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Procore

Reenviar un submittal por correo electrónico

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Objetivo

Para reenviar un correo electrónico que contiene información sobre un submittal a otros usuarios de Procore desde la herramienta Submittals a nivel proyecto.
Importante: Los pasos de este artículo le muestran cómo enviar un correo electrónico que contiene un resumen sobre el submittal. 

Fondo

La funcionalidad de correo electrónico en la herramienta Submittals le permite enviar un correo electrónico fuera de los correos electrónicos que se generan automáticamente desde la herramienta Submittals. Los correos electrónicos automáticos se envían a los aprobadores y miembros de la lista de distribución cuando se crea el correo electrónico, cuando un aprobador responde, cuando se edita la respuesta de un aprobador y cuando se realizan cambios en el submittal (se adjuntan archivos adjuntos, se cambia el estatus del submittal , etc.).

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para enviar un correo electrónico a un usuario:
      • Permisos de nivel "Estándar" o "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto.
    • Para recibir un submittal enviado por correo electrónico:
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o superiores para la herramienta Submittals del proyecto.
        Nota: Los destinatarios deben aparecer en la herramienta Directorio del proyecto.
  • Información Adicional:
    • Si falta una persona de la lista de selección de destinatarios, agréguela al directorio de nivel de proyecto con permisos de "Solo lectura" o de nivel superior a la herramienta Submittals. Si no tiene permiso para agregar usuarios al directorio de proyectos, solicite a un miembro de su equipo responsable de la administración del directorio que los agregue. 
      Nota: El usuario recién agregado NO tiene que aceptar la invitación para unirse al proyecto antes de que pueda ser seleccionado de la lista de destinatarios.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta de Submittals del proyecto.
  2. Localice el submittal deseado. 
  3. Haga clic en Ver.
  4. Haga clic en la subpestaña Correos electrónicos para el submittal. 
  5. Haga clic en Correo electrónico de composición.
  6. En el área "Componer nuevo correo electrónico", haga lo siguiente: 
    • Para. Seleccione los destinatarios deseados de la lista desplegable. 
    • Cc. Seleccione cualquier destinatario deseado (2) para que reciba una copia del correo electrónico. 

    • Private. Indicates privacy settings for the submittal. When a submittal is marked 'Private', it is only visible to users with 'Admin' level permissions on the Submittals tool, users in the Submittal Workflow, and members of the submittal's Distribution List. Users with the 'View Private Submittals Associated to Users within Same Company' granular permission enabled on their permissions template can also view a submittal marked 'Private' if another user in their company is associated with the submittal. See Mark a Submittal as Private.

    • Title. The descriptive name that best summarizes the information in the submittal. 

    • Attachments. Attach any relevant files. You have these options:

      • Click Attach File(s) and then choose the appropriate option from the shortcut menu that appears.
        OR
      • Use a drag-and-drop operation to move files from your computer into the grey Drag and Drop File(s) box.
    • Mensaje: ingrese el cuerpo de su mensaje de correo electrónico.
  7. Haga clic en Enviar. 
    El sistema envía el correo electrónico a todos los destinatarios. Una copia del correo electrónico y las respuestas se almacenan como un hilo de comunicación en la pestaña secundaria de correos electrónicos del submittal.