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Procore

Crear una reunión

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Objetivo

Para crear una reunión usando la herramienta Reuniones del proyecto. 

Fondo

Puede utilizar la herramienta Reuniones para crear agendas detalladas para las reuniones de su proyecto. El primer paso del proceso es crear la reunión. Este proceso le permite establecer la fecha, la hora, la ubicación y los asistentes. Este proceso se describe en los pasos a continuación. Una vez creada la reunión, puede pasar a crear categorías (consulte Crear una categoría de reunión), que se utilizan para agrupar los ítems de la agenda en los temas. Luego, puede agregar los ítems de la agenda individuales (consulte Agregar un ítem de reunión) a sus categorías. 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Para crear una reunión:
      • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Reuniones del proyecto,
        O
      • Permisos de nivel "Solo lectura" o superior en la herramienta Reuniones del proyecto con el permiso granular "Crear reunión" habilitado en su plantilla de permisos.
    • Para ser agregado a la lista "Asistentes programados" en una reunión , la persona debe tener un perfil en el Directorio del proyecto.
      Nota: Si está administrando los permisos de usuario con una plantilla de permisos, los usuarios deben tener el permiso de "Solo lectura" o superior en la herramienta Reuniones. Consulte Administrar plantillas de permisos del proyecto.
    • Para ver una reunión a la que ha sido invitado, permisos de nivel "Solo lectura' o superiores en la herramienta Reuniones.  
  • Información adicional:
    • La reunión debe estar en modo agenda. Esta es la configuración predeterminada cuando crea una nueva reunión. Para saber cómo convertir una reunión al modo de minutas, consulte Convertir una reunión al modo de minutas. 

Video

 

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Reuniones del proyecto. 
  2. Haga clic en + Crear reunión.
  3. Seleccione + Nuevo o seleccione una plantilla de reunión de la lista.
  4. En Información de la reunión, complete los campos relevantes para la nueva reunión.

  • N° de reunión: Indica el número de la reunión. Cuando crea una reunión, Procore asigna automáticamente a la primera reunión de una serie el número uno (1). Luego, cuando crea una reunión de seguimiento, Procore asigna a la siguiente reunión de la serie el número dos (2), y así sucesivamente. Nota: Este campo no admite ingresar letras, símbolos y ceros adelante. 

  • Nombre de la reunión: escriba un nombre, título o línea de asunto descriptivo para la reunión.

  • Enlace de videoconferencia: Copie y pegue el enlace de videoconferencia para que sus asistentes accedan.
    Nota: La URL completa del enlace de la reunión (comenzando con https://) debe incluirse para que se muestre como un hiperenlace.

  • Reunión privada: marque esta casilla de verificación para que la reunión solo sea visible para los asistentes programados y los usuarios con permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Reuniones. 

  • Borrador de reunión: marque esta casilla de verificación para guardar la nueva reunión como "Borrador".

  • Fecha de la reunión: use el control de calendario para establecer la fecha de una reunión.

  • Zona horaria: seleccione una zona horaria para la reunión.

  • Hora de inicio: ingrese una hora de inicio para la reunión. Incluya a.m. o p.m. después de la hora de inicio.

  • Hora de finalización: seleccione una hora de finalización para la reunión. Incluya a.m. o p.m. después de la hora de finalización.

  • Lugar de la reunión: el lugar donde se llevará a cabo la reunión (por ejemplo, Sala de conferencias A, Sala de conferencias B, etc.). 

  • Resumen: ingrese un resumen o una descripción de la reunión. Puede utilizar los controles de la barra de herramientas de formato para darle formato a su vista general. 

  • Archivos adjuntos.Adjunte cualquier archivo relevante. Tiene estas opciones:

    • Haga clic en Adjuntar archivos y luego elija la opción adecuada en el menú de acceso directo que aparece.
      O
    • Utilice una operación de arrastrar y soltar para mover archivos de su computadora al cuadro gris Arrastrar y soltar archivos.

  • Asistentes programados: agregue asistentes a la reunión seleccionando personas de esta lista desplegable. Para aparecer como una selección en esta lista, una persona debe tener un perfil de usuario de Procore en el directorio del proyecto. Además, si se aplica una plantilla de permiso a la persona, los permisos deben incluir "Solo lectura" o superior en la herramienta Reuniones. 

  1. Haga clic en Crear.
    Notas:
    • Aparece un anuncio para confirmar que se creó la reunión y el título de la página cambia a 'Agenda de la reunión para '
    • Si desea agregar categorías adicionales a su reunión, consulte Crear una categoría de reunión.
    • Si desea agregar elementos de reunión (también conocidos como elementos de la agenda) a su reunión, consulte Agregar un elemento de reunión.
    • Procore agrega automáticamente una (1) categoría, el nombre 'Ítems sin categorizar', a la reunión. Puede cambiar el nombre de esta categoría escribiendo sobre el nombre. Ahora tiene estas opciones: