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Procore

Administrar respuestas de submittal personalizadas

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Objetivo

Crear respuestas a submittals personalizadas para usarlas con la herramienta Submittals a nivel Proyecto.

Fondo

Users with ‘Admin’ level permission to the project’s Submittals tool can configure a wide range of customized submittal responses using the new 'Submittal Responses' link in the Configure Submittals Settings page.  A submittal response is a list of pre-defined responses (e.g., APPROVED, APPROVED AS NOTED, REVISE AND RESUBMIT, REJECTED, and so on) that can be applied to a submittal by reviewers during the review and approval process.

Examples

There are a variety of reasons an organization might want to customize their submittal responses. For example:

  • To match specific contract language.
    Some organizations use the term ‘REVIEWED’ in place of ‘APPROVED or ‘REVIEWED AS NOTED’ in place of ‘APPROVED AS NOTED.’

  • To match the actions on the submittals review rubber stamp that your company traditionally used to process hard-copy submittals.
    Some organizations may prefer to use ‘FURNISH AS NOTED’ and ‘NO EXCEPTIONS TAKEN’ in place of ‘APPROVED AS NOTED’.

  • To use commonly understood acronyms instead of spelled words.
    Some organizations may prefer reviewers to use specific acronyms such as: A (in place of ‘APPROVED’), AAN (in place of ‘APPROVED AS NOTED’), R&R (in place of ‘REVISE AND RESUBMIT). 

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Submittals del proyecto
  • Respuestas a Submittals por defecto:
    • Procore proporciona ocho (8) respuestas a submittals de forma predeterminada. Consulte ¿Cuáles son las respuestas a submittals predeterminadas en Procore?
    • Puede crear hasta doce (12) respuestas de submittal personalizadas para seis (6) de las ocho (8) respuestas de submittal predeterminadas
      Nota: El sistema limita estas respuestas a una sola respuesta personalizada (1) por proyecto: PENDIENTE y ENVIADO.
  • Requerimientos:
    • Cada respuesta de submittal requiere un mínimo de una (1) entrada.
    • Cada respuesta a un submittal está limitada a un máximo de 255 caracteres. Para una mejor legibilidad, Procore recomienda crear respuestas con 20 caracteres o menos.

Pasos

  1. Navegue hasta la herramienta Submittals del proyecto.
  2. Haga clic en el icono Configurar ajustes icons-settings-gear.png. 
    Esto revela la página de "Ajustes de submittal".
  3. Haga clic en Respuestas a submittals. 
  4. Ubique la respuesta al submittal que desee cambiar.
  5. Elija entre las siguientes opciones:
    • Cambiar una respuesta de submittal personalizada:
      Puede cambiar una respuesta existente a un valor personalizado para las ocho (8) respuestas a submittals predeterminadas en Procore.
      1. Haga clic en el icono de lápiz junto a una respuesta para editarla.
      2. Escriba el nuevo nombre para la respuesta. Haga clic en Editar respuesta para guardar sus cambios.
    • Agregue una nueva respuesta de submittal personalizada:
      Puede agregar hasta doce respuestas a submittals personalizadas para varias de las respuestas a submittals predeterminadas en Procore. Para tres (3) de las respuestas (REENVIADO PARA REVISIÓN, PENDIENTE y ENVIADO), el sistema lo limita a solo una (1) respuesta personalizada.
      1. Haga clic en Agregar respuesta.
      2. Seleccione la respuesta predeterminada asociada.
      3. Ingrese su respuesta personalizada y haga clic en Agregar respuesta para guardar.
        Nota: Puede modificar la respuesta predeterminada asociada borrando la selección y creando una nueva.
    • Eliminar una respuesta de submittal personalizada:
      Solo puede eliminar las respuestas personalizadas que se hayan agregado al sistema. Cada una de las respuestas predeterminadas se puede personalizar, pero no eliminar. 
      1. Haga clic en el icono eliminar junto a la respuesta deseada.
      2. Cuando se le pida que confirme que desea eliminar la respuesta, haga clic en Eliminar respuesta.

¿Dónde aparecen las respuestas a submittals personalizadas? 

 Después de personalizar sus respuestas, aparecerán como selecciones en cualquier espacio de la herramienta Submittals donde las respuestas predeterminadas sean visibles, como filtros o en la pantalla de selección de respuestas en un flujo de trabajo de submittal.