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Procore

Archivos y carpetas por correo electrónico desde la herramienta Documentos de nivel de proyecto

Objetivo

Para enviar por correo electrónico archivos y carpetas en la herramienta Documentos de nivel proyecto a otros usuarios. 

Cosas para considerar

  • Permisos de usuario necesarios:
    • Permisos "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Documentos.
  • Información adicional:
    • Los archivos y carpetas que se envían por correo electrónico desde la herramienta Documentos de Procore se envían a los destinatarios utilizando una dirección de correo electrónico específica de la empresa designada. Sin embargo, el nombre de la persona que envía el correo electrónico aparecerá como el nombre del remitente.
    • Los correos electrónicos están marcados como "privados" de manera predeterminada, lo que significa que solo los usuarios "Administrador", los destinatarios de correo electrónico designados y el remitente podrán ver un registro del correo electrónico en el Reporte de registro de correo electrónico de un archivo o carpeta.
    • Los correos electrónicos 'privados' son ideales para documentar y guardar correspondencias de correo electrónico confidenciales en Procore mientras se mantiene la configuración de privacidad para garantizar que el registro de los archivos/carpetas enviados permanezca oculto para otros usuarios en un proyecto.
    • Solo puede enviar archivos o carpetas por correo electrónico a los contactos o grupos de distribución que figuran en la herramienta Directorio. En el nivel proyecto, está restringido a los usuarios y grupos que residen en su Directorio del proyecto. Los archivos y carpetas se pueden enviar por correo electrónico a cualquier usuario del Directorio, incluso si el acceso que tienen es "Ninguno" en la herramienta Documentos de su proyecto.
    • Los destinatarios del correo electrónico pueden responder al correo electrónico directamente desde su bandeja de entrada. Todos los archivos adjuntos al correo electrónico de respuesta se incluirán junto con el cuerpo del mensaje de correo electrónico. Las respuestas por correo electrónico crearán nuevas entradas en el registro del correo electrónico.

Pasos

Enviar documentos en un correo electrónico

Al enviar archivos o carpetas por correo electrónico desde la herramienta Documentos, el sistema utiliza un hilo de comunicación específico que asocia automáticamente toda la correspondencia saliente y las respuestas entrantes con el archivo o carpeta. Si es el destinatario de un correo electrónico, puede utilizar la función Responder de su correo electrónico para enviar una respuesta al mensaje. Cuando responde a un correo electrónico, se guarda una copia del mensaje en la sección Correos electrónicos del archivo o carpeta en la herramienta Documentos. 

  1. Navegue hasta la herramienta Documentos.
  2. Busque el archivo o la carpeta que desea enviar por correo electrónico.
  3. Haga clic derecho en el archivo o carpeta y haga clic en documents-email.pngCorreo electrónico.
    Nota: También puede acceder a las acciones colocando el cursor sobre el archivo o la carpeta o seleccionándolos. 
  4. Complete los siguientes campos según sea necesario:

    email a document.png
    • Para: seleccione uno o más usuarios o grupos para enviar el documento por correo electrónico.
    • CC: Utilice el campo CC para incluir a otros usuarios y mantenerlos informados. Usted (el remitente) recibirá automáticamente una copia en el correo electrónico para asegurarse de que también recibirá un correo electrónico si los usuarios responden al correo electrónico.
    • Privado: marque la casilla de verificación si desea que su correo electrónico solo lo puedan ver los usuarios "Administrador" y los destinatarios especificados del correo electrónico.
    • Asunto: este campo se completará automáticamente con "FW: [Carpeta o archivo]: [Carpeta o nombre de archivo]". Sin embargo, puede cambiar manualmente la línea "Asunto" en consecuencia.
    • Archivos adjuntos: puede adjuntar archivos adicionales del proyecto o archivos de su computadora. Los archivos de la carpeta o el archivo que seleccionó se vincularán automáticamente en el correo electrónico. No se mostrarán las imágenes miniatura de vista previa de los archivos adjuntos.
    • Mensaje: ingrese un mensaje en el cuerpo del correo electrónico.
  5. Haga clic en Enviar.

​​​​Nota

  • Si recibió CC en el correo electrónico, debería haber recibido un correo electrónico en su bandeja de entrada con un enlace para descargar el archivo. Los destinatarios pueden descargar archivos usando el hiperenlace en el correo electrónico o hacer clic en el enlace de texto "Ver en línea" para ver el documento en la aplicación web de Procore.
  • Una vez que se ha enviado un archivo por correo electrónico desde Procore, se almacena un registro del correo electrónico en la sección Correos electrónicos de ese archivo. La sección Correos electrónicos oculta automáticamente los registros de correspondencia por correo electrónico de los usuarios que no estaban en la lista de distribución de un correo electrónico para transferencias de documentos "privados". Sin embargo, los usuarios "Administrador" pueden ver el correo electrónico incluso si no están incluidos en la lista de distribución del correo electrónico.

Ver y exportar correos electrónicos asociados con un documento

Para cada archivo y carpeta que cargue en la herramienta Documentos, el sistema mantiene un registro histórico de cuándo se envió el activo a otros usuarios en el Directorio de su compañía. También realiza un seguimiento de las respuestas enviadas al hilo de comunicación del archivo o la carpeta. Si el remitente marca la correspondencia por correo electrónico como privada, el registro de correos electrónicos solo es visible para los destinatarios y usuarios con permiso "Administrador" en la herramienta Documentos. 

Para exportar un correo electrónico desde el registro de correos electrónicos para un archivo o carpeta:

  1. Navegue hasta la herramienta Documentos.
  2. Seleccione el archivo o carpeta.
  3. Haga clic en el icono información para abrir el panel de información.
  4. Desplácese hacia abajo y haga clic en Correos electrónicos.
    Nota: todos los correos electrónicos enviados se muestran en la ventana Correos electrónicos.
  5. Haga clic en Exportar   en el correo electrónico que desea exportar. 

Ver también