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Procore

Crear una reunión de seguimiento

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Objetivo

Crear una reunión de seguimiento basada en una reunión existente que ya tuvo lugar. 

Fondo

En Procore, puede crear reuniones de seguimiento cuando desee tratar temas recurrentes o temas de reuniones anteriores que no se cerraron en una reunión anterior. Cuando crea una reunión de seguimiento, el sistema copia la reunión de origen en la nueva reunión de seguimiento.

Crear una reunión de seguimiento es útil para las siguientes situaciones:

  • Cuando necesite crear reuniones periódicas. Por ejemplo, reuniones que ocurren de manera regular con ítems de la agenda establecidos para cada ocasión (p. ej., preconstrucción, reunión diaria del proyecto, reunión semanal de progreso de la construcción, etc.).
  • Cuando necesite crear reuniones de seguimiento. Por ejemplo, suponga que el tiempo se agotó en una reunión anterior. Ahora, debe crear una reunión de seguimiento para que los asistentes puedan continuar la discusión y resolver cualquier tema abierto (p. ej., una reunión OAC, una reunión de seguridad, etc.). 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Reuniones del proyecto.
  • Información adicional:
    • Las secciones de título, hora, ubicación y vista general de la nueva reunión tendrán por defecto la información de la reunión en la que se basa la reunión de seguimiento.
    • Todos los campos se pueden editar en una reunión de seguimiento, excepto el título de la reunión.
    • El número máximo de reuniones de seguimiento que se pueden crear en una reunión individual es 475. Cuando se ha alcanzado el número máximo de reuniones de seguimiento, los usuarios recibirán una solicitud de alertación para crear una nueva reunión para realizar reuniones de seguimiento posteriores.
    • Cualquier ítem comercial "Abierto" o "En espera" de la reunión de origen se copiará a la nueva reunión de seguimiento. Para evitar que un ítem comercial se transfiere a una reunión de seguimiento, asegúrese de que el estatus del ítem esté establecido en el estatus "Cerrado". 
    • El "N° de reunión" de las reuniones de seguimiento no se puede editar. 

Requisitos previos

Pasos

Crear una reunión de seguimiento desde la página Ver de una reunión

  1. Navegue hasta la herramienta Reuniones del proyecto.
    Esto revela la página Agendas/Minutas de la reunión. 
  2. Busque la reunión deseada. Luego haga clic en Editar. 
  3. En el panel derecho, haga clic en Reunión de seguimiento.
    create-follow-up-meeting-from-meeting-view-page.png
    Notas:
    • Consulte Editar una reunión para conocer los pasos siguientes.
    • Si desea cambiar el nombre de la secuencia de la reunión, guarde los cambios en la reunión de seguimiento, vuelva al registro de la reunión y haga clic en Editar junto a una de las reuniones.
    • La reunión tendrá que ser en modo minutas para crear una reunión de seguimiento.

Cree una reunión de seguimiento desde la página Agendas/Minutas de la reunión

  1. Navegue hasta la herramienta Reuniones del proyecto.
    Esto revela la página Agendas/Minutas de la reunión. 
  2. Localice la reunión deseada en la lista.
  3. Haga clic en el botón Seguimiento.
    Notas:
    • El botón Seguimiento solo está disponible cuando una reunión está en modo Minutas , como se muestra a continuación.Consulte Convertir una reunión del modo Agenda al modo Minutas.
      meeting-in-minutes-mode.png
       
    • Si tiene varias reuniones con el mismo nombre (p. ej., Reunión semanal de progreso de la construcción), como se muestra a continuación, tenga en cuenta lo siguiente:
      • El seguimiento solo está disponible cuando todas las reuniones están en el modo minutas. Como se muestra a continuación, si una o más reuniones NO están en estatus Minutas, no aparece ningún botón. En su lugar, haga clic en Ver junto a la reunión deseada. Luego, siga los pasos en Crear una reunión de seguimiento desde una página de vista de reuniones anterior.

        no-follow-up-agenda.png
         
      • Si todas las reuniones están en modo Minutas , al hacer clic en el botón se crea una reunión de seguimiento para la última reunión de la serie.
        create-follow-up-meeting.png
         
  4. Edite la nueva reunión de seguimiento como desee. Las opciones son similares a las de la creación de una reunión. Consulte Crear una reunión y Editar una reunión.
    Sugerencia: Asegúrese siempre de actualizar la Fecha de la reunión y Fechas de vencimiento en la nueva reunión de seguimiento.
  5. Cuando haya terminado de editar, haga clic en la pestaña Reunión y luego en Actualizar.
    Aparece un cartel de "Reunión actualizada correctamente".