Objetivo

Para enviar una "Invitación a facturar" a un contacto de la factura para el período de facturación actual .

Fondo

Antes de que los usuarios de Administración de facturas de Procore puedan crear facturas contratista, un administrador de facturación debe crear un período de facturación en la herramienta Facturación. Una vez creado, los administradores de facturas pueden enviar a un contacto de la factura una "Invitación a facturar" para el período de facturación abierto. 

Aspectos a tener en cuenta

• Permisos de usuario requeridos
• Información adicional:
  • No se puede enviar una "Invitación a facturar" para el período de facturación abierto si ha pasado la "Fecha de vencimiento" de la factura. 
  • Si su equipo prefiere no invitar a los contactos de facturación a enviar facturas, siga los pasos en Crear una factura de contratista en nombre de un contacto de facturación. 
  • Es posible que no se requiera una "Invitación a facturar" para crear una factura para liberar solo la retención. Consulte Crear una factura de contratista para la liberación de retenciones en la herramienta Facturación.

Requisitos previos

• Antes de enviar invitaciones:
  • Se debe asignar un contacto de la factura al contrato de la factura. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato.
  • Las partidas del contratista deben estar en el estatus "Aprobado" (si existe). Consulte Revisar una partida de contratista para un contrato.
  • La factura debe corresponder al período de facturación abierto  . Consulte Editar períodos de facturación.

Pasos

1. Navegue hasta la herramienta Facturación del proyecto. 
2. Haga clic en la Contratista pestaña para ver una lista de facturas contratista.

    Recomendación

   ¿Busca facturas a las que no se les envió una "Invitación a facturar"? Haga clic en Agregar filtro, elija Estatus de factura y marque No invitado
3. Seleccione las facturas para enviar invitaciones: 
   • Para seleccionar facturas individuales, marque las casillas de verificación en las filas correspondientes. 
   • Para seleccionar todas las facturas, marque la casilla de verificación en la parte superior de la tabla.

      Recomendaciones

     ¿El botón "Enviar invitaciones" está atenuado? Las posibles razones de un botón "Enviar invitaciones" inactivas incluyen:

     • El contrato no tiene un contacto de la factura asignado. Solo puede enviar una invitación cuando un contacto de la factura está asignado a un contrato. Consulte Agregar contactos de factura a una orden de compra o subcontrato.
     • Las partidas del contratista (SSOV) no están aprobadas. Solo puede enviar una invitación cuando las partidas del contratista (SSOV) están en el estatus "Aprobado" (si existe). Consulte Habilitar o deshabilitar la pestaña Partidas de subcontratista en la herramienta Contratos y Revisar una partida de contratista para un contrato.
     • La fecha actual es posterior a la fecha de vencimiento en el período de facturación abierto. No puede enviar una "Invitación a facturar" para el período de facturación abierto si ha pasado la "Fecha de vencimiento" de la factura. Consulte Administrar períodos de facturación.

4. Haz clic en Enviar invitaciones y elige una opción del menú desplegable:

   • Obra y materiales. Permite a los subcontratistas facturar solo por el trabajo y los materiales. 
   • Liberación de retención. Permite a los subcontratistas facturar solo por la liberación de retención. 
   • Trabajo, materiales y retención. Permite a los subcontratistas facturar el trabajo, los materiales y la liberación de retención. 
     
     
      
5. Después de enviar las invitaciones, ocurre lo siguiente:
   
   • Aparece un banner de éxito para confirmar que se envió la invitación.
   • El contrato se elimina del recuento de "No invitados" al recuento de "Invitados".

Siguiente paso

• Aceptar o rechazar una "Invitación a facturar" como contacto de facturación

Ver también

• Agregar contactos de factura a una orden de compra o contrato
• Crear una factura Contratista