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Procore

Distribuir un submittal

Objetivo

Distribuir uno o más submittals revisados al contratista responsable y las partes interesadas pertinentes.

Contexto

Los usuarios a los que se les ha asignado permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals tienen la capacidad de distribuir los submittals revisados al contratista responsable y otras partes interesadas pertinentes (por ejemplo, subcontratista, superintendente, gerente de proyecto, etc.). Al distribuir electrónicamente las copias de las submittals revisadas a los miembros clave del equipo (que pueden o no ser aprobadores en el flujo de trabajo del submittal), le proporciona a sus equipos de proyecto comunicaciones que les permiten seguir adelante.

Cosas para considerar

  • Permiso de usuario requerido:
    • Permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto.
  • Requisitos previos:
    Los requisitos mínimos para la distribución de un submittal son los siguientes:
    • Debe tener un mínimo de un (1) aprobador agregado al flujo de trabajo del submittal.
    • Debe tener al menos una (1) respuesta de aprobador diferente a Pendiente (es decir, Aprobado, Aprobado como se anotó, Revisar y reenviar, Rechazado, Vacío, Solo para registro o Reenviado para revisión).
      ¡Importante!
      • Ahora puede distribuir un submittal ANTES de que todos los aprobadores en el flujo de trabajo hayan enviado una respuesta. NO se requiere una respuesta de todos los aprobadores. Solo necesita una (1) respuesta diferente a Pendiente para distribuirlo.
      • Las respuestas de su sistema pueden ser diferentes. Ver Crear respuestas a submittals personalizadas.
  • Información adicional:
    • No puede distribuir submittals en la Papelera de reciclaje.
    • Después de la distribución, el sistema cambia automáticamente el estatus del submittal a Cerrado.

Video

 

El contenido del video puede no reflejar con precisión el estado actual del sistema o puede estar desactualizado.

Pasos

Distribuir un submittal

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Localice el submittal deseado. Luego, haga clic en Ver
    Nota:
    • Si tiene una larga lista de submittals, vea Buscar y filtrar submittals
    • Dependiendo del estado dl flujo de trabajo del submittal, uno de estos banners aparece:
      • Si los miembros requeridos del flujo de trabajo del submittal han enviado una respuesta (ver Cosas para considerar más arriba), aparece un banner VERDE "El flujo de trabajo está completo".

        workflow-is-complete.png
         
      • Si el flujo de trabajo aún NO se ha completado, aparece un banner AZUL "Flujo de trabajo en curso". 

        workflow-in-progress.png
         
  3. Asegúrese de que los remitentes/aprobadores requeridos en el flujo de trabajo hayan enviado las respuestas. Luego, haga clic en Cerrar y distribuir.
    Nota: Este botón NO está disponible cuando el submittal está a la espera de una respuesta de los miembros en el flujo de trabajo del submittal. 

     
  4. En la página Paso 1: Seleccione qué archivos adjuntos y respuestas desea distribuir, haga lo siguiente:

    step-1-select-responses.png
     
    1. Coloque una marca de verificación en las casillas que correspondan a los archivos adjuntos y las respuestas para distribuir.
      Nota: Si se han aplicado anotaciones o sellos en uno o más archivos PDF adjuntos (consulte Aplicar anotaciones y agregar un sello a los archivos adjuntos de PDF en un submittal), Procore requerirá tiempo adicional para procesar los archivos adjuntos y completar el proceso de distribución. 
    2. Haga clic en Próximo paso.
  5. En la página Paso 2: Prepare la distribución, haga lo siguiente:

    step-2-prepare-distribution-checkboxes.png
    1. Para. Seleccione los destinatarios deseados de esta lista desplegable. 
    2. Estatus. Asegúrese del Estatus (p. ej., Cerrado).
    3. Respuesta(s). Asegúrese de que aparezcan las respuestas que seleccionó en el Paso 1.
    4. ¿Incluir adjuntos?. Si el aprobador incluyó un archivo adjunto con su respuesta, el sistema lo incluirá en la distribución de forma predeterminada. Para eliminar los archivos adjuntos de la distribución, quite la marca de verificación de este cuadro. 
    5. ¿Incluir comentario? Si el aprobador incluyó un comentario con su respuesta, el sistema lo incluirá en la distribución de forma predeterminada. Para eliminar el comentario de la distribución, quite la marca de verificación de este cuadro. 
    6. Mensaje. Ingrese el texto para que sirva como el cuerpo del mensaje de correo electrónico de su distribución. 
    7. Adjuntar archivo(s). Haga clic en este enlace para adjuntar archivo(s) a su distribución.
      O
    8. Arrastrar y soltar archivo(s). Use una operación de arrastrar y soltar para agregar cualquier archivo de su computadora como un archivo adjunto.
    9. Haga clic en Siguiente paso
  6. En la página Paso 3: Previsualice y distribuya, haga lo siguiente:

    step-3-preview-and-distribute.png
     
    • Paso anterior. Si desea editar la distribución, haga clic en este botón para volver al paso anterior. 
      O
    • Distribuir. Haga clic en este botón para distribuir el submittal.  
      Notas:
      • El sistema exporta un archivo PDF del submittal y lo envía por correo electrónico a la persona que hizo clic en Distribuir y a todos los destinatarios. 
      • El archivo PDF exportado al correo electrónico contiene el nombre de la persona que distribuyó el submittal, así como el nombre de su compañía.
      • El estatus del submittal se establece como Cerrado.
      • El sistema registra la fecha, la acción y la marca de tiempo en la pestaña Historial de cambios. 
      • Aparecerá el banner de submittal distribuido (como se ilustra más abajo) para mostrar la fecha y hora en que se distribuyó el submittal.

        submittal-distributed.png

Ver también