Enviar alertas de asignación en Planificación de recursos

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Objetivo

Enviar alertas para asignaciones de recursos en Planificación de recursos.

Contexto

Las asignaciones le permiten administrar sus recursos asignándolos a proyectos.

Puede enviar alertas de asignación para notificar a las personas asignadas y compartir información clave sobre su asignación, como cuando tienen una nueva asignación o cuando hay actualizaciones de fechas, horas, proyectos o ubicaciones. Consulte ¿Qué es una alerta de asignación en Planificación de recursos?

Este tutorial muestra cómo enviar alertas de inmediato, crear borradores o programarlas para más tarde.

Aspectos para tener en cuenta

Permisos de usuario requeridos
Las alertas de asignación se pueden enviar a individuos o a varias personas asignadas.
Las alertas de asignación se pueden enviar por mensaje de texto, correo electrónico o a través de la aplicación Planificación de recursos/Planificación de diagramas de mano de obra. Consulte ¿Qué es la aplicación planificación de recursos/LaborChart?
- Las alertas se envían a los destinatarios a través del método de comunicación preferido que está habilitado en su perfil. Consulte Editar personas en planificación de recursos.
- Es posible que se apliquen tarifas de mensajes y datos al enviar o recibir mensajes SMS.
Si las alertas de asignación personalizadas están habilitadas para proyectos, se envían en lugar de la alerta de asignación predeterminada. Consulte Configurar alertas de asignación predeterminadas para la planificación de recursos y Crear alertas de asignación personalizadas para proyectos.
Solo las alertas de asignación predeterminadas pueden solicitar una respuesta. Consulte Configurar alertas de asignación predeterminadas para la planificación de recursos.
- Dependiendo de su configuración, las personas pueden responder a las alertas por SMS, correo electrónico o en la aplicación planificación de recursos/LaborChart. Consulte ¿Qué mensajes y alertas pueden responder los usuarios en Planificación de recursos?
Las alertas de asignación no se envían cuando se realizan asignaciones de recursos de edición masiva o eliminación masiva. Consulte Asignaciones de recursos de eliminación masiva y Asignaciones de recursos de edición masiva.
Desde la Lista de asignaciones, puede enviar alertas para asignaciones individuales o asignaciones múltiples.
Desde los tableros de asignaciones o Gantt de asignaciones, puede enviar alertas de asignación para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un intervalo de fecha determinado.

Pasos

Puede enviar alertas de asignación de recursos desde tres (3) lugares en Planificación de recursos:

Lista de asignaciones
- Envíe alertas a personas asignadas individuales o múltiples.
Tableros de asignaciones
- Envíe alertas a todas las personas asignadas para un proyecto para una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas.
Asignaciones Gantt
- Envíe alertas a todas las personas asignadas para un proyecto para una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas.

Enviar alertas de asignación desde la lista de asignaciones

Desde la Lista de asignaciones, puede enviar alertas de asignación para asignaciones individuales o asignaciones múltiples.

Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.
Haga clic en Asignaciones y seleccione Lista de asignaciones.
Marque las casillas de verificación de las asignaciones para las que desea enviar la alerta de asignación.
Haga clic en Acciones por lotes.
Haga clic en Enviar alertas y elija:
- Enviar inmediatamente. Seleccione esta opción para enviar la alerta inmediatamente y, a continuación, haga clic en Enviar.
  Nota: Esto enviará la alerta inmediatamente en función de la configuración de alerta predeterminada o de asignación de proyecto.
- Horario. Seleccione esta opción para programar el envío de la alerta en el futuro.
  Nota: Puede editar o enviar la alerta programada en un momento posterior. Consulte Administrar alertas de asignación programadas.
  1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.
  2. Haga clic en Guardar .
- Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.
  Nota: Puede editar o enviar el borrador en otro momento. Consulte Administrar alertas de asignación de borradores.

Enviar alertas de asignación desde los tableros de asignaciones

Desde los tableros de asignaciones, puede enviar alertas de asignación para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un intervalo de fechas determinado.

Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.
Haga clic en Asignaciones y seleccione Tableros de asignaciones.
Haga clic en los puntos suspensivos del proyecto para el que desea enviar la alerta de asignación.
Seleccione Enviar alertas de asignación.
Seleccione Día de visualización actual para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación en la fecha seleccionada.
O
Seleccione Rango de fechas para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación dentro del intervalo de fechas seleccionado.
1. Fecha de inicio. Seleccione la fecha de inicio del intervalo de fechas.
2. Fin. Seleccione la fecha de finalización del intervalo de fechas.
  - Seleccione Fecha y seleccione la Fecha de finalización para elegir una fecha de finalización específica para el rango.
    O
  - Seleccione Semanas e ingrese el Número de semanas para el intervalo de fechas.
Seleccione cuándo enviar la alerta:
- Enviar inmediatamente. Seleccione esta opción para enviar la alerta inmediatamente y, a continuación, haga clic en Enviar.
  Nota: Esto enviará la alerta inmediatamente en función de la configuración de alerta predeterminada o de asignación de proyecto.
- Horario. Seleccione esta opción para programar el envío de la alerta en el futuro.
  Nota: Puede editar o enviar la alerta programada en un momento posterior. Consulte Administrar alertas de asignación programadas.
  1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.
  2. Haga clic en Guardar .
- Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.
  Nota: Puede editar o enviar el borrador en otro momento. Consulte Administrar alertas de asignación de borradores.
Haga clic en Editar plantilla de alerta para editar la alerta de asignación.
1. Para la alerta que elija, ingrese la información que le gustaría incluir en el asunto y el mensaje.
2. Agregue los tokens dinámicos que desea que aparezcan en sus alertas, para personalizar la información para la persona que recibe la alerta:
  - Nombre de la persona asignada. El nombre y apellido de la persona asignada.
  - Correo electrónico de la persona asignada. La dirección de correo electrónico de la persona asignada.
  - Teléfono de la persona asignada. El número de teléfono de la persona asignada.
  - Título laboral de la persona asignada. El título laboral de la persona asignada.
  - Fecha de inicio de la asignación. La fecha de inicio de la asignación.
  - Fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización de la asignación.
  - Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la tarea.
  - Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la tarea.
  - Días laborables de asignación. Los días laborables de la asignación.
  - Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.
  - Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.
  - Ciudad del Proyecto. La ciudad del proyecto.
  - Estado del proyecto. El estado del proyecto.
  - Código Postal del Proyecto. El código postal del proyecto.
  - País del proyecto. El país del proyecto.
  - Número de proyecto. El número de proyecto.
  - Estado del proyecto. El estado del proyecto.
3. Seleccione el 'Tipo de mensaje'
Haga clic en Revisar destinatarios.
Haga clic en Enviar.

Enviar alertas de asignación desde Gantt de asignaciones

Desde Gantt de asignaciones, puede enviar alertas para todas las asignaciones del proyecto en una fecha determinada o dentro de un intervalo de fecha determinado.

Vaya a la herramienta Planificación de recursos a nivel compañía.
Haga clic en Asignaciones y seleccione Asignaciones Gantt.
Seleccione Proyectos.
Haga clic en los puntos suspensivos del proyecto para el que desea enviar la alerta de asignación.
Seleccione Enviar alertas de asignación.
Seleccione Día de visualización actual para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación en la fecha seleccionada.
O
Seleccione Rango de fechas para enviar la alerta a todas las personas asignadas con una asignación dentro del intervalo de fechas seleccionado.
1. Fecha de inicio. Seleccione la fecha de inicio del intervalo de fechas.
2. Fin. Seleccione la fecha de finalización del intervalo de fechas.
  - Seleccione Fecha y seleccione la Fecha de finalización para elegir una fecha de finalización específica para el rango.
    O
  - Seleccione Semanas e ingrese el Número de semanas para el intervalo de fechas.
Seleccione cuándo enviar la alerta:
- Enviar inmediatamente. Seleccione esta opción para enviar la alerta inmediatamente y, a continuación, haga clic en Enviar.
  Nota: Esto enviará la alerta inmediatamente en función de la configuración de alerta predeterminada o de asignación de proyecto.
- Horario. Seleccione esta opción para programar el envío de la alerta en el futuro.
  Nota: Puede editar o enviar la alerta programada en un momento posterior. Consulte Administrar alertas de asignación programadas.
  1. Seleccione la fecha y la hora para enviar la alerta.
  2. Haga clic en Guardar .
- Guardar borrador. Seleccione esta opción para guardar la alerta como borrador. A continuación, haga clic en Guardar.
  Nota: Puede editar o enviar el borrador en otro momento. Consulte Administrar alertas de asignación de borradores.
Haga clic en Editar plantilla de alerta para editar la alerta de asignación.
1. Para la alerta que elija, ingrese la información que le gustaría incluir en el asunto y el mensaje.
2. Agregue los tokens dinámicos que desea que aparezcan en sus alertas, para personalizar la información para la persona que recibe la alerta:
  - Nombre de la persona asignada. El nombre y apellido de la persona asignada.
  - Correo electrónico de la persona asignada. La dirección de correo electrónico de la persona asignada.
  - Teléfono de la persona asignada. El número de teléfono de la persona asignada.
  - Título laboral de la persona asignada. El título laboral de la persona asignada.
  - Fecha de inicio de la asignación. La fecha de inicio de la asignación.
  - Fecha de finalización de la asignación. La fecha de finalización de la asignación.
  - Hora de inicio de la asignación. La hora de inicio de la tarea.
  - Hora de finalización de la asignación. La hora de finalización de la tarea.
  - Días laborables de asignación. Los días laborables de la asignación.
  - Nombre del proyecto. El nombre del proyecto.
  - Dirección del proyecto. La dirección del proyecto.
  - Ciudad del Proyecto. La ciudad del proyecto.
  - Estado del proyecto. El estado del proyecto.
  - Código Postal del Proyecto. El código postal del proyecto.
  - País del proyecto. El país del proyecto.
  - Número de proyecto. El número de proyecto.
  - Estado del proyecto. El estado del proyecto.
Haga clic en Revisar destinatarios.
Haga clic en Enviar.