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Procore

¿Cómo funcionan las aprobaciones de presupuesto en Finanzas de portafolio?

 Nota
La información de estas preguntas frecuentes se aplica a cuentas con el producto Finanzas de portafolio de Procore con aprobaciones habilitadas. Comuníquese con su Procore point of contact para obtener más información. 

Answer

Después de enviar un monto de presupuesto en el rastreador de costos para un proyecto determinado, se le pedirá que comience un proceso de aprobación.

  1. El proceso comienza con una página de vista general para revisar los pasos del proceso de aprobación antes de inicializarlo. En esta página, tendrá la opción de dejar notas, así como adjuntar cualquier documento relevante.
  2. Después de haber ingresado la información necesaria, puede desplazarse hasta la parte inferior de la página para encontrar las opciones para los siguientes pasos. Están disponibles las siguientes acciones: 
    • Haga clic en Enviar para aprobación para enviar la aprobación (se muestra a continuación).
    • Haga clic en Guardar y salir si dese almacenar la información en el sistema pero sin iniciar aún la aprobación.
    • Haga clic en Cancelar para salir.
      send-for-approval.png
  3. Si se envía una revisión de presupuesto para su aprobación, la variación entre los presupuestos antiguo y nuevo se mostrará en el campo Variación en la página de aprobación.
    • Una vez que el presupuesto se haya enviado para su aprobación, aparecerá como "En aprobación" en la página del proyecto mientras está pendiente de aprobación.

      pending-approval.png
       
    • Mientras el presupuesto está pendiente de aprobación, la columna de presupuesto tendrá un punto amarillo a lado.

      budget-yellow-dot.png
  4. Puede hacer clic en View Approval (Ver aprobación) en cualquier momento para volver a la página de descripción general y verificar el estado o en qué cola se encuentra.
  5. Optional: If for any reason you need to cancel the budget approval request to start over, click the vertical ellipsis icon on the approval and select Cancel Approval.cancel-approval.png
  6. If the budget is in your queue to approve, you can access it either from the approval summary page shown above or from the the My Tasks menu.
    my-tasks.png
    Note: There will also be an email notification letting approvers know when a budget has been assigned to them for approval. Once the budget has been fully approved, it will be automatically published to the cost tracker.
     
  7. Optional: If you want to review the approval process that a budget went through, follow the steps in the screen capture below. 

budget-approval.gif