Introducción a la gestión de documentos: organización de documentos y vistas guardadas
Descripción general
Contexto
La mayoría de las herramientas de gestión de documentos utilizan carpetas para mantener los documentos organizados y accesibles. Las carpetas pueden ser problemáticas porque cada revisión de documento en realidad tiene que existir dentro de la carpeta y no puede existir dentro de dos o más carpetas a la vez. Si bien esto puede funcionar para documentos de trabajo en curso con acceso limitado, se convierte en un problema una vez que los documentos se envían para su revisión y luego se rechazan o se publican para un público más amplio. En la construcción, es esencial mantener un historial único y rastreable de las revisiones de un documento de construcción y sus cambios de estado a lo largo del tiempo. Si tiene que copiar o mover manualmente las revisiones entre carpetas destinadas a diferentes propósitos o audiencias, pierde esa trazabilidad y corre el riesgo de que los equipos operen con información obsoleta.
Con la herramienta Administración de documentos de Procore, las revisiones de documentos se etiquetan con atributos que las describen y se pueden usar filtros de búsqueda para encontrarlas rápidamente. Por ejemplo, puede utilizar filtros para encontrar los últimos planos arquitectónicos aprobados o ver los documentos rechazados que se originaron en su empresa. Puede guardar estos filtros de búsqueda como "vistas guardadas" para que los documentos sean más fáciles de encontrar para usted y su equipo, lo que proporciona el beneficio de una estructura de carpetas de proyecto estándar sin los riesgos e inconvenientes de la duplicación de archivos.
Cómo funciona
organización basada en los atributos del documento
Una vez que se han enviado las revisiones de los documentos, los usuarios pueden acceder a ellas en la pestaña Documentos. Los grupos de permisos y las reglas que se han configurado para el proyecto controlan automáticamente qué revisiones de documentos puede ver cada persona. Los metadatos asociados a cada documento garantizan que los usuarios puedan acceder rápidamente a los documentos que necesitan y que solo vean los documentos a los que tienen acceso.
Vistas guardadas
Nota: Los administradores pueden crear vistas guardadas a las que todos los miembros del proyecto pueden acceder, y cualquier usuario puede crear vistas guardadas para uso personal.
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Mejores prácticas
Antes de empezar a configurar las vistas guardadas, tenga en cuenta lo siguiente:
- ¿Sueles utilizar una estructura de carpetas estándar para tus proyectos? Si es así, puede crear vistas guardadas para replicar la estructura de carpetas y controlar de manera eficiente el acceso a los documentos.
Nota: Las vistas guardadas se anidan dentro de las colecciones. - ¿A qué tipo de documentos desea que su equipo tenga acceso rápido?
- ¿Qué documentos de construcción desea poner a disposición de los equipos de campo?
Ejemplo
En lugar de tener que reorganizar manualmente los documentos dentro de carpetas, las vistas guardadas se controlan mediante filtros. Esto significa que la lista de documentos se actualizará automáticamente.
Supongamos que un controlador de documentos llamado Paul desea crear una vista guardada para los planos eléctricos aprobados. A partir de la colección Publicada (que ya filtra los documentos aprobados), Paul seleccionará los siguientes filtros adicionales para crear una nueva vista guardada:
- Disciplina: Eléctrica
- Tipo: Plano
Próxima lección: Organización de documentos con vistas guardadas: configúrelo
Configúralo
Ahora que ha aprendido cómo se organizan los documentos en la herramienta Administración de documentos, está listo para completar la siguiente acción en Procore:
ELEMENTOS DE ACCIÓN
Crear vistas guardadas
Para las categorías a las que un administrador desea que las personas tengan acceso rápido, pueden establecer el acceso de la vista guardada a "Todos en el proyecto". Además, cualquier usuario puede crear sus propias vistas personalizadas.
Nota: Actualmente, las vistas guardadas del proyecto deben crearse dentro de cada proyecto individualmente, pero en el futuro podrá estandarizar las vistas guardadas en varios proyectos dentro de su compañía.
