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Procore

Crear una reunión

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Puede utilizar la herramienta Reuniones para crear agendas detalladas para las reuniones de su proyecto. El primer paso del proceso es crear la reunión. Este proceso le permite establecer la fecha, la hora, la ubicación y los asistentes. Este proceso se describe en los siguientes pasos. Una vez creada la reunión, puede pasar a crear categorías, que se utilizan para agrupar los ítems de la agenda en asuntos. Luego, puede agregar los ítems individuales de la agenda a sus categorías.

Aspectos a tener en cuenta

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Reuniones del proyecto. 
  2. Haga clic en + Crear reunión.
  3. Seleccione + Nuevo o seleccione una plantilla de reunión de la lista.
  4. En Información de la reunión, complete los campos relevantes para la nueva reunión.

  • N° de reunión: Indica el número de la reunión. Cuando crea una reunión, Procore asigna automáticamente a la primera reunión de una serie el número uno (1). Luego, cuando crea una reunión de seguimiento, Procore asigna a la siguiente reunión de la serie el número dos (2), y así sucesivamente. Nota: Este campo no admite ingresar letras, símbolos y ceros adelante. 

  • Nombre de la reunión: escriba un nombre, título o línea de asunto descriptivo para la reunión.

  • Enlace de la reunión: Copie y pegue el enlace de la videoconferencia para que sus asistentes accedan.
    Nota: Se debe incluir el URL completo del enlace de la reunión (que comienza con https://) para que se muestre como un hiperenlace.

  • Reunión privada: marque esta casilla de verificación para que la reunión solo sea visible para los asistentes programados y los usuarios con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Reuniones. 

  • Borrador de reunión: marque esta casilla de verificación para guardar la nueva reunión como "Borrador".

  • Fecha de la reunión: use el control de calendario para establecer la fecha de una reunión.

  • Zona horaria: seleccione una zona horaria para la reunión.

  • Hora de inicio: ingrese una hora de inicio para la reunión. Incluya a.m. o p.m. después de la hora de inicio.

  • Hora de finalización: seleccione una hora de finalización para la reunión. Incluya a.m. o p.m. después de la hora de finalización.

Nota: Si no se selecciona una hora de inicio o una hora de finalización, Procore las establecerá automáticamente en 12:00 a. m.

  • Lugar de la reunión: el lugar donde se llevará a cabo la reunión (por ejemplo, Sala de conferencias A, Sala de conferencias B, etc.). 

  • Resumen: ingrese un resumen o una descripción de la reunión. Puede utilizar los controles de la barra de herramientas de formato para darle formato a su vista general. 

  • Archivos adjuntos.Adjunte cualquier archivo relevante. Tiene estas opciones:

    • Haga clic en Adjuntar archivos y luego elija la opción adecuada en el menú de acceso directo que aparece.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover archivos de su computadora al cuadro gris Arrastrar y soltar archivos.

  • Agregar asistentes: agregue asistentes a la reunión seleccionando personas de esta lista desplegable. Para aparecer como una selección en esta lista, una persona debe tener un perfil de usuario de Procore en el directorio del proyecto. Además, si se aplica una plantilla de permiso a la persona, los permisos deben incluir "Solo lectura" o superior en la herramienta Reuniones. 

5. Agregar archivos adjuntos: haga clic en Adjuntar archivos para abrir el modal de carga. Puede obtener archivos de las siguientes ubicaciones:

  • Mi computadora: Cargue archivos directamente o use el área Arrastrar y soltar.

  • Fotos: adjunte imágenes directamente desde la herramienta Fotos del proyecto.

  • Planos: Vincular hojas específicas desde la herramienta Planos.

  • Formularios: Adjunte formularios completados desde la herramienta Formularios.

  • Documentos: Seleccione archivos ya almacenados en la herramienta Documentos del proyecto.

  • Gestión de documentos: adjunte archivos desde la herramienta Gestión de documentos.

    archivos adjuntos de reunión

6. Agregar asistentes:

  • Seleccione usuarios de la lista desplegable. (Los usuarios deben tener permisos de "Solo lectura" o superiores en la herramienta Reuniones para aparecer aquí).
    Nota: Al seleccionar "Sí" en el campo Aprobación de minutas solicitada, se activa un flujo de trabajo de respuesta para el asistente.

7. Haga clic en Crear y continúe con la agenda.

 Nota:

  • Aparece un banner para confirmar que se creó la reunión y el título de la página cambia a "Agenda de la reunión para "

  • Si desea agregar categorías adicionales a su reunión, consulte Crear una categoría de reunión.

  • Si desea agregar elementos de reunión (también conocidos como elementos de la agenda) a su reunión, consulte Agregar un Ítemde reunión .

  • Procore agrega automáticamente una (1) categoría, el nombre 'Ítems sin categorizar', a la reunión. Puede cambiar el nombre de esta categoría escribiendo sobre el nombre.