Seguimiento de recursos y presupuesto basado en cantidad unitaria: Guía de configuración

Tabla de contenido

Descripción general

Permisos

Para seguir los pasos de esta guía, los usuarios necesitan los siguientes permisos:

Nivel compañía

  • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta administrador de la compañía.

Nivel proyecto

  • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Administrador del proyecto.
  • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Directorio del proyecto.
  • Permisos de nivel "Estándar" o superior en la herramienta Hojas de tiempo del proyecto.

Algunas de estas tareas se pueden realizar con un nivel o permiso granular inferior. Consulte la Matriz de permisos de usuario para obtener la lista completa de acciones tomadas en todas las demás herramientas.

 

Configurar WBS a nivel compañía

Agregar segmentos personalizados

  1. Navegue hasta la herramienta Administrador a nivel compañía. 
  2. En "Configuración de la compañía", haga clic en el enlace Estructura de desglose del trabajo. 
  3. En la tabla "Segmentos", haga clic en el botón Agregar segmento . 
    wbs-default-segment-click-add.png
  4. En la ventana 'Nuevo segmento', haga lo siguiente:
     Nota:
    Un asterisco (*) en la lista siguiente indica un campo obligatorio. 
    wbs-new-segment.png
    • Nombre del segmento*. Ingrese un nombre para el nuevo segmento. Este es un campo obligatorio. NO se permiten nombres de segmentos duplicados. Aparecerá el mensaje "El nombre del segmento está en uso" para notificarle si intenta ingresar un nombre que ya existe. 
       Recomendación
      ¿No está seguro de qué segmentos personalizados crear? Para saber cómo otros clientes de Procore utilizan la estructura de desglose del trabajo, consulte ¿Qué segmentos personalizados deben crearse para la estructura de desglose del trabajo de nuestra compañía?
    • Estructura del segmento*. Seleccione un valor de la lista desplegable. Este es un campo obligatorio. Sus opciones incluyen:
  5. En la sección Acciones a nivel de proyecto, elija una (1) o todas estas opciones:
     Nota:
    Cuando la configuración de 'Acciones a nivel de proyecto' está activada, los administradores de su proyecto (usuarios con permisos de nivel de 'Administrador' en la herramienta Administrador a nivel de proyecto) pueden realizar tareas específicas en segmentos e ítems de segmento a nivel de proyecto. Estos ajustes están desactivados de forma predeterminada. 
    • Agregar/editar/eliminar ítems de segmento a nivel proyecto. Coloque una marca en esta casilla de verificación para proporcionar a los administradores de proyectos la habilidad agregar, editar y eliminar ítems de segmento no utilizados en un proyecto. Esta configuración está desactivada por defecto.
       Nota:

      Cuando esta configuración está activada, los administradores de proyectos pueden realizar estas tareas:

    • Eliminar ítems de segmento heredados de la compañía. Coloque una marca en esta casilla de verificación para proporcionar a los administradores de proyectos la habilidad eliminar ítems de segmento heredados a nivel proyecto desde la herramienta Administrador a nivel compañía. Esto es útil para los administradores de proyectos que no desean que se utilicen nuevos ítems de segmento creados a nivel compañía en un proyecto. Consulte Eliminar ítems de segmento no utilizados de un proyecto.
  6. Haga clic en Crear. 
    Procore agrega el nuevo segmento al final de la lista 'Segmentos'. 
  7. Repita los pasos anteriores para agregar todos los segmentos nuevos.
 Recomendaciones
  • ¿Necesita editar la configuración de su nuevo segmento? El mejor momento para editar un nuevo segmento es antes de comenzar a usarlo en un proyecto. Una vez que se utiliza un segmento personalizado para crear un código de presupuesto del proyecto, puede editarlo en cualquier momento. Para obtener más información, consulte Editar configuración de segmento personalizada.
  • ¿Quiere eliminar un segmento personalizado? Es importante tener en cuenta que un segmento personalizado no se puede eliminar después de que se haya agregado a la estructura del código de presupuesto en uno (1) o más proyectos en la cuenta Procore de su compañía. Para obtener más información, consulte Eliminar segmentos personalizados. 
  • ¿Quiere agregar ítems de segmento? Si se crea su nuevo segmento, puede agregar nuevos ítems ahora. Para obtener instrucciones, consulte Agregar ítems de segmento personalizados. 
  • ¿Listo para definir la estructura del código de presupuesto predeterminado de su compañía? Puede organizar sus segmentos en el orden que desee. Esta disposición define la estructura del código de presupuesto de su compañía. Para obtener instrucciones, consulte Organizar segmentos para formar la estructura del código de presupuesto de la compañía.

Cree la WBS de su proyecto

Objetivo

Ajustar la estructura de desglose del trabajo (WBS) de su compañía para un proyecto de Procore.

Fondo

Después de crear un nuevo proyecto en la cuenta de Procore de su compañía, puede usar las funciones integradas de WBS para definir la estructura de costos de las herramientas de Finanzas del proyecto de Procore. Al definir la estructura de costos WBS de un proyecto, tiene dos opciones. Si no está seguro de qué decisión tomar, comuníquese con el administrador Procore de su compañía para obtener ayuda:

  • Aplicar la WBS predeterminada de su compañía
    Esta es la WBS definida por el administrador de Procore de su compañía y puede usarla exactamente como fue creada. 
  • Copiar la WBS de otro proyecto
    Esta es la WBS definida en una de sus plantillas de proyecto de Procore existentes. Tenga en cuenta que puede crear una WBS única para cada proyecto en la cuenta de su compañía. Para copiar la WBS de otro proyecto de origen a su nuevo proyecto de destino, primero debe guardar el proyecto de origen como una plantilla de proyecto. Consulte Configurar una plantilla de proyecto.

Aspectos a tener en cuenta

  • Permisos de usuario requeridos:
    • Permisos de nivel "Administrador" en la herramienta Administrador a nivel proyecto.
  • Información adicional:
  • Limitaciones:
    • For customers using the Company level ERP Integrations tool
      The default segments in WBS are compatible with Procore's ERP Integrations tool. However, some integrations do NOT yet support custom segments. To learn more, see Things to Know about your ERP Integration.
    • For customers who have independently developed or purchased a third-party solution to integrate with Procore
      To take advantage of the custom segment capabilities associated with WBS, any existing API integrations that you have independently developed or purchased to interact with Procore must be updated to support Procore's new WBS API.

Requisitos previos

 Recomendación
¿Desea copiar la WBS de un proyecto existente a su nuevo proyecto? Si es así, un usuario de Procore que tenga los permisos de usuario requeridos deberá configurar el proyecto de origen como una plantilla de proyecto. Un proyecto de origen es el proyecto que contiene la WBS que desea copiar en la nueva. Para obtener instrucciones, consulte Configurar una plantilla de proyecto. Una vez que haya completado ese paso, podrá seleccionar la opción 'Copiar la WBS de otro proyecto' que se detalla en los pasos a continuación. 

Pasos

  1. Vaya a la herramienta de Administrador a nivel de proyecto. 
  2. En "Configuración del proyecto", haga clic en el enlace Estructura de desglose del trabajo . 

    wbs-project-settings-create-project-wbs.png
     
  3. Revise la información sobre WBS, códigos de presupuesto, segmentos de código de presupuesto en la secuencia del cuadro de diálogo. Haga clic en Siguiente.
  4. En el cuadro de diálogo 'Crear proyecto WBS, elija una de estas opciones:
    • Aplicar la WBS predeterminada de la compañía
      Elija este botón de opción si desea que el proyecto utilice la WBS predeterminada de su compañía. El administrador Procore de su compañía es responsable de crear esta estructura. 

      wbs-apply-company-wbs-to-project.png
       
    • Copiar la WBS de otro proyecto
      Elija este botón de opción si desea utilizar la WBS de un proyecto existente. Luego, comience a escribir un nombre de proyecto y cuando aparezca la coincidencia, elíjala en la lista Seleccionar un proyecto . 

      wbs-copy-from-project-select-project.png
  5. Haga clic en Crear.
 Tip
Did you know you can customize the budget code descriptions for your project? Customization is useful when your team wants to create two or more descriptions for a single budget code. Customization can also improve the readability of your codes on financial line items for your end users. To learn more, see Why and how do I create a custom budget code description for Procore's Project Financials tools?

Habilitar códigos de tarea

Asignar tipo de costo predeterminado

Agregar herramientas al proyecto

Consideraciones

Importe su presupuesto

 Recomendación
El reporte de producción de campo se configura automáticamente cuando se importa un presupuesto basado en la cantidad unitaria.

Preparar el archivo para la importación

  1. Navegue hasta la herramienta Administrador del proyecto.

  2. En "Configuración del proyecto", haga clic en Presupuesto basado en cantidad unitaria.

  3. Haga clic en Importar.

  4. Haga clic en Descargar plantilla de Excel para descargar la plantilla de presupuesto a su computadora.

  5.  

    En el archivo XLSX, ingrese la información de su presupuesto en las pestañas correspondientes. Mostrar/ocultar campos

    • Pestaña Partidas del presupuesto

      • Código de costo. El código de costo del ítem.

      • Tipo de costo. El tipo de costo del ítem.

      • Descripción. La descripción del ítem.

      • Cantidad unitaria. El número presupuestado de ítems.

      • UOM (en inglés). La unidad de medida de la unidad por unidad.

    • Pestaña Cantidades de producción del presupuesto

      • Código de costo. El código de costo de las cantidades que se van a instalar.

      • Descripción. La descripción de las cantidades que se van a instalar.

      • Cantidad de producción. La cantidad que se va a instalar.

      • UOM (en inglés). La unidad de medida de las cantidades que se van a instalar.

    • Campos de Datos del importador.

      • No edite. Esto tiene la lista de opciones disponibles para las otras pestañas.

     Nota
    • La pestaña Campos de datos del importador contiene los datos de los menús desplegables de la plantilla, según las configuraciones de su proyecto y compañía, y no debe editarse.
    • Las partidas del presupuesto se utilizan para presupuesto de horas de mano de obra o equipo. Esto completará los selectores en las herramientas Hojas de tiempo y Mi tiempo para que sus equipos sepan qué está presupuestado para el proyecto. Agregue las horas de mano de obra y equipo a la columna Cantidad por unidad .
    • Las cantidades de producción presupuestadas se utilizan para presupuesto las unidades que se van a instalar, de modo que su equipo pueda registrar las unidades instaladas al realizar la entrada de horas en las hojas de tiempo.
    • La UOM (unidad de medida) para la mano de obra presupuestada debe estar en horas.

    Nota: El informe de importación y producción de campo respeta las unidades de medida de su lista maestra de unidades de medida. Para asegurarse de que puede informar de manera efectiva, asegúrese de usar la unidad de medida designada durante horas. Esto se respeta incluso si necesita cambiar el nombre para mostrar para alinearlo con su ERP.

  6. Guarde los cambios en el archivo y mantenga la .xlsx formato de archivo.

Importar

  1. Navegue hasta la herramienta Administrador del proyecto.

  2. En "Configuración del proyecto", haga clic en Presupuesto basado en cantidad unitaria.

  3. Haga clic en Importar.

  4. Seleccione el archivo.

    • Haga clic en Cargar .xlsx archivo y seleccione el archivo de equipo preparado.

    • Arrastrar y soltar el archivo del equipo preparado desde su computadora al cuadro de carga.

  5. Haga clic en Cargar.

Ingrese el tiempo en hojas de tiempo

  1. Navegue hasta la herramienta Hojas de tiempo del proyecto.

  2. Seleccione la fecha para la que desea crear una hoja de tiempo. Puede utilizar las flechas para navegar día a día o seleccionar usando el control de calendario desplegable.

  3. Haga clic en Crear y seleccione una de las siguientes opciones:

    • Nueva hoja de tiempo diaria para crear una hoja de tiempo en blanco.

      1. Haga clic en Todos los empleados, Equipo o seleccione una cuadrilla.

      2. Marque la(s) casilla de verificación de las personas o equipos para los que desea crear una hoja de tiempo.

      3. Haga clic en Agregar.

    • Desde hoja de tiempo anterior para copiar la última hoja de tiempo que creó.

    • Copiar desde cualquier fecha para copiar cualquier hoja de tiempo anterior a la que tenga acceso.

      1. Seleccione la hoja de tiempo que desea copiar.
        Nota: De forma predeterminada, Procore muestra la fecha con la hoja de tiempo más reciente.

      2. Haga clic en Copiar hoja de tiempo.

  4. Opcional: Haga clic en el botón Agregar recursos para agregar empleados adicionales.

  5.  

    Ingrese la información de la tarjeta horaria para la mano de obra. Mostrar/ocultar campos

     Nota:

    Hojas de tiempo del proyecto Los administradores configuran cómo se recopila el tiempo para cada proyecto. Además, cada uno de los campos se puede configurar como obligatorio, opcional u oculto.

     

    • Clasificación: La clasificación de recursos.

    • Códigos

    • Ubicación: El lugar donde se realizó el trabajo.

    • Hora

      • Tiempo total: El tiempo total trabajado durante el día.

      • Hora de inicio: La hora en que el recurso comenzó a funcionar.

      • Hora de finalización: La hora en que el recurso dejó de funcionar.
        Nota: Solo verá los campos Inicio y Parada si ha configurado sus ajustes para mostrar estos campos. Consulte Configurar ajustes avanzados: Hojas de tiempo a nivel proyecto.

      • Hora del almuerzo: La cantidad de tiempo necesario para una pausa para el almuerzo.
        Notas:

        • La cantidad de tiempo seleccionada se restará del Tiempo total.

        • Este campo solo estará disponible si la Hora de inicio y la Hora de finalización están habilitadas.

      • Tipo de tiempo: Seleccione el tipo de pago que se está ingresando.

        • Hora regular

        • Horario doble

        • Exento

        • Feriado

        • Horas extra

        • Vacaciones pagas

        • Salario

        • Vacaciones

    • Facturable: Seleccione esta opción para indicar si la entrada es facturable o no.

    • Reglas de tipo de tiempo. Marque la casilla de verificación para aplicar automáticamente las reglas de horas extras.

    • Descripción: Comentarios adicionales que se mostrarán en la entrada de tarjeta horaria.

  6.  

    Ingrese la información de la tarjeta horaria para el equipo. Mostrar/ocultar campos

    Haga clic para ampliar los detalles

     Nota:

    Hojas de tiempo del proyecto Los administradores configuran cómo se recopila el tiempo para cada proyecto. Además, algunos campos se pueden configurar como obligatorios, opcionales u ocultos.

     

    • Código de tarea: Una combinación de códigos de costo y subproyectos.  Consulte Habilitar códigos de tarea.

    • Operador: El usuario que opera el equipo.

    • Horario de atención: Cuántas horas estuvo funcionando el equipo.

    • Horas de inactividad: Cuántas horas estuvo inactivo el equipo.

  • Revise el resumen de las horas de la hoja de tiempo y las horas diarias y semanales de todos los proyectos.

  • Haga clic en Enviar o Enviar y agregar cantidades para agregar las cantidades a su hoja de tiempo.

Ingrese cantidades de producción en hojas de tiempo

Ahora que ha completado su hoja de tiempo, realice las siguientes acciones antes de enviar:

  1. Haga clic en Enviar y agregar cantidades.
    Nota: Este botón estará deshabilitado si no se han cargado cantidades al proyecto. Consulte Importar un presupuesto basado en la cantidad unitaria.
    add-timesheet-quantities.png

  2. Ingrese una cantidad en el campo Unidades instaladas .

     Notas
    • La página Agregar cantidades solo muestra los códigos de costo que tienen una cantidad presupuestada importada asociada.
    • Si la función Subproyectos está habilitada en su proyecto (consulte Habilitar subproyectos en proyectos para WBS), el "Subproyecto" asociado con su entrada "Unidades instaladas" aparecerá en la ventana Agregar cantidades. Si los subproyectos están deshabilitados, el campo "Subproyecto" mostrará la palabra "Ninguno".
    • El porcentaje completado (%) y la unidad de medida (UOM) y el porcentaje completado (%) correspondientes automáticamente con los datos que se importaron. Consulte Importar un presupuesto basado en cantidad unitaria.

  3. Ingrese las notas en el campo "Notas".

  4. Haga clic en Enviar.
    submit-timesheet-quantities.png

Ver el reporte de presupuesto de mano de obra vs. actual

Ver un reporte de la herramienta Reportes del proyecto

  1. Navegue hasta la herramienta Informes del proyecto.
  2. Desplácese hasta la sección Reportes del proyecto.
  3. Haga clic en Presupuesto de mano de obra a real.

    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Las columnas del Reporte de presupuesto de mano de obra vs. actual son las siguientes:
    • % de horas de uso: El porcentaje de horas utilizadas que ha importado contra las horas que ha ingresado. Calculado de la siguiente manera:
      • Horas reales ÷ Horas presupuestadas = Porcentaje utilizado
    • Horas presupuestadas: El número de Horas presupuestadas que importó a la herramienta de Administrador de proyectos de Procore.
    • Horas reales: El número de horas que ha introducido hasta la fecha en las herramientas de seguimiento de la mano de obra de Procore (Hojas de tiempo, Tarjeta horaria de la Compañía y Registro diario).
    • Horas restantes: El número de horas que le quedan de las horas que importó contra las horas que ha ingresado. Calculado de la siguiente manera:
      •  Horas presupuestadas - Horas reales = Horas restantes

Ver un reporte de la herramienta Hojas de tiempo del proyecto

  1. Navegue hasta la herramienta Hojas de tiempo del proyecto.
  2. Haga clic en Reportes.
  3. Haga clic en Presupuesto de mano de obra vs. actual.

    labor budget to actual report button.jpg


    view of lbta report 5-10-18.jpg

    Las columnas del Reporte de presupuesto de mano de obra vs. actual son las siguientes:
    • % de horas de uso: El porcentaje de horas utilizadas que ha importado contra las horas que ha ingresado. Calculado de la siguiente manera:
      • Horas reales ÷ Horas presupuestadas = Porcentaje utilizado
    • Horas presupuestadas: El número de Horas presupuestadas que importó a la herramienta de Administrador de proyectos de Procore.
    • Horas reales: El número de horas que ha introducido hasta la fecha en las herramientas de seguimiento de la mano de obra de Procore (Hojas de tiempo, Tarjeta horaria de la Compañía y Registro diario).
    • Horas restantes: El número de horas que le quedan de las horas que importó contra las horas que ha ingresado. Calculado de la siguiente manera:
      •  Horas presupuestadas - Horas reales = Horas restantes

Ver el reporte de producción de campo

Desde la herramienta de Reportes del proyecto

  1. Navegue hasta la herramienta Reportes 360 del proyecto.
  2. Desplácese hasta Reportes del proyecto.
  3. Haga clic en Informe de producción de campo.

    field production report reports tool.jpg

    Esto revela el Informe de Producción de Campo. Para obtener más información sobre las columnas de datos, consulte ¿Qué columnas de datos están en un reporte de producción de campo?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Haga clic en Agregar filtro para limitar los resultados de visualización.
    filter button.jpg
     
  5. Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Código de costo
    • Nombre de subproyecto
    • Unidad de medida

Desde la herramienta Hojas de tiempo del proyecto

  1. Navegue hasta la herramienta Hojas de tiempo del proyecto.
  2. Haga clic en Reportes.
  3. Haga clic en Informe de producción de campo.

    field production report timesheets.jpg

    Esto revela el Informe de Producción de Campo. Para obtener más información sobre las columnas de datos, consulte ¿Qué columnas de datos están en un reporte de producción de campo?

    FPR-accurate-12-13-18.jpg
     
  4. Haga clic en Agregar filtro para limitar los resultados de visualización.

    filter button.jpg
     
  5. Seleccione una de las siguientes opciones:
    • Código de costo
    • Nombre de subproyecto
    • Unidad de medida