¿Cómo se utilizan etiquetas con fechas de caducidad en Planificación de recursos?

Contexto

Las etiquetas son criterios específicos que se pueden crear y agregar tanto a personas como a proyectos en Planificación de recursos. Para las personas, las etiquetas pueden almacenar fechas de vencimiento que pueden ayudar a rastrear cuándo se deben realizar acciones, como cuándo una persona debe asistir a una capacitación o actualizar una certificación. Las etiquetas comunes incluyen RCP, carretilla elevadora, OSHA, etc. Puede configurar perfiles de notificación para recibir alertas sobre las etiquetas que están a punto de caducar o realizar un seguimiento de las fechas de caducidad mediante el informe Etiquetas que requieren acción.

Respuesta

Para usar etiquetas con fechas de vencimiento, siga estos pasos:

  1. Configurar etiquetas para la planificación de recursos
  2. Asignar etiquetas a personas
  3. Configurar y asignar perfiles de notificación
  4. Asignar perfiles de notificación a personas
  5. Exportar las etiquetas que requieren reporte de acción

1. Configurar etiquetas para la planificación de recursos

Primero, cree las etiquetas que desee rastrear. Al configurar la etiqueta, marque la casilla de verificación para realizar un seguimiento de la fecha de vencimiento e ingrese una cantidad de días para ser alertado antes del vencimiento de la etiqueta.

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click the Configure Settings icons-settings-gear.png icon.
  3. Click Tags.
  4. Optional: To group tags in categories, click the Group Tags in Categories? toggle to ON.
    1. To create a new tag Category, click New in the 'Categories' section.
    2. Enter the Category Name.
    3. Click Save.
  5. In the Tags section, click New.
  6. Configure your tag with the following properties:
    1. Name*. Enter the name of the tag.
    2. Color. Enter the color of the tag.
    3. Require Expiration Date. Mark this checkbox if the tag requires an expiration date.
      Note: If requiring an expiration date, the expiration date needs to be added when adding the tag to a person's profile. This is commonly used to track a person's certifications. For more information, see How do I use tags with expiration dates?
    4. # Days Warning Ahead of Expiration. Enter the number of days in advance the person will be notified when their tag is expiring.
    5. Globally Accessible to All Groups. Mark this checkbox if you want to make this tag available in all groups. See Configure Groups for Resource Planning.
    6. Groups*. If you choose not to make the tag available to all groups, select which groups should have access to the tag.
    7. Abbreviations (5 Characters). Enter the tag's abbreviation.
    8. Categories. If you chose to categorize your tags, select the categories in which the tag should appear.
  7. Click Save.

2. Asignar etiquetas a las personas

A continuación, asigne la etiqueta a las personas e ingrese la fecha de vencimiento. La fecha de vencimiento podría ser la fecha en la que una persona necesita tomar una clase, o la fecha en que su certificación está por vencer.

You can take the following actions from the following tools:

Manage Tags from the Resource Planning Tool

Add Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click Add Tags.
  6. Select the tags.
    1. If the tag requires an expiration date, add the Expiration Date.
      Note: This is commonly used when adding tags for certifications.
  7. Optional: Click Upload File to add attachments, for example proof of certification.
  8. Click Save.

Edit Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click the edit icon-edit2.png icon.
  6. Update the tag information.
  7. Click Save.

Bulk Edit Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Mark the checkboxes for the users you want to edit.
  4. Click the edit icon-edit2.png icon.
  5. Select the tag.
  6. If prompted, add the expiration date.
  7. Click Save.

Remove Tags for People

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click People and select People List.
  3. Click the person's name.
  4. Under the 'Overview' tab, locate the 'Tags' section.
  5. Click Add Tags.
  6. Click the delete icon-delete-trash6.png icon.
  7. Click Delete to confirm.

Manage Tags from the Company Directory Tool

Add Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click Add Tags in the 'Tags' section.
  7. Select the tags.
    1. If the tag requires an expiration date, add the Expiration Date.
      Note: This is commonly used when adding tags for certifications.
  8. Optional: Click Upload File to add attachments, for example proof of certification.
  9. Click Save.

Edit Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click the edit icon-edit2.png icon next to the tag in the 'Tags' section.
  7. Update the tag information.
  8. Click Save.

Remove Tags for People from the Company Directory Tool

  1. Navigate to the Company level Directory tool.
  2. Click the Users tab.
  3. Optional: Click Add Filter and select Resource Planning.
  4. Click View next to the person's name.
  5. Click the Resource Planning tab.
  6. Click the delete icon-delete-trash6.png icon next to the tag in the 'Tags' section.
  7. Click Delete to confirm.

3. Configurar y asignar perfiles de notificación

Para recibir alertas sobre las etiquetas que vencen, cree o actualice un perfil de notificación existente y asigne ese perfil a los usuarios que deben recibir las alertas.
Nota: Los usuarios solo pueden tener un perfil de notificación a la vez.

  1. Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png .
  3. Seleccione Perfiles de notificación.
  4. Haga clic en Nuevo.
  5. Ingrese el nombre del perfil de notificación.
  6. Seleccione las notificaciones deseadas sobre las etiquetas que el usuario debe recibir:
  7. Haga clic en Guardar.

4. Asignar perfiles de notificación a las personas

Después de configurar el perfil de notificación, asignáelo al usuario que debe recibir la alerta. Consulte Editar personas en planificación de recursos.

5. Exporte las etiquetas que requieren informe de acción

Para ver un informe de las etiquetas que están caducadas o dentro de su ventana de advertencia, puede exportar el informe Etiquetas que requieren acción.

  1. Navigate to the Company level Resource Planning tool.
  2. Click Reports and select Tags Requiring Action.
  3. From the drop-down list, choose the Category of tags.
  4. Mark the checkboxes for the Tags to include in the report.
    Note: You can only choose tags that are configured with an expiration date.
  5. Configure your report with the following options:
    • To 'Include Tags that are not expired but within their warning range,' move the toggle to the ON position. See How do I use tags with expiration dates in Resource Planning?
      Note: If this toggle is OFF, only expired tags are included in your report.
    • To 'Show Employee Number,' move the toggle to the ON position.
    • To 'Show Employee Job Title,' move the toggle to the ON position.
    • Select whether to display the tag by Name, Abbreviation, or Both.
    • To 'Show Expiration Date,' move the toggle to the ON position.
    • To 'Show Time Until Expiration,' move the toggle to the ON position.
  6. Click the export icon-export-wfp.png icon, then select to download a CSV or PDF. 
    • If exporting a PDF, select the page orientation and paper size.
  7. Click Export CSV or Export PDF.
 Tip

If a report does not immediately download, you can check the status by navigating to Reports and Queued Download.

Ver también