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Procore

Distribuir un submittal

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  2. Guardar como PDF

Objetivo

Para distribuir un submittal.

Fondo

Los usuarios a los que se les han asignado permisos de nivel "Administrador" para la herramienta Submittals tienen la habilidad de distribuir submittals revisados al contratista responsable y otras partes interesadas pertinentes (p. ej., subcontratista, superintendente, gerente de proyecto, etc.). Al distribuir electrónicamente copias de los submittals revisados a los miembros clave del equipo (que pueden o no ser un aprobador en el flujo de trabajo de submittal), usted proporciona a sus equipos de proyecto comunicaciones que les permiten seguir adelante.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permiso de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto.
  • Requisitos previos:
    Los requisitos mínimos para que se distribuya un submittal son los siguientes:
    • La presentación debe tener un mínimo de un (1) aprobador agregado al flujo de trabajo del submittal.
    • El submittal debe tener al menos una (1) respuesta de aprobador.
  • Información adicional:
    • No puede distribuir submittals en la Papelera de reciclaje.
    • Después de la distribución, el sistema cambia automáticamente el estatus del submittal a Cerrado.

Video

 

El contenido del video puede no reflejar con precisión el estado actual del sistema y/o puede estar desactualizado.

Pasos

Distribuir un submittal

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en la pestaña Ítems.
  3. Haga clic en Ver junto al submittal que desea distribuir.
    Nota:
    • Si tiene una lista larga de submittals, puede aplicar filtros o buscar en la lista de submittals. Consulte Buscar y filtrar submittals.
    • Dependiendo del estado dl flujo de trabajo del submittal, uno de estos banners aparece:
      • Si todos los miembros requeridos del flujo de trabajo del submittal han enviado sus respuestas, aparecerá un banner verde "El flujo de trabajo está completo".

        submittals-workflow-is-complete.png
         
      • Si uno o más miembros del flujo de trabajo del submittal aún no han enviado su respuesta, aparecerá un banner azul "Flujo de trabajo en progreso".

        submittals-workflow-in-progress-others.png
         
      • Si es miembro del flujo de trabajo del submittal y aún no ha enviado su respuesta, aparecerá un banner amarillo de "Flujo de trabajo en progreso".

        submittals-workflow-in-progress-you.png
         
  4. Si al menos un miembro requerido del flujo de trabajo del submittal ha enviado su respuesta, haga clic en Cerrar y distribuir.

    submittal-close-and-distribute.png
     
  5. En la página Paso 1: seleccione qué archivos adjuntos y respuestas desea distribuir, haga lo siguiente:

    step-1-select-responses.png
     
    1. Coloque una marca de verificación en las casillas que correspondan a los archivos adjuntos y las respuestas para distribuir.
    2. Haga clic en Próximo paso.
  6. En la página Paso 2: Preparar distribución , haga lo siguiente:

    step-2-prepare-distribution-checkboxes.png
    1. Para. Seleccione los destinatarios deseados de esta lista desplegable. 
    2. Estatus. Asegúrese del Estatus (p. ej., Cerrado).
    3. Respuesta(s). Asegúrese de que aparezcan las respuestas que seleccionó en el Paso 1.
    4. ¿Incluir adjuntos?. Si el aprobador incluyó un archivo adjunto con su respuesta, el sistema lo incluirá en la distribución de forma predeterminada. Para eliminar los archivos adjuntos de la distribución, quite la marca de verificación de este cuadro. 
    5. ¿Incluir comentario? Si el aprobador incluyó un comentario con su respuesta, el sistema lo incluirá en la distribución de forma predeterminada. Para eliminar el comentario de la distribución, quite la marca de verificación de este cuadro. 
    6. Mensaje. Ingrese el texto para que sirva como el cuerpo del mensaje de correo electrónico de su distribución. 
    7. Adjuntar archivo(s). Haga clic en este enlace para adjuntar archivo(s) a su distribución.
      O
    8. Arrastrar y soltar archivo(s). Utilice una operación de arrastrar y soltar para agregar cualquier archivo de su computadora como adjunto.
    9. Haga clic en Siguiente paso. 
  7. En la página Paso 3: Vista previa y Distribución , haga lo siguiente:

    step-3-preview-and-distribute.png
     
    • Paso anterior. Si desea editar la distribución, haga clic en este botón para volver al paso anterior. 
      O
    • Distribuir. Haga clic en este botón para distribuir el submittal.  
      Notas:
      • El sistema exporta un archivo PDF del submittal y lo envía por correo electrónico a la persona que hizo clic en Distribuir y a todos los destinatarios. 
      • El archivo PDF exportado al correo electrónico contiene el nombre de la persona que distribuyó el submittal, así como el nombre de su compañía.
      • El estado del submittal se establece como Cerrado.
      • El sistema registra la fecha, la acción y la marca de tiempo en la pestaña Historial de cambios. 
      • Aparece el banner de envío distribuido (como se ilustra a continuación) para mostrar la fecha y hora en que se distribuyó el submittal.

        submittal-distributed.png