Agregar un ítem de reunión

Objetivo

Agregar ítems de reunión a una reunión.

Fondo

Aspectos a tener en cuenta

• Permisos de usuario requeridos:
  • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Reuniones del proyecto.
• Información adicional:
  • Los ítems de reunión se numeran automáticamente en el orden en que se crean.
  • Si desea organizar los ítems de su reunión en una categoría específica, primero debe crear una categoría. Consulte Crear una categoría de reunión. Si no crea o especifica una categoría para un ítem de reunión, se colocará en el área "ítems sin categorizar" por defecto.

Pasos

1. Navegue hasta la herramienta Reuniones del proyecto.
2. Elija entre estas opciones:
   • Si aún no ha creado una nueva reunión, haga clic en Crear reunión. Consulte Crear una reunión.
     O
   • Si desea agregar ítems de reunión a una reunión ya existente, busque la reunión deseada en la lista. Luego haga clic en Editar. 
     Esto coloca la reunión en modo de edición. 
3. Si desea crear categorías para agrupar los ítems de su agenda, complete Crear una categoría de reunión. Luego haga clic en Agregar ítem.
   
   
   
   Esto abre la ventana "Agregar un ítem de reunión".
4. En la ventana "Agregar una reunión", haga lo siguiente: 
   
   
    

   • Título: ingrese un título descriptivo para la reunión.

   • Asignación: escriba el nombre de la persona responsable de completar el ítem.Cuando comienza a escribir, el sistema busca en el Directorio del proyecto a la persona que coincide con su entrada. Para ser asignado a una ítem de la reunión, la persona debe agregarse al Directorio del proyecto. Consulte Agregar una cuenta de usuario al directorio de proyectos.

     Nota: Las notificaciones por correo electrónico no se envían a la persona asignada de una ítem de la reunión. Sin embargo, el ítem aparecerá en su lista Mis ítems abiertos en la página de inicio del proyecto. Consulte Ver mis ítems abiertos en la herramienta Portafolio.

   • Fecha de vencimiento: use el control de calendario para especificar una fecha de vencimiento para el ítem de la reunión.

   • estatus: establezca el estatus como "Abierto", "En espera" o "Cerrado". Esto permite que las partes responsables designadas en el campo Asignación sepan si necesitan o no tomar medidas adicionales. La configuración predeterminada para un nuevo ítem de reunión es "Abierto".

   • Prioridad: establezca la prioridad como "Alta", "Media" o "Baja". Establecer la prioridad de un ítem de la reunión les da a las partes responsables una mejor idea sobre qué ítems deben abordarse primero y qué ítems pueden abordarse en último lugar o enviarse a una reunión de seguimiento.

   • Categoría: seleccione la categoría para su ítem de reunión. Si crea un ítem de reunión en una categoría específica, el sistema mostrará esa categoría de forma predeterminada. Otras selecciones se muestran en orden alfabético. Si aún no ha nombrado una categoría, aparecerá la selección "Sin categoría" por defecto.

   • Descripción: escriba una descripción del ítem de la reunión que describa el ítem más detalladamente que en el título.

   • Archivos adjuntos.Adjunte cualquier archivo relevante. Tiene estas opciones:

     • Haga clic en Adjuntar archivos y luego elija la opción adecuada en el menú de acceso directo que aparece.
       O
     • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover archivos de su computadora al cuadro gris Arrastrar y soltar archivos.
5. Elija entre estas opciones:
   • Si desea guardar el ítem, haga clic en Guardar.
     O
   • Si desea guardar el ítem y crear inmediatamente la siguiente ítem de la reunión, haga clic en Guardar y crear otro.
     Nota: La columna Origen de la reunión refleja el número de reunión en el que se creó el ítem.

Próximos pasos

• Distribuir una agenda de reunión

Ver también

• Agregar un comentario a un ítem de la reunión