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Procore

Reemplazo masivo de personas asignadas de flujo de trabajo

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Contexto

La capacidad de reemplazo de Masivo Persona asignada le permite reemplazar o delegar personas asignadas en varios proyectos a la vez. Esta herramienta está diseñada para ayudar a los administradores de procore a manejar cambios de personal, como salidas, reasignaciones o licencias temporales, sin la necesidad de editar manualmente los flujos de trabajo proyecto por proyecto. Al actualizar automáticamente tanto los ajustes preestablecidos como las instancias de flujo de trabajo en curso, puede garantizar la continuidad del proyecto y evitar que los flujos de trabajo se detengan.

Aspectos para tener en cuenta

  • Tipos de reemplazo: Elija entre "Reemplazo permanente" para cambios a largo plazo o "Reemplazo temporal" para ausencias a corto plazo.

  • Usuario Requisitos: El usuario de reemplazo debe agregarse al Directorio del proyecto para los proyectos que desea actualizar antes de comenzar. Si bien se muestra un recordatorio en el producto, la herramienta del usuario de reemplazo y los permisos de usuario no se actualizan automáticamente y los administradores deben verificar este acceso ellos mismos. 

  • Integridad de los datos: Procore valida automáticamente el acceso al directorio del proyecto y los permisos para la nueva persona asignada antes de aplicar los cambios.

  • Visibilidad: Utilice el registro de actividad para ver un historial detallado de todos los cambios masivos, incluido el seguimiento de errores y las actualizaciones de estatus.

  • Notificaciones por correo electrónico: no se envían confirmaciones por correo electrónico después de que se complete una ejecución masiva. El registro de actividad es la fuente de la verdad. 

  • Reversión automática: los "reemplazos temporales" finalizan automáticamente en la "Fecha de finalización del reemplazo" y no se necesita ninguna acción manual. 

  • Usuario Permisos requeridos: Los usuarios deben ser Flujo de trabajo Administrador o tener el permiso granular 'Reemplazar personas asignadas'.

     Nota importante para los usuarios de dispositivos móviles

    Las asignaciones de reemplazo se sincronizan con el dispositivo móvil. 

    Próximamente: la actividad de reemplazo permanente o temporal será visible en el panel del historial de flujo de trabajo en el dispositivo móvil para su verificación.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta A nivel de compañía Flujos de trabajo.

  2. Seleccione la pestaña Reemplazar personas asignadas.

  3. Haga clic en el botón Reemplazar personas asignadas ubicado en la parte superior derecha, luego seleccione una de las siguientes opciones:

    • Reemplazo temporal: seleccione esta opción para cubrir ausencias a corto plazo, como licencia médica, licencia parental o vacaciones. Esto reemplaza temporalmente una flujo de trabajo persona asignada entre proyectos, roles de proyecto y el rol de administrador de Flujo de trabajo por otro usuario. Los flujos de trabajo y los roles asignados a las personas asignadas temporales volverán a la persona asignada original después de que haya pasado la fecha de finalización del reemplazo. Estos cambios se aplicarán a todos los flujos de trabajo, incluidos los flujos de trabajo en curso. Los cambios realizados aquí no tienen impacto en las asignaciones de roles de herramienta (por ejemplo, contacto de la factura o revisor designado). 

    • Reemplazo permanente: seleccione esta opción para reasignaciones permanentes o cuando un usuario deja la compañía. Esto reemplaza permanentemente una flujo de trabajo persona asignada entre proyectos, roles de proyecto y el rol de Administrador de Flujo de trabajo por otro usuario. Estos cambios se aplican a todos los flujos de trabajo, incluidos los flujos de trabajo en curso. Los cambios realizados aquí no tienen impacto en las asignaciones de roles de herramienta (por ejemplo, contacto de la factura o revisor designado). 

Nota: Cada reemplazo es una acción separada. Para reemplazar a varios usuarios que se van, debe enviar una solicitud separada para cada individuo.

Reemplazo temporal

Haga clic aquí para ver los pasos.

  1. Ingrese la siguiente información en la sección Administración de Persona asignada:

    • Persona asignada actual: seleccione el usuario que está asignado actualmente a los flujos de trabajo.

    • Persona asignada temporal: seleccione el usuario o grupo de personas que se harán cargo de las asignaciones.

    • Fechas: seleccione una fecha de inicio de reemplazo y una fecha de finalización de reemplazo. 
      Nota: Las instancias futuras se asignan automáticamente al delegado durante la ventana activa. Una vez que finaliza el período de reemplazo, las asignaciones se revierten automáticamente al usuario original. 

    • Motivo del reemplazo temporal: Ingrese una breve explicación para el reemplazo temporal. Esto será visible en el panel Historial de flujo de trabajo.

    • Aplicar cambios a la configuración del rol del proyecto: Seleccione Sí para reemplazar al usuario dentro de la configuración de roles del Directorio del proyecto. Esto garantiza que la persona asignada temporal herede todas las tareas actuales y futuras vinculadas a ese cargo laboral específico.

    • Aplicar cambios al rol de Administrador de flujo de trabajo: seleccione Sí para reemplazar al usuario en los casos en que esté designado como Administrador de flujo de trabajo. Esto garantiza que la persona asignada temporal reciba las notificaciones automáticas por correo electrónico si un paso del flujo de trabajo se retrasa.

  2. Haga clic en Editar en la sección Proyectos y herramientas seleccionados para filtrar qué proyectos y herramientas deben incluirse en el actualizar. Seleccione los proyectos y herramientas en los que se debe reemplazar el flujo de trabajo persona asignada actual. De forma predeterminada, se seleccionan todos los proyectos y herramientas disponibles para la persona asignada.
    Nota: La lista incluye todos los proyectos en los que la persona asignada actual tiene pasos de flujo de trabajo activos. 

  3. Haga clic en Enviar para confirmar y ejecutar la actualización. 
    Nota:

    • Consulte el Registro de actividad para ver el estatus. 

    • Los permisos de herramienta y usuario no se actualizan automáticamente, y se muestra un recordatorio para verificar el acceso.

    • Puede editar fechas o cancelar delegaciones temporales en cualquier momento desde el Registro de actividad. Si se cancela una delegación temporal, todas las asignaciones futuras vuelven al usuario original. Los pasos incompletos también se revierten.

Visibilidad del historial de flujo de trabajo

El panel lateral del historial muestra cuándo alguien responde "en nombre de" otro.

Reemplazo permanente

Haga clic aquí para ver los pasos.

  1. Ingrese la siguiente información en la sección Administración de Persona asignada:

    • Persona asignada actual: seleccione el usuario que desea reemplazar.

    • Nuevo(s) Persona asignada(s): elija el(los) usuario(s) de reemplazo.

    • Motivo de la sustitución: Ingrese una breve razón para el reemplazo. Esto será visible en el panel Historial de flujo de trabajo.

    • Aplicar cambios a la configuración del rol del proyecto: Seleccione Sí para reemplazar al usuario dentro de la configuración de roles del Directorio del proyecto. Esto garantiza que la persona asignada temporal herede todas las tareas actuales y futuras vinculadas a ese cargo laboral específico.

    • Aplicar cambios al rol de Administrador de flujo de trabajo: seleccione Sí para reemplazar al usuario en los casos en que esté designado como Administrador de flujo de trabajo. Esto garantiza que la persona asignada de reemplazo reciba las notificaciones automáticas por correo electrónico si un paso del flujo de trabajo se retrasa.

  2. Haga clic en Editar en la sección Proyectos y herramientas seleccionados para filtrar qué proyectos y herramientas deben incluirse en el actualizar. Seleccione los proyectos y herramientas en los que se debe reemplazar el flujo de trabajo persona asignada actual. De forma predeterminada, se seleccionan todos los proyectos y herramientas disponibles para la persona asignada.
    Nota: La lista incluye todos los proyectos en los que la persona asignada actual tiene pasos de flujo de trabajo activos. 

  3. Haga clic en Enviar para confirmar y ejecutar la actualización. 
    Nota:

    • Consulte el Registro de actividad para ver el estatus. La nueva persona asignada recibe notificaciones por correo electrónico.

    • Los permisos de herramienta y usuario no se actualizan automáticamente, y se muestra un recordatorio para verificar el acceso.

Visibilidad del historial de flujo de trabajo

  • Cada reemplazo escribe en el historial de flujo de trabajo: "Usuario X reemplazado por Usuario Y (masivo)". 

  • El Ítem Creador original se mostrará en flujo de trabajo historial junto con el reemplazo.

Ver Estatus en el registro de actividad 

Todas las acciones se registran en el Registro de actividad, que es la fuente central de la verdad para todos los masivo persona asignada cambios, ya sean permanentes o temporales.

  1. Navegue hasta la herramienta A nivel de compañía Flujos de trabajo.

  2. Seleccione la pestaña Reemplazar personas asignadas.

  3. Desplácese hacia abajo hasta la sección Registro de actividad .

  4. Revise el estatus de sus solicitudes recientes. El registro muestra los siguientes estados:

    • Detenido: Reemplazo temporal que se ha detenido manualmente antes de la fecha de finalización

    • Caducado: Reemplazo temporal que ha alcanzado la fecha de finalización y ya no está activo

    • Próximamente: Reemplazo temporal con fecha futura y no activo actualmente

    • Activo: Reemplazo temporal que está activo actualmente

    • Completado: Reemplazo Permanente que se ha ejecutado

    • Fallido: Algo salió mal. Por favor, inténtelo de nuevo.

    • Procesamiento: El reemplazo está siendo procesado por el sistema

  5. Haga clic en Ver junto a una entrada para ver todos los detalles.
    Nota: Si un proyecto no se actualiza debido a problemas de directorio o permisos, el registro marca el error específico.

  6. Dependiendo del estatus de la solicitud, puede realizar las siguientes acciones:

    • Volver a intentarlo: Si no se puede actualizar un proyecto, resuelva el problema del Directorio subyacente y haga clic en Reintentar para las partidas con errores directamente desde la pantalla "Detalles de la actividad".

    • Detener el reemplazo: Para reemplazos activos, haga clic en el botón Detener reemplazo para finalizar inmediatamente el reemplazo y devolver las asignaciones al usuario original.

    • Editar: Haga clic en el botón Editar para modificar el reemplazo.

Nota: Para los reemplazos permanentes, las acciones se registran en el panel lateral del historial de flujo de trabajo, cuando el reemplazo afecta el paso actual del flujo de trabajo.