples y complejos para cualquier tipo de documento.

Cómo funciona

Puede crear plantillas de flujo de trabajo personalizadas que luego se asignan a los documentos que se cargan en la herramienta Administración de documentos. Una vez que se ha iniciado un flujo de trabajo, se notifica a los participantes del flujo de trabajo para que revisen los documentos, opcionalmente los comenten con anotaciones y proporcionen un resultado de aprobación.

A medida que se revisa la revisión de un documento y se aprueba o rechaza, el estado de la revisión se actualiza automáticamente en Procore. Esto significa que no es necesario cambiar manualmente la configuración de permisos ni mover revisiones entre carpetas o herramientas después de que se apruebe un documento. Cuando se crea un flujo de trabajo para un documento PDF, las personas asignadas al flujo de trabajo pueden agregar anotaciones directamente al PDF durante su paso en el flujo de trabajo. Una vez completado el flujo de trabajo, todas las decisiones del flujo de trabajo, las anotaciones y los archivos adjuntos adicionales se conservan para que se pueda hacer referencia a ellos más adelante.

Mejores prácticas

Antes de configurar plantillas de flujo de trabajo para la herramienta Administración de documentos, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué procesos de revisión y aprobación de documentos desea aplicar y para qué tipo de documentos?
• ¿Cómo varía el flujo de aprobación según el propósito, el tipo o la fuente del documento?
• ¿Qué opciones de respuesta necesita en cada paso (p. ej. aprobado, aprobado con comentario, rechazado)?
• ¿Quién debe tener permiso para crear y configurar flujos de trabajo de documentos?
• ¿A quién se le debe permitir gestionar los flujos de trabajo de documentos activos (p. ej. reiniciarlos o cambiar de persona asignada a mitad del flujo)?

Próxima lección: Aprobaciones de documentos con flujos de trabajo: configúrelo

1. Asignar permisos de flujo de trabajo

Si aún no lo ha hecho, configure permisos para flujos de trabajo.

2. Crear una plantilla de flujo de trabajo de gestión de documentos

A continuación, querrá crear plantillas de flujo de trabajo en la herramienta Flujos de trabajo a nivel compañía.

 VER LOS PASOS

3. Asignar el flujo de trabajo a un proyecto

Una vez creada la plantilla de flujo de trabajo, deberá asignarla a los proyectos en los que desea usarla. 

 VER LOS PASOS

4. Configurar un flujo de trabajo para el proyecto

Antes de poder usar flujos de trabajo en la herramienta Administración de documentos, deberá configurar el flujo de trabajo para el proyecto, lo que implica asignar revisores a pasos individuales. También puede establecer si desea o no utilizar una de estas plantillas como predeterminada para los documentos recién cargados.

 VER LOS PASOS

5. Iniciar un flujo de trabajo en documentos

Cuando se cargan documentos en el proyecto, se puede asignar un flujo de trabajo a los documentos en la columna "Flujo de trabajo asignado". Una vez enviado un documento, el flujo de trabajo asignado comenzará en el primer paso y se notificará a los revisores.

Nota: Si envía documentos de forma masiva juntos, los revisores recibirán un solo correo electrónico con todos los documentos que requieren su atención, en lugar de correos electrónicos separados para los documentos enviados individualmente.

 VER LOS PASOS

Próxima lección: Organización de documentos con vistas guardadas: descripción general

Contexto

La mayoría de las herramientas de gestión de documentos utilizan carpetas para mantener los documentos organizados y accesibles. Las carpetas pueden ser problemáticas porque cada revisión de documento en realidad tiene que existir dentro de la carpeta y no puede existir dentro de dos o más carpetas a la vez. Si bien esto puede funcionar para documentos de trabajo en curso con acceso limitado, se convierte en un problema una vez que los documentos se envían para su revisión y luego se rechazan o se publican para un público más amplio. En la construcción, es esencial mantener un historial único y rastreable de las revisiones de un documento de construcción y sus cambios de estado a lo largo del tiempo. Si tiene que copiar o mover manualmente las revisiones entre carpetas destinadas a diferentes propósitos o audiencias, pierde esa trazabilidad y corre el riesgo de que los equipos operen con información obsoleta.  

Con la herramienta Administración de documentos de Procore, las revisiones de documentos se etiquetan con atributos que las describen y se pueden usar filtros de búsqueda para encontrarlas rápidamente. Por ejemplo, puede utilizar filtros para encontrar los últimos planos arquitectónicos aprobados o ver los documentos rechazados que se originaron en su empresa. Puede guardar estos filtros de búsqueda como "vistas guardadas" para que los documentos sean más fáciles de encontrar para usted y su equipo, lo que proporciona el beneficio de una estructura de carpetas de proyecto estándar sin los riesgos e inconvenientes de la duplicación de archivos. 

Cómo funciona

Próxima lección: Organización de documentos con vistas guardadas: configúrelo

Crear vistas guardadas

Para las categorías a las que un administrador desea que las personas tengan acceso rápido, pueden establecer el acceso de la vista guardada a "Todos en el proyecto".  Además, cualquier usuario puede crear sus propias vistas personalizadas.

Nota: Actualmente, las vistas guardadas del proyecto deben crearse dentro de cada proyecto individualmente, pero en el futuro podrá estandarizar las vistas guardadas en varios proyectos dentro de su compañía. 

 VER LOS PASOS

Próxima lección: Distribución de documentos con correspondencias: vista general

Contexto

Con tantas formas de compartir documentos y comunicaciones digitalmente, puede ser difícil mantener un registro claro de las comunicaciones de un proyecto. Adjuntar manualmente y enviar documentos por correo electrónico fuera de Procore aumenta el riesgo de hacer referencia a revisiones obsoletas y dificulta la búsqueda y consulta las comunicaciones cuando sea necesario.

La herramienta de correspondencia de Procore sirve como un lugar central para compartir documentos del proyecto y mantener un registro formal de la comunicación. Los archivos de administración de documentos se pueden adjuntar y vincular directamente en un ítem de correspondencia desde la web o el dispositivo móvil, lo que proporciona un fácil acceso a los documentos junto con un historial claro de comunicación. 

Cómo funciona

Cuando necesite distribuir o discutir cualquier cosa relacionada con sus documentos, puede utilizar la herramienta de correspondencia de Procore para adjuntar y compartir documentos desde la herramienta de administración de documentos. Por ejemplo, puede crear un tipo de correspondencia para que los transmittals compartan paquetes de planos aprobados. 

Compartir documentos a través de un ítem de correspondencia ayuda a garantizar que se mantenga un sistema formal de registro a través de Procore. Los archivos adjuntos (no las copias) se vinculan directamente desde la herramienta Administración de documentos, lo que significa que se conservan el historial completo, el contexto y los permisos de los documentos. 

  VER TUTORIAL

Mejores prácticas

Antes de configurar plantillas de correspondencia para su proyecto, tenga en cuenta lo siguiente:

• ¿Qué tipos de comunicaciones formales sobre documentos de construcción requiere su equipo del proyecto y cuándo podrían necesitar emitirlas?
• ¿Está familiarizado con la herramienta Correspondencias? Si es así, ¿cómo lo está usando hoy y cómo podría cambiar una vez que comience a usar la herramienta Administración de documentos?
• ¿Quién debe enviar y gestionar las comunicaciones?
• Tenga en cuenta los permisos necesarios para la herramienta de correspondencia: permisos de nivel "Estándar" o superior en el tipo de correspondencia del ítem. O Permisos de nivel "Solo lectura" en el tipo de correspondencia del ítem con el permiso granular "Crear ítem" habilitado en su plantilla de permisos.

Próxima lección: Distribución de documentos con correspondencia: configúrela

1. Crear un Tipo de correspondencia

En la página Correspondencia de la herramienta Administrador a nivel compañía (en Configuración de la herramienta), cree un tipo de correspondencia. 

 VER LOS PASOS

2. Crear y aplicar un conjunto de campos configurables de correspondencia a un proyecto

En la pestaña "Conjuntos de campos" de la página Correspondencia en la herramienta Administrador a nivel compañía, cree un nuevo conjunto de campos configurables o edite uno existente. En el enlace "Proyectos asignados" del conjunto de campos configurables, elija los proyectos a los que desea aplicar el conjunto de campos configurables de correspondencia. 

 VER LOS PASOS

3. Crear un ítem de correspondencia

En la herramienta de correspondencia del proyecto, cree uno o más ítems de correspondencia que usará para compartir archivos desde la herramienta Administración de documentos. 

 VER LOS PASOS

Próxima lección: Conclusión

 ¡Has completado la guía! 

Esperamos que esta guía te haya ayudado a comprender mejor cómo funciona la herramienta de Gestión Documental y cómo podrás utilizarla en tus proyectos.

Para obtener una lista completa de tutoriales de gestión de documentos, preguntas frecuentes, vídeos y mucho más, visite la página de aterrizaje de Gestión dedocumentos.